by carolina daza 2 years ago
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Para estar en archivo central
Caja
Carpeta
Fondo Sección y/o subsección Series, Subseries Unidades documentales Fechas extremas Número de folios
Sin numeración en pastas ni hojas en blanco
Solo por la cara recta y en la parte superior derecha de la cara legible y en el mismo sentido del texto
Sin números con suplementos como A 1, 81
Orden consecutivo sin emitir ni repetir números;
Lápiz de mina negra y blanda: de manera
Principio de orden original
Especificaciones
Embalaje
Material cartográfico o de gran formato
Traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas
Evaluar estado de conservación
Cargar las cajas en el vehículo
Ingresándolas en orden descendente
La última caja que ingresada al vehículo sea la N° 1
La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión
Numerar consecutivamente las cajas de transferencia, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo
Mantener el orden estricto del inventario
Tomos
De gran formato
Rellenar espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.
Colocarse horizontalmente unos encima de otros
Disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros
Empacar en cada caja cantidad moderada de carpetas
Teniendo en cuenta volumen y peso
Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas
Exige
Cumplir previamente pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre
Amarre
Emplea cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho
Abraza unidad en sentido vertical y horizontal, (modo de paquete), anudado hacia la parte superior
Ayuda a reforzar estructuralmente unidades de conservación a transferir
Facilita traslado
Carpetas
Recomendaciones
Mapas, planos y documentos de gran formato
Si su estado de conservación lo permite podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro; y proteger exterior con papel libre de acido
Si depositarse horizontalmente
No doblarse
Unidades de menos de 10 cms de grosor
Amarrar con cinta de faya
Documentos empastados
Sobrepasan 10 cms de grosor y con desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad
Usar
Bandejas de cartón protectoras
Fijadas mediante la cinta de faya (4)
Encajadas en tapas de los tomos
Datos de rotulación
N° Carpeta
N° Folios
En la esquina superior derecha
Sobre la solapa
Diseño
Usar criterio de número de folios (100 folios o más)
Cuando se exceda, separar tipos documentales, respetando el contenido de los cuadernos o temas
Adecuada protección de los bordes
Adaptable al volumen y tamaño de la documentación
Material
cartulina bond (blanca)
Cartulina libre de acidez (neutra)
Cajas
Identificación
Rotuladas en tapas laterales, con datos generales
Fechas Extremas
N° Correlativo
N° Consecutivo
Caja N°
Número de Carpetas
Subsección
Sección
Fondo
Código (de la entidad)
Capacidad
Quepan carpetas sin quedar ni muy ajustadas ni muy sueltas
Recomienda uso de fuelles de cartón para que carpetas conserven verticalidad
Diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión
Tamaño
Dimensiones generalizadas
Profundidad 12.5 cms
Ancho 40 cms
Alto 27 cms
Materiales
Tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón
Cartón corrugado, recubierto en cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales
Documentación no encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas
Documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados
Deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo
Folios cosidos o adheridos al legajo
No deben separarse ni foliarse
Folios en blanco y los sueltos, no se deben enviar en la transferencia
Numerar documentación consecutiva y cronológicamente al interior de la unidad documental
Los folletos, estudios, boletines, plegables
Registrar en inventario (campo notas) el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas
Numerados en un solo folio y en orden consecutivo
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados
Se numerarán como un sólo folio
Legible, sin repeticiones ni enmendaduras
Cundo detecta error debe numerarse nuevamente, tachando la anterior
En esquina superior derecha de la hoja
Desde uno (1) en adelante hasta el tope de folios estipulado por la entidad
Lápiz de mina negra y blanda
Procedimiento
Solicitar y aplicar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección al material afectado, antes de su incorporación al archivo
Eliminarse polvo en parte externa de la unidad de conservación con aspiradora
Identificar unidad de conservación contaminada con marquilla de color rojo en un lugar visible
Separar no contaminado
Estar aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
Mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación
Afectado especialmente por agentes biológicos
Insectos
Hongos
Alternativas
