ACUERDO 060 2001

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ACUERDO 060 2001

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público:

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa:

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO: Comunicaciones oficiales recibidas:

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales:

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

ARTÍCULO NOVENO: Conservación documental:

Las entidades tienen como responsabilidad por la adecuada conservacion de los documentos, para esto se debe incluir en sus programas de gestion documental y en sus manuales de procedimientos. Es recomendable la utilizacion de papeleria con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de acido y extento la lignina cuyo valor de ph este rango de 7.0 a. 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 "papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad" para la informacion generada o guardada en medios magneticos, deben seguirse las intsrucciones de sus fabricantes en relacion con su preservacion y debe producirse en formatos compatible. La manipulacion, las practicas de migracion de la informacion y la produccion de backups, seran adaptadas para asegurar la reproduccion y recuperacion.

ARTICULO QUINTO:Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.

PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

ARTICULO CUATRO: firmas responsable

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTÍCULO SEXTO: Numeración de actos administrativos:

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas:

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

ARTICULO UNO

Se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades publicas y privadas que cumplan con funciones publicas, para cumplir con los programas de gestion documental.

ARTICULO DOS

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizado de correspondencia

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacion con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PUBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario publico en ejercicio de su cargo o su intervencion.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Es el registro de informacion generada, recibida , almacenada y comunicada por medios electronicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de caracter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo de funcionario.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas y producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de esctuctura y contenido homogeneo, emanados de un mismo organo o sujeto producir como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas

ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electricos, producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura organico funcional del productor.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones

para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientes conceptos:

ARTICULO TRES: Unidades de correspondencia

Las entidades deberan establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcion, radicacion y distribucion de sus comunicaciones. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas:

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.