Pracujmy efektywniej!

Mer som dette

Projekt: Zdrowy Tryb Życia

Ved Maria Ossolińska

"Pracujmy efektywniej" - kickoff dla zespołu roboczego

Ved Kamil Cupiał

ccone

Ved Karol Froń

Content - wyzwania

Ved Kamil Cupiał

Pracujmy efektywniej!

Kolejne kroki

Moja propozycja:

Jak to by wyglądało w praktyce?

7. Podejmujemy decyzję co dalej

6. Pod koniec wypracowujemy "raport", który wspólnie przegadujemy na spotkaniu CSowym

Dobrze by było, żeby...

Raport uwzględniał konkretne korzyści

Do przemyślenia: jak to zmierzyć?

5. W tym czasie organizujemy regularne statusy, zbieramy feedback

4. Wyznaczamy czas "wdrożenia próbnego" (2 - 4 tyg?)

3. Ustalamy zakres ich zmian, by dostosować całość do naszej specyfiki pracy

2. Zapoznajemy się z zaproponowanymi "best practices"

1. Zbieramy chętnych!

tylko się nie pchać, miejsca starczy ;)

Przepracujmy "best practices" np. z innych agencji

Baza wiedzy Asany/Trello/Nozbe

np. Social Media Tigers!

(dzięki Kasia za rekomendację)

Zbierzmy zespół roboczy

Kamienie milowe

Monitoring procesu

- > usprawnianie sposobów pracy na narzędziach

- > usprawnianie rekomendacji

- > bieżące agregowanie feedbacku

Wdrożenie docelowe

- > powszechne stosowanie wypracowanych rekomendacji i narzędzi

Ewaluacja

- > wypracowanie finalnej postaci rekomendacji

Wdrożenie pilotażowe

- > praca na hipotezach

- > walidacja hipotez

- > opracowanie sposobu pracy na narzędziach

- > wybór narzędzi

- > wypracowanie szkicu rekomendacji

Edukacja

- > potrzeba zmiany

Proces wdrażania zmian w organizacji

Omówienie ankiet

Czego się boicie?

Mnożenia bytów

Skomplikowanego systemu

Co cenicie sobie w obecnym trybie pracy/wykorzystywanych narzędziach?

Ładny design :)

Dopasowanie do Waszego stylu pracy

Prostota

Jak pracujecie?

Notowanie

Online vs Offline

Offline

Dla wielu to bardziej intuicyjna forma notowania

Od razu "trawimy" informacje"

Online

Dostęp z dowolnego miejsca

Możliwość szybkiej edycji notatek

Możliwa kolaboracja między zadaniami

Przemyśleń / rzeczy do pamiętania

Np. notatki ze spotkania

Tasków

Pomysłów

Priorytetyzacja/segmentacja zadań

Według zakładek today/week/other

Cyframi

Pod kątem czasu wykonania

Np. jeśli coś jest średnioważne, ale zajmie mi 5 minut, to zrobię to przed czymś ultraważnym, co zajmie mi 3h

Pod kątem ważności

Regularne sprawdzanie kalendarza

Weekly review

W ciągu dnia, żeby nic nie umknęło

Rano - przypomnienie sobie planu dnia

Pod koniec dnia - zaplanowanie dnia kolejnego

Regularne uzupełnienia kalendarza

Problem:

tzw. "koszty administracyjne"

obecnie kalendarz nie przypomina sam z siebie o spotkaniu, bo nie jesteśmy jego uczestnikami

obejście:

dublowanie wydarzeń w kalendarzu (kalendarz 1000 + kalendarz prywatny)

zapraszanie siebie

mamy tylko podgląd danego kalendarza

Zalety:

Możliwość dokładnego rozplanowania dnia (jeśli jesteśmy w stanie przewidzieć czas trwania zadania)

Bo jeśli nie...

To wszystko się rozpieprza :)

Wpisywanie wszystkich tasków i przerw / wpisywanie tylko spotkań

Wykorzystywane programy/aplikacje

Appka do zarządzania zadaniami

Todoist

Asana

Program pocztowy

Do tego dochodzi kwestia nadawania priorytetów

Thunderbird to przecież nic innego, jak agregacja wszystkich Waszych tasków, które "wiszą"

Tego nikt nie wymienił, choć wszyscy to wykorzystujecie ;)

Appka do notatek

Google Keep

Evernote

One Note

Notatki (Apple)

Kalendarz Google/iCal

Notes papierowy

Zauważone problemy

Brak przejrzystości zadań do realizacji

Obecnie stosowane obejście problemu:

Eksperymentowanie z różnymi metodologiami zarządzania

Konstruowanie różnych list

Brak miejsca, gdzie jest wszystko

Brak świadomości, jaki status ma zadanie zależne od innej osoby

Brak kolaboracji na zadaniach (czas marnowany na dopytywanie o status zadania) / brak dostosowania do pracy teamowej

Dopytywanie na korytarzu o status zadania

Komunikacja na MM

Brak przypomnień / powiadomień

Obecnie stosowane obejścia problemu:

karteczki samoprzylepne

ustawianie budzików

Wypracowaliście różne systemy

Ale nie ma się co dziwić...

Po pierwsze....

Jesteście super :)

Pięknie dziękuję wszystkim za wypełnienie ankiety

Trochę teorii

GTD

Zarządzanie czasem / zarządzanie sobą w czasie

Procedurki

3. Szczegółowe procedury

2. Proces

1. Ogólne zasady działania

Cel Strategiczny > Cel taktyczny

Po co to wszystko?

Dział rośnie, firma ewoluuje

łatwiej przekazać zadanie/projekt, jeśli jest ono oparte o jakiś szablon/program

zajmujemy się różnymi projektami

specyfika projektów także ewoluuje

Co nam to da?

Spójność pracy

Większa "idiotoodporność"

Większa skalowalność procesu!

Większa pewność tego, że "nic się nie zgubi po drodze"

Większa świadomość priorytetów

Większa świadomość tego, kto i za co jest odpowiedzialny

Lepszy przepływ informacji

Wstęp

Założenia

Metoda swobodnych rekomendacji

ale czy tak będzie? to się okaże od powodzenia naszego projektu :D

chcemy, by wszyscy z nich korzystali

w ich wykorzystaniu to Wy musicie widzieć wartość

wypracowujemy je wspólnie

Nic na siłę

raczej "ewolucja", nie "rewolucja"

Dlaczego ja się tym zajmuje?

Skąd pomysł na ten "projekt"?