Gala

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Gala

Imprévus

Accident grave pendant la soirée

Organisateur(s) indisponible(s)

Prestataire(s) indisponible(s)

Annulation de la part de la salle

Météo

Tâches

En aval

Ecrire un rapport d'organisation

Faire le point trésorerie

Communiquer un questionnaire de satisfaction pour amélioration

Etat des lieux de sortie de la salle

Ranger la salle

Nettoyer la salle

Pendant

S'assurer qu'il n'y a pas de problèmes

Répondre aux questions si nécessaire

Gérer l'arrivée des invités

En amont

Etat des lieux de la salle

Communiquer sur l'évenement

Payer les prestataires

Determiner les prestataires

Choisir des prestataires secondaires

Choisir les prestataires determinés

Obtenir un devis pour les prestataires

Faire une liste des prestataires nécessaires

Activités

Spectacle

Cirque

Groupe de musique

Croix-Blanche

Nettoyage

Barman

Navette

Lumières

Sécurité civile

Traiteur

DJ

Trouver une salle

Réunion avec l'équipe organisatrice pour fixer les objetifs

Insister sur la communication (présente mais pertinente)

Assigner un rôle pour chaque personne du BDE qui organise

Faire un organigramme et le communiquer pour que tout le monde sache a qui s'adresser

Ecrire les informations importantes pour éviter tous malentendus

Présenter un standard pour gérer les questionnements des invités et des prestataires

Prévoir le nombre d'invités

Fixer la date

Création d'un drive

Faire un planning avec les échéances (tâches, paiement, etc)

EXIGENCES

Image de l'école

Financières

Montant des subventions

Budget pris en charge par l'école ou Bordeaux INP

Prix de location de la salle

Prix de l'entrée fixe

Logistique

Parking

Localisation

Espace fumeur

Contraintes

Nuissance sonore

Horaire maximum

Covid

Confinement

Couvre feu

Nourriture

Masque

Distanciation

Chiffres

Budget

Acteurs

Internes à l'école

BDE

Responsable évent (Audrey)

Responsable communication (échange avec les invités, prestataires)

Responsable trésorerie

Responsable logistique

Responsable communication

Invités

Famille

Etudiants

Non-adhérents

Adhérents

Ecole

Intervenants

Professeurs

Administration

Externes à l'école

Prestataires independants

Prestataires liés à la salle