GESTIONA ARCHIVOS

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LÍNEA DE TIEMPO EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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GESTION DE DOCUMENTO: se incorporaron a las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística, otorgándole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores y especialistas

GESTIONA ARCHIVOS

Sistemas de Archivos 􀁹 Sistema de Archivos son los métodos y estructuras que utiliza un Sistema Operativo para organizar los archivos en un medio de almacenamiento 􀁹 También se puede entender como un índice que contiene la ubicación física de cada dato almacenado

Nombres de Archivos 􀁹 Sirven para identificar de manera única a un archivo 􀁹 Los Sistemas de Archivos pueden tener restricciones sobre los nombres 􀁹 Longitud 􀁹 Caracteres especiales 􀁹 Distinción de mayúsculas y minúsculas

Archivos y Sistemas de Archivos 􀁹 Los archivos se almacenan en bloques de longitud fija 􀁹 El Sistema de Archivos es el que asigna un número de bloques a cada archivo

Conclusión La gestión de archivos ofimáticos es esencial para mantener la organización y seguridad de la información en cualquier entorno. Aplicar buenas prácticas y utilizar herramientas adecuadas permite optimizar la administración de documentos, mejorando la eficiencia y colaboración en el trabajo diario.

Importancia de la Gestión de Archivos: Una adecuada gestión de archivos ofimáticos permite: - Evitar la pérdida de documentos importantes. - Facilitar la búsqueda y recuperación de archivos. - Optimizar el almacenamiento digital. - Proteger la información contra accesos no autorizados

Respaldo Periódico de la Información Es crucial realizar copias de seguridad regularmente para evitar la pérdida de datos en caso de fallos del sistema. - Gestión de Permisos y Seguridad Establecer permisos de acceso adecuados garantiza la protección de documentos sensibles y evita modificaciones no autorizadas.

Buenas Prácticas para la Gestión de Archivos - Uso de Nombres Claros y Consistentes Es recomendable utilizar nombres descriptivos y estandarizados para facilitar la identificación y búsqueda de archivos. - Organización en Carpetas y Categorías Clasificar los documentos en carpetas según su tipo, fecha o proyecto permite un acceso más rápido y eficiente.

IMORTANCIA DE LOS ARCHIVOS; Los archivos son fundamentales para el almacenamiento y gestión de la información en sistemas informáticos. Permiten guardar documentos, programas y datos esenciales para el funcionamiento de computadoras y aplicaciones.

2.7. Organización y Jerarquía Los archivos pueden organizarse dentro de carpetas y subcarpetas, lo que permite una mejor administración y acceso.

2.8. Tipos de Archivos Existen diferentes categorías de archivos según su uso y contenido: - Archivos de texto (.txt, .docx, .pdf) - Archivos de imagen (.jpg, .png, .gif) - Archivos de audio (.mp3, .wav, .ogg) - Archivos de video (.mp4, .avi, .mov) - Archivos comprimidos (.zip, .rar, .7z) - Archivos ejecutables (.exe, .app, .bat)

Subtópico

2. Características Principales 2.1. Nombre del Archivo Cada archivo tiene un nombre único dentro de su ubicación (carpeta o directorio). Generalmente, consta de dos partes: - Nombre principal: Identifica el archivo. - Extensión: Indica el tipo de archivo (por ejemplo, .txt, .jpg, .mp3, .pdf).

2.3. Tamaño del Archivo El tamaño de un archivo depende de la cantidad de datos que contiene y se mide en unidades como: - Kilobytes (KB) - Megabytes (MB) - Gigabytes (GB)

2.2. Extensión del Archivo La extensión es un sufijo que ayuda al sistema operativo a identificar el tipo de contenido y el programa necesario para abrirlo. Ejemplos: - .docx: Documento de Microsoft Word. - .xlsx: Hoja de cálculo de Microsoft Excel

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS:1. Definición de Archivo: Un archivo es una unidad de almacenamiento de datos en un sistema informático. Puede contener información de diversos tipos, como texto, imágenes, audio, video o datos estructurados, y se almacena en dispositivos de almacenamiento como discos duros, memorias USB o en la nube

Fragmentación: La fragmentación ocurre cuando se van generando espacios entre archivos almacenados en un medio de almacenamiento 􀁹 Esto sucede cuando se escriben o eliminan archivos, o debido a las mismas propiedades del archivo.

Consecuencias 􀁹 Cuando un medio de almacenamiento está fragmentado, el tiempo de lectura aumenta ya que los elementos mecánicos para las operaciones deben moverse entre los fragmentos.

Interacción con el Usuario 􀁹 A los usuarios la interacción con el Sistema de Archivos les permite: 􀁹 Realizar las operaciones más comunes con archivos de manera sencilla 􀁹 Abrir, cerrar, borrar, editar, copiar 􀁹 Organizar los archivos en rutas (directorios)

Apertura de un Archivo 􀁹 Cuando se quiere abrir un archivo, se debe tomar el nombre y encontrarlo en los bloques del medio de almacenamiento 􀁹 El archivo se coloca en memoria principal hasta que se cierra

Sistemas más Comunes 􀁹 A pesar de la gran cantidad de sistemas de archivos que existen, los más comunes son: 􀁹 FAT32 􀁹 NTFS 􀁹 HSF 􀁹 Ext2/Ext3/Ext4

Funciones del Sistemas de Archivos 􀁹 Crear y borrar archivos 􀁹 Permitir el acceso a los archivos para que sean leídos 􀁹 Crear referencias simbólicas (ligas o accesos directos) 􀁹 Proteger los archivos cuando se produce una falla

GUIA PARA EL MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS: en la formación de una base documental sólida en las organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los main frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información valiosa para la humanidad

REQUERIMIENTOS : • Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención • Gestión del documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo, inactivo, permanente) • Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización • Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de acceso.

estas operaciones de gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización.

CARACTERIZADO POR :Uso de estándares • Manejo de códigos basados en las mejores prácticas • Guías y manuales • Entrenamiento y soporte

LA PROBLEMÁTICA DOCUMENTAL EMERGENTE: ha derivado en una serie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, administradores y otros profesionales incluidos los historiadores,

• Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones • Ausencia de políticas documentales frente al manejo del documento electrónico.

es evidente que el documento electrónico requiere un análisis mas detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica

DOCUMENTO: En efecto, la palabra documento proviene de la voz griega docere (instruir), de la cual se deriva la palabra documento que significa “con lo que alguien se instruye”, y que más adelante paso a ser “con lo que alguien se informa”.

DOCUMENTO ELECTRONICO: según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. El contenido se refiere a la información, la estructura se relaciona con la forma como se organizan los datos, el contexto con otros datos o información asociada y la presentación como la apariencia del documento una vez ha sido recuperado

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