Resolución 1995 de 1999 y 839 de 2017
ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
.se concluye que funcionarios de la salud deben reservar las historias clínicas en un lugar restringidos dichos documentos para que no sean manipulados por otras personas, las entidades prestadoras deben responder por su cuidado.
ARTÍCULO 17.- CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA
. Hace referencia archivos para su conservación deben estar muy bien establecidos para tal fin. Por los acuerdos del 07 del 1994, 11 del 1996 y 05 del 1997.
ARTÍCULO 18.- DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA
. Se menciona que entidades prestadoras deben manejar medios físicos y medios magnéticos para su conservación, las instituciones deben suministrar la identificación al personal responsable mediante los indicadores u otros medios que remplacen las firmas y sellos.
ARTÍCULO .19. DEFINICION
Concluye que el comité de historias clínicas como el conjunto de personas que al interior de una institución prestadora de servicios de salud, se encarga de velar el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuado manejo de las historia clínica.
ARTICULO 20. FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS
a) Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica y velar porque estas se cumplan.
b) Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica.
c) Elevar a la Dirección y al Comité Técnico-Científico, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos que debe contener la historia clínica, así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados.
d) Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
ARTICULO 21. - SANCIONES.
Dentro de un mismo contexto se menciona que los Prestadores de Servicios de Salud que incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
ARTÍCULO 22.- VIGENCIA
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Acceso a la historia clínica
El equipo de salud
El usuario
Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos
Las demás personas autorizadas por la ley
Medios técnicos de operación
ARTÍCULO 5.- GENERALIDADES.
La historia clínica se debe diligenciar en
forma clara, legible, sin tachones,
enmendaduras, intercalaciones, sin dejar
espacios, sin utilizar siglas.
ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN
La historia clínica se debe guardar por mínimo de 20 años, 5 años en archivo de gestión y 15 años en archivo central.
ARTÍCULO 13.- CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA.
PARÁGRAFO TERCERO. En caso de liquidación de la empresa esta historia clínica deberá ser entregada al usuario o al representante legal para su debido proceso legal.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de que existan varias historias de un solo paciente y se requiera la información por un prestador esta debe ser autorizada por el gerente o representante legal de la institución
PARÁGRAFO PRIMERO. Para el traslado entre entidades debe quedar por escrito un acta para su entrega y devolución de la historia clínica del paciente.
. Esta historia clínica debe estar guardada por la entidad la cual presto el servicio. Cumpliendo todos los derechos y deberes que le fueron impuestos por la lay encargada.
ARTÍCULO 12.- OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO
Toda institución prestadora de salud debe poseer un archivo de historias clínicas, todo un historial de cada paciente el cual debe estar bien conservado para la cual fue diseñado en el acuerdo 07 de 1994
Definición: Es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico del sector
Características de las historias clínicas
Integridad
Secuencialidad
Racionalidad
Disponibilidad
Obligaciones de archivo
Medio técnico
Custodia de la historia clínica
SubtRetenciónopic
Seguridad de la historia clínica
Condiciones de conservación
Funciones
Sanciones
Promover la institución
Apertura e Identificación de la historia clínica
Para los extranjeros pasaporte o cedula
Para los niños mayores de 7 años su tarjeta de identidad
Para mayores de edad su cedula de ciudanía
Obligatoriedad de registro
Los profesionales, técnicos y auxiliares están en la obligación de registrar observaciones, conceptos, decisiones y resultados
ARTÍCULO 7.- NUMERACION
CONSECUTIVA DE LA HISTORIA
CLÍNICA.
Todos los folios que componen la historia
clínica deben numerarse en forma
consecutiva, por tipos de registro, por el
responsable del diligenciamiento de la
misma.
Concepto: Es un proceso en la cual se llevan un conteo, cuidado, un orden que reflejan las necesidades de los estudios y procedimientos que se encuentran hay descritos.
Diligenciamiento
En forma clara y legible sin tachones ni enmendaduras
ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.
PARAGRAFO. El acceso a la historia clinica solo debe ser usado unica y exclusivamenepara los fines por los estatutos dispuestos por la ley-
4) Las demás personas determinadas en la ley
3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
2) El Equipo de Salud.
1) El usuario
ARTÍCULO 8.- COMPONENTES..
Componentes de la historia clínica, la
identificación del usuario, los registros
específicos y los anexos.
ARTÍCULO 6.- APERTURA E
IDENTIFICACIÓN DE LA
HISTORIA CLÍNICA
Todo prestador de servicio de salud que
atienda por primera vez a un usuario debe
realizarle apertura de historia clínica. Esta se
hará con el numero de cédula de ciudadanía
para mayores de edad, numero de TI para
menores de edad mayores de 7 años y el
numero de registro civil para menores de 7
años
ARTÍCULO 9.- IDENTIFICACIÓN
DEL USUARIO.
.Datos personales de identificación:
Apellidos y nombres completos, estado civil,
documento de identidad, fecha de
nacimiento, edad, sexo, ocupación, dirección
y teléfono del domicilio y lugar de residencia,
nombre, teléfono y parentesco de la persona
responsable del usurario.
ARTICULO 10. REGISTROS ESPECIFICOS
Dentro de un mismo contexto el prestador en servicio de la salud debe
seleccionar para consignar la información
de la atención en salud brindada al
usuario. Ademas la información de la atención prestada al
usuario que debe contener el registro
especifico son los mismos contemplados
en la resolución 2546 de Julio 2 de 1998.
PARAGRAFO SEGUNDO. Todo prestador
de servicio de la salud debe adoptar
mediante el acto respectivo los registros
específicos, de conformidad con los
servicios prestados en su institución.
ARTÍ
PARAGRAFO PRIMERO. Se menciona que las instituciónes
podrá definir los datos adicionales en la
historia clínica, que resulten necesarios
para la adecuada atención del paciente.
ANARTICULO 11.ANEXOSEXOS
-Documentos que sirven
como sustento legal, técnico, científico y
administrativo de las acciones realizadas al
usuario en procesos de atención.
PARAGRAFO CUARTO. En todo caso el
prestador de servicio sera responsable de
etas imágenes sino ha dejado constancia en
la historia clínica de su entrega. Cuando
existiere esta constancia firmada por el
usuario, sera este ultimo el responsable de la
conservación de la mismas.
PARAGRAFO TERCERO. Los archivos de
imágenes diagnosticas que hasta la fecha
existen las instituciones prestadoras de
servicio deberán conservarse de acuerdo a
los tiempos fijados en el articulo 15 de la
presente resolución.
PARAGRAFO SEGUNDO. En los casos de
imágenes diagnosticas, los reportes de
interpretación de las mismas también
deberán registrarse en el registro
especifico de exámenes para clínicos y las
imágenes diagnosticas podrán ser
entregadas al paciente.
PARAGRAFO PRIMERO. Los reportes de
exámenes para clínicos podrán ser
entregados al paciente luego que el
resultado se registrado en la historia
clínica.
