Помощник МАП ОС

Заявка

by Поль Климонов

План организации — дерево

by Ирина Клименко

Примерная ООП ООО

by sophia strygina

Структура сайта Sitepokupok.ru

by Алексей Щеглюк

Заполнение отчета в конце рабочего дня

Получение обратной связи по отчету

Ссылка на отчет

Заполненный в конце рабочего дня отчет о проделанной работе

4. Отправить отчет своему менеджеру

3. Заполнить отчет согласно данным по заявкам

2. Если в отчете нет листа с вашей фамилией, то необходимо обратиться в отдел построения организации через диалог "сервис в амо"

1. Открыть на гугл диске документ "Отчет помощника МАП ОС"

Отчитаться о проделанной работе за день

Работа с дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность по клиентам отсуствует

При возникновении просроченной дебиторской задолженности

10. Периодичность рассылки актов зависит от количества документов в месяц по клиенту. От 10 документов в месяц - ежемесячно. Запрашивать Ежеквартальные акты сверки у всех клиентов.

9. Осуществлять контроль судебной задолженности с Юристом. Контрольная точка с РО 2 раза в неделю.

8. Когда вернётся уведомление о вручении, отслеживать оплату по претензии, если оплата не поступает, готовить документы для Юриста.

7. В этот же день отправить претензионное письмо почтой с уведомлением. В течении 5 календарных дней отслеживать на сайте почты РФ местонахождение письма

6. Через два дня помощник запрашивает у юриста претензионное письмо и расчет неустойки

Пример претензионного письма

5. После переговоров срок ожидания оплаты 2 дня.

4. Предоставить данные РО в течение 1 дня на моменте не выполнения клиентом обязательств по гарантийному письму. Звонок на всех уровнях от снабженца до руководителя клиента. МРК обязан предоставить следующие данные для звонка:

сумма задолженности

данные по гарантийному письму

срок просроченной задолженности

контакты

3. Через 1 день после истечения срока оплаты, в случае отсутствия денежных средств, сделать звонок клиенту с уточнением причины.

2. За 1 день до указанной в гарантийном письме даты сделать звонок о подтверждении платежа.

1. Запросить гарантийное письмо на официальном бланке, не более чем на 7 календарных дней.

Примеры гарантийного письма

До срока наступления первой оплаты

За неделю до наступления даты платежа необходимо начать работу по взысканию дебиторской задолженности:

4. Через 1 день, в случае отсутствия платежа, произвести повторный звонок, с целью выявления причины.

3. В программе 1С8, в комментариях, прописать платёжный день у клиента, если такой имеется.

2. За 1 день до оплаты позвонить клиенту с подтверждением оплаты.

1. Уточнить наличие подписанных документов со стороны клиента, запросить подписанный акт сверки.

До первой отгрузки

3. Условия отсрочки в обязательном порядке занести в программу 1С8

2. Для предоставления отсрочки необходимо предоставить РО следующие сведения о клиенте:

ответ Юриста о проверке контрагента на благонадёжность

периодичность закупок

количество сотрудников

потенциал (взять из карточки контрагента в 1С)

1. Предоставление отсрочки, периода, лимита, увеличение скидки производится только по согласованию Руководства компании.

Контроль дебиторской задолженности в компании

Заполнение ТЗ в ШЦ

Обратная связь от клиента

Обратная связь от ЩЦ

Заполненное и согласованное ТЗ

19. Согласовать способ доставки

18. Позвонить клиенту и проинформировать его о готовности товара

17. После этого выписать отгружающие документы

16. Оператор оприходует позиции в 1С

15. Получить обратную связь от склада, что товар готов (через определенный промежуток времени)

14. Получить обратную связь в чате (сообщение "принято")

13. Отправить скан в чаты в скайпе "Тех. задание швейный цех " или "Логотипы.ЩЦ" (если ТЗ на логотип)

Ссылки на чат

Логотипы.ЩЦ

Тех. Задание швейный цех

12. Отсканировать экземпляр с подписью менеджера отдела обеспечения (Федорова Наталья)

11. 1 Экземпляр отдать менеджеру отдела обеспечения (Федорова Наталья) , другой оставить себе

10. Отдать менеджеру отдела обеспечения (Федорова Наталья) ТЗ на проверку и подпись (прийти лично)

9. Распечатать ТЗ в 2-ух экземплярах

8. Распечатать книгу заявок к ТЗ в 1 экземпляре

7. Заполнить ТЗ согласно примеру, сохранить

6. Создаем новый документ на рабочем столе (пример ТЗ на паблике)

Пример ТЗ

\public\10.ЗАКУП\СОТРУДНИКИ\ЦМО\Швейный цех\Бланки 2020

5. Отправить счёт на почту клиенту на согласование

4. Отправить счёт на проверку на почту менеджеру

3. Занести заявку в 1С (счёт)

Ставим обеспечить обособленно и счет автоматически попадает в книгу заявок

2. Узнать все подробности у менеджера (вид изделия, цвет, размер и т.д.)

