PRINCIPALES ÁREAS Y DEPARTAMENTOS DE UN EVENTO
Comité Organizador
Área de alojamiento
se encarga de reservar el alojamiento de los asistentes y la distribución de las habitaciones
Área de transporte
Coordina todo lo relacionado con el transporte de los asistentes a los eventos desde sus lugares de origen al destino y los traslados desde estaciones o aeropuertos a la sede.
Área de recepción
Da la bienvenida a los asistentes, y presta toda la atención necesaria a los invitados especiales, ponentes, conferenciantes... facilitando información sobre toda la programación de actividades que se llevarán a cabo durante el evento u otro tipo de información que requieran los asistentes. (Mamen y Lidia)
Área de exposición
Si se ofrece paralelamente una exposición comercial, este departamento se encargará de coordinar todo lo relacionado con dicha exposición, incluido el montaje y el desmontaje. (Sergio Pintos y Tania)
Área de prensa y RRPP
Son expertos en promoción interna y externa que se encargan de diseñar el logotipo, el material promocional y de establecer las relaciones con los medios de comunicación, se encargan de la planificación del protocolo. En aquellos eventos con magnitud estará compuesto por dos departamentos: Diseño y Medios. (Diseño: Yasmina y Patri, Prensa: Nico y Clara)
Área técnica
Expertos en organizar todo tipo de eventos y reuniones, encargándose de los aspectos más técnicos del evento y de que todo se realice en base a la calidad esperada : reservan el alojamiento, contratan y coordinan los servicios auxiliares, organizan todo lo referente a banquetes, al transporte, al proceso de inscripciones, debe contar con una buena base de datos que recoja toda la información referente a cada participante. (Mamen y Lidia)
Área científica
Encargado de apoyar al comité organizador en todo lo referente a la estructura del programa científico, así como de las relaciones con los conferenciantes y otros ponentes.
Área ejecutiva
Se encarga de coordinar el evento , compuesto por los grandes responsables de las diferentes áreas, comprobarán la trayectoria del evento, resolverán los posibles problemas y tomarán decisiones. (Virginia y Sergio Martinez.)
Relación con otros departamentos hasta ahora:
ÁREAS Y DEPARTAMENTOS DE UN EVENTO, LLEVADO A LA PRÁCTICA.
Comité Organizador (Sergio y Virginia)
Departamento de Producción.(Sergio Pintos y Tania)
Disposición de materiales necesarios, documento del desarrollo del evento, designar las funciones de los trabajadores del evento, realizar los planos del lugar del evento...
Diseño (enviar el documento escrito de los formularios y encuestas de satisfacción para que diseño incorpore la imagen del evento...)
Departamento de Prensa y Relaciones Públicas. (Nico y Clara)
Contactar con los medios, redactar notas de prensa, convocar ruedas de prensa, diseñar los textos de la página web, nombrar y formar portavoces del evento, análisis de la audiencia...
Diseño (debe facilitarle los documentos escritos con el contenido de la página web, la nota de prensa, las invitaciones...
Departamento de Recursos Humanos (Mamen y Lidia)
Atención a las personas inscritas, facturación y cobro de los servicios, contratación de azafatas...
Diseño (debe facilitar de los datos de las inscripciones para la creación de una base de datos de los asistentes...)
Departamento de Diseño (Yasmina y Patricia)
Función
Diseño y creación de la imagen, diseño de la línea gráfica, diseño de la imagen corporativa, aplicación y adaptación de la imagen...
Relación con otros departamentos
Producción (elaboración de los formularios)
Recursos Humanos (debe recopilar los datos de las inscripciones para la creación de una base de datos de los asistentes...)
Prensa y Relaciones Públicas (debe recibir los escritos de la web, escritos de los carteles, invitaciones... para adecuar el diseño de la imágen a los documentos)
