Importancia de la Documentación de procesos

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Metodologia para Documentar el procesos

Cómo documentar un proceso.

Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 5 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación:

Los controles del proceso.

Los indicadores de gestión.

El producto del proceso o resultado final.

Las actividades,

El objetivo del proceso,

Objetivo del proceso de documentación

El proceso de documentación busca aprender de la practica para luego sugerir cambios en la estrategia organizacional.

Principios de la Docu mentación de Procesos

Organice en el proyecto momentos, sistemas y formas para tomar distancia suficiente de las actividades diarias del proyecto para poder reflexionar y analizar tendencias y patrones.

Estudie y describa el contexto – lea artículos y libros, y hable con personas con altos conocimientos (profesores, maestros, ancianos, alcaldes, líderes tradicionales, etc.)

Vaya con los actores, descubra sus puntos de vista y haga escuchar su voz entrevistándolos y sacándolos en fotografías y/o videos.

Documentación de procesos

Clasificación de procesos: Los procesos permiten alcanzar las políticas de la institución (objetivos y misiones). Para ello, al momento de diseñar o rediseñar los procesos, se debe analizar las políticas y planificar estratégicamente la forma en la cual se llevarán a cabo.

Procesos de Conducción o Gestión: dirigidos a facilitar y organizar la coordinación de la totalidad de los procesos de la organización.

Procesos de Apoyo: aquellos que brindan apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos.

Procesos Sustantivos: aquellos que se encuentren orientados al cumplimiento de los objetivos fundamentales de la organización.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos es una herramienta que ayuda a que el personal y los actores del proyecto hagan un rastreo cuidadoso de eventos significativos en el mismo, “con la finalidad de discernir con mayor precisión qué está sucediendo, cómo está sucediendo y por qué podría estar sucediendo. ” (Fundación Annie E. Casey, 2003; página 1).

La documentación de procesos hace un rastreo de qué ha sucedido, cómo ha sucedido y por qué ha sucedido