by claudia alarcon 6 years ago
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son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
se debe colocar el tiempo de retención en de cada serie y subserie.
corresponden a los nombre de los documentos que produce o mantiene cada dependencia, de acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones que debe cumplir.
as series y las subseries de cada Tabla de Retención Documental fueron asignados por el consultor que diseñó las TRD y corresponden a una mnemotecnia definida para ese fin dentro de las técnicas de clasificación archivística. Esos códigos que aparecen en cada TRD deben dejarse sin introducirles ninguna modificación.
es un código único e irrepetible, asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional.
se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada Tabla de Retención Documental.
El ordenamiento es la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas, etc., utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico. Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico.
Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. El número de código puede ser una parte del documento en sí mismo (=directo), o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo (=indirecto o codificado). (documentos contables, documentos de correspondencia).
Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes personales, expedientes académicos de estudiantes o de materias).
Tiene como unidad el tiempo en sus distintas divisiones: años, meses y días. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Es el acto de numerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios o series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas, por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicas, que deben ser respetados y controlados
acción de numerar páginas.
cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara.
segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número
primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.
“acto de numerar los folios solo por su cara recta” “operación incluida en los trabajos de ordenación, que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
acción de numerar hojas.
hoja
