Acuerdo 042 del 2002
Artículo 7.
las entidades de Administración
pública adoptaran el Formato Unico de
Inventario Documental, junto al instructivo
donde debe ir:
1.Entidad Remitente, colocar nombre de la
entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. Entidad productora, colocar nombre completo o razón social de la entidad que produce los documentos.
3.Unidad administrativa
4.Oficina Productora
5. Objeto
6. Hoja Número
7.Registro de Entrada
8. Número de Orden
9. Código
10. Nombre de la serie, subserie o asunto
Artículo 6.
Préstamo de documentos para
tramites internos.
En el evento que requiera trasladar
un expediente a otra dependencia en
calidad de préstamo. La dependencia
productora deberá llevar registro en que
se consigne la fecha de préstamo,
identificación del expediente, número de
folios, nombre y cargo de quien retira
el expediente y termino para su devolución.
artículos que lo conforman
Artículo 3.
Conformación de Archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas.
Las unidades administrativas de las entidades con
fundamento en las tablas de retención documental
aprobada, velar por la conformación, organización,
preservación y control de los archivos de gestión,
teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos
y la normatividad archivistica.
Artículo 2.
obligatoriedad de la organización de
los archivos de gestión, las entidades a las
que se aplica el acuerdo deben organizar
archivos de gestión de conformidad con Tablas
de Retención Documental y en concordancia con
los manuales de procedimiento y funciones de
la entidad
artículo 1:
Establecer los criterios que deben
seguirse para la organización de los archivos
de gestión, en las entidades del estado
en sus diferentes niveles la organización
administrativa, territorial y por servicios
y las entidades privadas que cumplen funciones
públicas.
Artículo 5
la consulta de documentos en los
archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea copias o fotocopias estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina
Articulo 4
1. Organización de archivos de gestión basandose
en la tabla de retención documental aprobada.
2. Apertura e identificación de las carpetas debe
reflejar series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa.
3. Ubicación fisica de los documentos, conformación
de expedientes, los documentos se ordenaran de tal
manera que se puede evidenciar el desarrollo de los
tramites, el documento con fecha antigua de producción
sera el primer documento que se encontrara al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrara al final
de la misma.
4. Tipos documentales que integran las
unidades documentales de las series y subseries
estaran debidamente foliadas con el fin de
facilitar su ordenación consulta y control.
5.Carpetas y demás unidades se deben identificar, marcar,
rotular de tal manera que permita su ubicación y recuperación.
6. Transferencias primarias deberán efectuarse
de conformidad con lo estipulado en la tabla de
retención documental.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia
se identificaran: código de dependencia, fondo, sección
legajos identificados con número respectivo, número
consecutivo de caja
Consiste en:
Establecer criterios para organizar los archivos de gestión
en entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Se regula el Inventario único documetal.