1. Получить заявку от менеджера

На свою почту

Лично

ТЗ бывает:

На услугу

Нанесение логотипа

Пошив по индивидуальным меркам

Изготовление изделий

Заполнить корректное ТЗ в ШЦ

Примеры ТЗ

От менеджера

Сверка позиций со складом с 8.30 до 9.00

Проведенная сверка по позициям на складе

7. Уведомить менеджера о том, что заявка собрана (звонок, лично)

6. Если нет, то она будет собрана в течении дня, когда она будет собрана полностью кладовщик сообщит об этом (звонок)

5. Если заявка собрана полностью, то сообщить это менеджеру (звонок, лично)

4. Отметить позиции, которые пришли вчера

3. Свериться с кладовщиком что уже отложено на складе или в магазине

2. Взять счета и пойти на склад к своему кладовщику

1. Распечатать все необходимые счета

Узнать о наличии или отсутствии позиций

Должностная обязанность

Разработка КП

Заявка на счет по КП

Разработанное актуальное КП для клиента

19. Отправить клиенту КП

18. Спросить у менеджера кому именно отправить КП (на почту клиенту, либо посмотреть в 1С: контрагенты, контактные лица)

17. Сохранить и отправить менеджеру на почту

16. Внизу таблицы также копируем шапку из готового КП

15. Вносим готовую цену в КП

14. Посмотреть цену (цены указаны с наценкой, наценку уточняем у менеджера)

После получения ответа от снабжения на цену (это цена закупа), прибавляем к ней наценку, которую сказал менеджер

Если не удается найти товар или цену, то запрашиваем информацию у снабжения в чате в скайпе "Нестандартные позиции"

Ссылка на чат

13. Вести название товара

12. Зайти в 1С в номенклатуру

11. Отредактировать КП (одинаковый шрифт, размер и т.д.)

10. Найти в интернете описание товара и вставить в КП

9. Вставить фото в КП

8. Сохранить фото товара

7. Найти в интернете товар для КП (фотографировали для удобства поиска)

6. Сделать таблицу: 4 столбца, кол-во строк зависит от кол-ва товаров в КП

5. Скопировать шапку документа из готовых КП

Примеры КП можно посмотреть на паблике (например КП сабо)

4. Создать новый документ на паблике

\public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\КП

3. Сфотографировать в магазине товар для КП, чтобы было видно название (это необходимо для удобства поиска товара в интернете)

2. Уточнить у менеджера вид спец одежды, кол-во моделей, наценку на товары

1. Получить заявку на разработку КП от менеджера

Разработать актуальное КП

От менеджера лично (устно)

Обработка заявки

Критерий выхода

Получение обратной связи от клиента (после того как клиент получил товар, позвонить ему и узнать все ли его устроило)

Товар получен клиентом

Статистики

подтема

ЦКП

Обработанная и согласованная заявка

Процесс

12. Доставка

Клиент сам заберет

Позвонить клиенту и уведомить его, что товар пришел и его можно забрать в магазине.

Транспортной компанией

Написать водителю в чат "Доставка", чтобы он забрал товар и отвез в транспортную компанию.

Распечатать и отнести на склад

Подготовить УПД в 1С

Уточнить у менеджера какой именно

Нашим водителем

Убрать документы в специальное место в кабинете менеджеров на полочке для водителя

Распечатать документы

Подготовить документы (счёт, УПД - в 1С и сертификаты, договор - общая папка на паблике)

Путь к договору на паблике

public\5.ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЕРВИС ОПТОВЫХ ПРОДАЖ\ДОГОВОРы\ДОГОВОРЫ ПОСТАВКИ\2021 ПКП Восток

Написать водителю в чат в скайпе "Доставка"

Инструкция как написать водителю

12. Согласовать с клиентом условия доставки(наш водитель, транспортная компания или клиент сам заберет) и время доставки (звонок)

11. Когда продукция по счету полностью готова к отгрузке уведомить клиента (звонок), что товар можно забирать

10. В день поступления товара на сверке со складом уточнить поступление продукции у склада (сверка со складом с утра)

Регламент

9. В книге заявок в 1С посмотреть сроки поставки и уведомить клиента (звонок)

8. Если позиций нет в наличии заказать у отдела снабжения

Ставим в 1С обеспечить обособленно и счет попадает в книгу заявок

В видео 22 минута

7. Получить сообщение в группе "Принято"

6. Отправить счёт на склад документом excel в группу в скайпе "Заявки на склад"

Инструкция как отправить счет

5. Проверить наличие товара по счету (ищем название товара в 1С и смотрим в наличии он или нет)

Если товара нет в наличии ставим - обеспечить обособленно (смотри пункт 8)

Если товар в наличии в 1С ставим - резервировать

4. Отправить счёт клиенту на согласование на электронную почту

Если нет, то изменяем данные согласно требованию клиенту и согласовываем заново.

