Acuerdo 042 del 2002

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Acuerdo 042 del 2002

Artículo 7. las entidades de Administración pública adoptaran el Formato Unico de Inventario Documental, junto al instructivo donde debe ir: 1.Entidad Remitente, colocar nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. Entidad productora, colocar nombre completo o razón social de la entidad que produce los documentos. 3.Unidad administrativa 4.Oficina Productora 5. Objeto 6. Hoja Número 7.Registro de Entrada 8. Número de Orden 9. Código 10. Nombre de la serie, subserie o asunto

Artículo 6. Préstamo de documentos para tramites internos. En el evento que requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo. La dependencia productora deberá llevar registro en que se consigne la fecha de préstamo, identificación del expediente, número de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y termino para su devolución.

artículos que lo conforman

Artículo 3. Conformación de Archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas de las entidades con fundamento en las tablas de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica.

Artículo 2. obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión, las entidades a las que se aplica el acuerdo deben organizar archivos de gestión de conformidad con Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimiento y funciones de la entidad

artículo 1: Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del estado en sus diferentes niveles la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Artículo 5 la consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea copias o fotocopias estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina

Articulo 4

1. Organización de archivos de gestión basandose en la tabla de retención documental aprobada. 2. Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. Ubicación fisica de los documentos, conformación de expedientes, los documentos se ordenaran de tal manera que se puede evidenciar el desarrollo de los tramites, el documento con fecha antigua de producción sera el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.

4. Tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estaran debidamente foliadas con el fin de facilitar su ordenación consulta y control. 5.Carpetas y demás unidades se deben identificar, marcar, rotular de tal manera que permita su ubicación y recuperación.

6. Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificaran: código de dependencia, fondo, sección legajos identificados con número respectivo, número consecutivo de caja

Consiste en:

Establecer criterios para organizar los archivos de gestión en entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas. Se regula el Inventario único documetal.