Uso Responsable y Efectivo del papel en la financiera Clave 2000 S.A

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Uso Responsable y Efectivo del papel en la financiera Clave 2000 S.A

Tipo de Proyecto

Nuestro proyecto está enmarcado como "Involucrado dentro de la organización"

Interno: Dado que lo ejecutaría toda la compañía mediante una socialización en conjunto con el impacto ambiental y de Resposabilidad Social Empresaria (RSE)l

Fases

Control y seguimiento

Por parte de las directivas de la compañía nuestro proyecto tendría un control y seguimiento para verificar que fuese aplicado por todas las áreas

Entrega

Se tenía previsto la entrega del proyecto a Gerencia en octubre de este año, pero por motivos de pandemia ha quedado en pausa

Ejecución

Para el proyecto fue esencial la inspección ocular y las entrevistas por áreas, dado que era importante conocer el volumen de papel que consumía cada área y revisar como llevaban a cabo la gestión de documentos electrónicos, además se revisó si había desorden de documentos

Nos organizamos mediante reuniones semanales en las cuales, la Ingeniera y Asistente de la empresa contribuían con sus conocimientos profesionales

El aseguramiento del proyecto nos permitió implementar el objetivo a través de todas las funciones de la empresa y promover la calidad mediante la propuesta de era digital y cero papel

La coordinación del proyecto fue llevada a cabo los días lunes a las dos primeras horas dado que los fines de semana investigaríamos acerca de como mejorarlo y llegaríamos con el ofrecimiento de nuevas ideas

Planificación

Delimitamos los objetivos que queríamos lograr con el proyecto, especialmente la disminución del papel en la entidad debido al gran consumo que existía del mismo

Se estableció la viabilidad del mismo y la financiación dado que buscábamos que el proyecto fuese cómodo, viable, ahorrativo, íntegro y buscar apoyo por parte de la gerencia en aspectos monetarios

Planificamos los recursos dado que requeríamos un equipo interdisciplinar que aportara buenas ideas al mismo, tecnológicos dado que implementamos impresoras nuevas y mas ahorrativas y financieros dado que se visualizaba comprar plantas pequeñas para ubicar al lado de las impresoras y un contenedor de papel reciclado

En la gestión se autorizó que el equipo del proyecto sería el encargado de promover las nuevas políticas y brindar capacitaciones constantes para la empresa y brindar novedades cuando fuese necesario

El proyecto se articuló con los demás que tiene la empresa dado que se debía velar por su cumplimiento y que apoyara y aportara nuevas ideas para mejorar los procesos dentro de las áreas

Planificamos iniciar el proyecto a mediados de octubre del año pasado con finalización en octubre del año en curso, apoyados en la normativa del AGN

Plan

Enmarcamos nuestro proyecto como "Plan de Trabajo" dado que mediante su realización queríamos brindar directrices efectivas y concretas que ayudaran al impacto de volumen de papel y que la misma entidad lo tuviera en físico, se pudiese poner en marcha y con miras a una implementación futura y continua

Anexos

Cronograma

Recursos

Objetivo general y específicos

Justificación

Antecedentes

Redactamos Introducción del proyecto

Actividades

Realización de diapositivas para ofrecer capacitación del proyecto a los colaboradores

Realización de un plan económico para compra de vasos de vidrio y dejar de utilizar vasos desechables (otorgando vasos de plástico exclusivamente a clientes), compra de plantas pequeñas con mensajes de apoyo ambiental

Revisión de unidades documentales (carpetas), AZ, documentos innecesarios para imprimir como correos, bandejas de impresoras, canecas con documentos botados con información confidencial de la empresa, desorden del Archivo

Toma de fotografía a áreas con acumulación de documentos, desordenes en documentos, entrevistas con cada funcionario (especialmente jefes de las áreas)

Elaboración de presupuesto estimado (enfocados en el ahorro para la compañia)

Estimación de recursos que necesitaríamos para llevar a cabo el proyecto

Armado de matriz DOFA para entrega a Gerencia y Gestión Humana

Inspección ocular y entrevistar a las áreas de la empresa

Recopilación de ideas a ejecutar, realización de cronograma, reuniones semanales para consolidación de propuestas y redacción de proyecto

Capacitación en curso avanzado de Gestión Documental y capacitación en manejo de documentos por Empresa capacitadora

Formar equipo interdisciplinar por Ingeniera Industrial, Administradora de Empresas y Auxiliar de Gestión Documental

Autorización de Gerencia y Gestión Humana para consolidar Proyecto