Если всё согласовано, то отправляем на склад на сборку

3. Согласно заявке создать счет в 1С

2. Принять заявку в работу

Если нет, то уточняем у менеджера данные по заявке (модель, цвет, размер, ростовка, ценовая категория)

Если заявка написана корректно (указаны модель, цвет, размер, ростовка, ценовая категория), то принимаем ее

Пример заявки

1. Получить заявку от менеджера

Цель

Обработать заявку согласно бизнес-процессу

Критерий входа

Заявка

АМО

В вотсапе от клиента в личные сообщение

В скайпе от менеджера в личные сообщения

Заявка от менеджера на бумажном носителе

Звонок от клиента

На общую почту

Полезное

Ссылки

Чат Косяки в документах

Чат Логотипы ЩЦ

Чат Швейный Цех

Чат Нестандартные позиции

Чат Тех. Задания Швейный цех

Чат Доставка Череповец

Чат Заявки на склад

Чат Сервис в AMO

Ежедневный отчет

Обучающие видео по 1С

Сайт компании Восток

Платформа обучения СДО

Термины и определения

Термины

1. Критерий входа - это то, с чего начинается процесс 2. Критерий выхода - это заверение процесса 3. ЦКП (ценный конечный продукт) - результат процесса

Аббревиатуры

1. РО - руководитель отдела 2. МАП - менеджер активных продаж 3. ОС - отдел сервиса 4. КП - коммерческое предложение 5. ТЗ - техническое задание 6. ЦКП - ценный конечный продукт 7. ШЦ - швейный цех

ФИО сотрудников

Отдел Квалификации и качества

39. ЕДВ - Елесичева Дарья Валерьевна (тренер)

Отдел финансов

38. ТСН - Трофимова Светлана Николаевна - бухгалтер, специалист по 1С (вопросы по 1С к ней)

Швейный цех

34. ГГА - Громова Галина Анатольевна (конструктор) 35. БЕА - Бронзова Екатерина Александровна (мастер цеха) 36. СНА - Соколова Наталья Алексеевна (логотип) 37. БАА - Блощук Анна Александровна (технолог)

Магазин

27. ГТС - Гусева Татьяна Сергеевна (старший продавец) 28. КЕС - Котикова Евгения Сергеевна (продавец) 29. НСВ - Никитина Светлана Владимировна (продавец) 30. КОС - Кругликова Ольга Сергеевна (продавец) 31. ТВА - Титова Валерия Андреевна (продавец) 32. ЯМВ - Якунина Маргарита Васильевна (продавец) 33. ПАС - Петухов Артём Сергеевич (продавец, грузчик)

Склад

22. ММВ - Михайлова Мария Вячеславовна (зав. складом) 23. СОН - Соловьева Ольга Николаевна (кладовщик) 24. ФАА - Филимонова Анна Александровна (кладовщик) 25. КЕН - Коротова Елена Николаевна (кладовщик) 26. ФДА - Фомичева Дарья Александровна (кладовщик)

Обеспечение (снабжение)

17. КАЮ - Карпушева Алла Юрьевна (ИО Руководитель отдела Обеспечения ) 18. ЗОВ - Звукова Ольга Владимировна (оператор отдела обеспечения (снабжения)) 20. ФНВ - Фёдорова Наталья Владимировна (менеджер отдела обеспечения) 21. СЮА - Семенова Юлия Александровна (менеджер отдела обеспечения)

Отдел Сервиса

6. ЦМО - Царёва Маргарита Олеговна (руководитель Отдела Сервиса и ШЦ) 7. ШГВ - Шуктуева Галина Васильевна (менеджер по работе с клиентами) 8. ООВ - Оленева Ольга Владимировна (менеджер по работе с клиентами) 9. СЮЛ - Соколова Юлия Леонидовна (менеджер по работе с клиентами) 10. АЯО - Аршинова Яна Олеговна (менеджер по работе с клиентами) 11. СЯБ - Сарамбаева Яна Борисовна (менеджер по работе с клиентами) 12. КАГ - Косинова Алена Григорьевна (помощник менеджера) 13. МЮВ - Мельникова Юлия Валентиновна (помощник менеджера) 14. ПТЮ - Попова Татьяна Юрьевна (офис менеджер) 15. ППА - Павлова Полина Анатольевна (оператор) 16. КАВ - Круглова Алена Вениаминовна (оператор)

Административный отдел

1. КЕВ - Казникова Елена Валентиновна (директор) 2. БНА - Болотова Нина Алексеевна (региональный представитель) 3. САС - Сорокин Алексей Станиславович (программист) 4. ЧЕМ - Чистякова Екатерина Михайловна (юрист) 5. Оверчук Сергей (водитель)