PRINCIPALES DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
7. Recomendaciones de Redacción.
Estilo visual :
Utilice títulos, subtítulos, negritas y un tamaño de letra adecuado para destacar información clave.
Estructura :
Oraciones cortas y bien organizadas. Dividir la información en párrafos temáticos para facilitar la lectura.
Ortografía y vocabulario :
Uso correcto de normas gramaticales. Evitar errores ortográficos que puedan comprometer la profesionalidad del documento.
Moderación en el uso de tecnicismos y latinismos, explicándolos si son indispensables.
6. Estilo administrativo
Reto :
Equilibrar el rigor técnico con la accesibilidad al público general. Esto implica simplificar términos legales cuando sea posible y adoptar un lenguaje más cercano en documentos dirigidos a ciudadanos.
Principios básicos :
Claridad: Redacción comprensible para ciudadanos y funcionarios.
Precisión: Uso de términos específicos para evitar ambigüedades.
Concisión: Evitar redundancias y uso excesivo de tecnicismos.
5. Estructura General del Documento Administrativo
Pastel
Indica lugar, fecha y firma del responsable, garantizando la autenticidad del documento.
Cuerpo :
Introducción : Expone el contexto o antecedentes del acto administrativo.
Hechos : Detalla los eventos relevantes que justifican el acto.
Valoración jurídica : Fundamentos de la decisión en normas legales.
Decisión : Contiene la declaración formal del órgano administrativo.
Encabezamiento
Incluye el título, datos del expediente, identificación del emisor y destinatario.
Es obligatorio según el Real Decreto 1465/1999 y establece la identidad de la institución emisora.
4. Clasificación de Documentos Administrativos.
Según su declaración ::
De decisión : Resoluciones que manifiestan la voluntad administrativa.
De transmisión : Notificaciones o publicaciones.
De constancia : Actas y certificados que registran hechos.
De juicio : Informes técnicos o propuestas.
Según la fase del procedimiento :
Iniciación : Solicitudes de los ciudadanos o acuerdos de inicio de la administración.
Instrucción : Documentos que recogen pruebas, citaciones o informes.
Terminación : Resoluciones, acuerdos finales o notificaciones.
Según los participantes :
De los ciudadanos : Solicitudes, quejas, recursos, entre otros, que impulsan procedimientos administrativos.
De la administración : Actas, resoluciones, citaciones, destinadas a ciudadanos u otros órganos administrativos.
3. Características de los Documentos Administrativos
Internos
Emisión : Emitidos por órganos administrativos en el ejercicio de su competencia legal.
Efectos legales : Producen consecuencias jurídicas, tanto para la administración como para los ciudadanos.
Formalización : Deben estar autenticados mediante firmas manuscritas o electrónicas para ser válidos.
Externas
Clases : Textuales (escritos), iconográficos (mapas, diagramas), sonoros o electrónicos (archivos digitales).
Soporte : Tradicionalmente en papel, pero con la introducción de tecnologías digitales, ahora incluye formatos electrónicos como PDF o documentos digitales firmados electrónicamente.
3. Funciones del Documento Administrativo
Comunicación
-Permite que la Administración interactúe formalmente con ciudadanos, otras instituciones y entidades internas.
-Cumple una función informativa y administrativa, siendo un medio oficial para transmitir decisiones, convocatorias o resoluciones.
Constancia
-Garantizar la permanencia de los actos administrativos para su revisión, corrección o aplicación futura.
-Protege los derechos de los ciudadanos, como el acceso a información administrativa.
-Asegurar el control de legalidad en la gestión pública.
1. Concepto general
Es un soporte que registra datos con validez oficial, emitido por órgano de la Administración Pública. No solo incluye textos escritos, sino también imágenes, mapas, documentos digitales, entre otros.
Importancia
Son esenciales para garantizar la legitimidad de las acciones de la Administración, actuar como prueba oficial y cumplir con el principio de transparencia.
Base legal
Según el artículo 46 de la Ley de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), un documento administrativo es válido solo si lo emite un órgano competente.