Reemplazar las carpetas tradicionales
Cartulina blanca
Materiales desacidificados
Emplear fragmento o trozo de papel como barrera entre objeto metálico y el documento
Cambiar el material metálico por elementos elaborados en plástico o con recubrimientos que eviten oxidación
Objetivo
Debe evitar la mezcla indiscriminada de documentos
No ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación
Ejemplo: clips, ganchos de cosedora, legajadores
Equipo mínimo
Bayetilla
Telas de algodón
Brochas,
Aspiradora,
Elementos
Guantes
Mascarilla
Gorra
Overol
Garantizar la conservación documental
Reducir costos en espacio, tiempo y materiales
Ofrecer acervos documentales integrales
Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos
Escoge entre archivo los documentos que cumplen requisitos
Su valor informativo no amerita su conservación total
Se selecciona a través de muestreo
Está en series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se halla registrado en otras series
Han perdido su vigencia
Funcionario receptor
Señale signatura topográfica
Incorpore documentos recibidos al fondo documental correspondiente
Coteje documentos recibidos con el inventario
Nacen con valores permanentes por razones:
Contables
Ejem. primera factura electrónica
Fiscales
Ejem. Primer registro fiscal del municipio de Valledupar ante la Dian
Legales
Ejem. Fotografía del asesinato de Luis Carlos Galán Sarmiento
Jurídicas
Ejem: Primeros Estatutos de constitución de Cicolac
Administrativas
Ejem: Primera Acta de Junta directiva de Cámara de Comercio de Valledupar
Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza
Son fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva
Son documentos que se conservan permanentemente
Documento sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario
Interesa a los investigadores de información retrospectiva
Que por decisión del correspondiente comité de archivos tengan carácter histórico
Por su valor para la investigación, la ciencia y la cultura.
Valor Contable
Soportan y registran movimientos económicos de una entidad pública o empresa privda
Valor Fiscal
Utilidad o aptitud para el Tesoro o Hacienda Pública
Valor Legal
Por sirvir de testimonio ante la ley
Valor Jurídico
Derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común
Valor Administrativo
Utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación
Responden necesidades administrativas
Todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo
Relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación
Interviene para su calificación: productores de la documentación, los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable
El que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario
Documentos cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente.
Documentos semiactivos (segundo ciclo de vida)
Documentos consulta no tan frecuente
Facilitar consulta a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen
Han cumplido tiempo de retención de las TRD para estar en archivo de gestión
Disposiciones de TRD
Vigencia del trámite
Eliminación
Preservación total
Conservación temporal
Organismos del orden municipal
Comité Evaluador de Documentos del Orden Municipal
Organismos del orden departamental
Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental
Organismos del orden nacional
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
Previo concepto del Comité Evaluador de Documentos del AGN
AGN e instancias evaluadoras
Ejercerán funciones de inspección y vigilancia
Aplicación
Difusión, indicando:
Normas aplicadas para organización de archivos de gestión
Instructivo para aplicación
Fecha de vigencia (son de obligatorio cumplimiento)
Elaboración y presentación
Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente
Si hay observaciones respecto de TRD, la entidad deberá atenderlas y corregirlas
Presentando nueva propuesta con correcciones
Estudio y trámite
Presentación y aval de la propuesta de TRD mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad
Elaboración de propuesta de TRD
Acompañadas de introducción y anexos
Análisis e interpretación de la información recolectada
Valoración y Selección Documental
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales
Investigación preliminar sobre la institución
Entrevista con productores de documentos de la institución
Identificación de valores primarios de la documentación
Análisis de la producción y trámite documental
Identificación y definición de unidades documentales
Compilación de la información institucional
Normativa sobre creación de grupos y asignación de funciones
Organigrama actual
Estructura interna vigente de la entidad
Manuales de funciones y de procedimientos
Disposiciones legales y normativas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad
