Control administrativo y auditorias de calidad.

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Control administrativo y auditorias de calidad. "Controlar" "Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las mediad correctivas necesarias" -R. Buchele

CONTROL PREVENTIVO Control indirecto: procedimiento en el cual consiste en rastrear la causa de un resultado indeseable hasta dar con las personas del resultado del mismo y obligarlas a que cambien sus prácticas o costumbres Control preventivo: Se desarrollan mejores administradores que apliquen con habilidad los conceptos, técnicas y principios y que encaucen a la administración y sus problemas con un enfoque de sistemas Principio de control preventivo: sostiene la idea de que la mayor parte de la responsabilidad de las desviaciones negativas respecto a los estándares puede determinarse aplicando los elementos esenciales de la administración

SUPUESTOS DEL CONTROL PREVENTIVO Que los administradores mejores preparados cometen un mínimo de errores Que los fundamentos de la teoría administrativa pueden emplearse para medir el desempeño Que puede evaluarse la aplicación de los fundamentos de administración

VENTAJAS DEL CONTROL PREVENTIVO Se logra una mayor precisión en la asignación de la responsabilidad de las personas Apresura las acciones correctivas y las hace más eficaces Su potencial para aligerar la carga que en la actualidad provocan los controles directivos El beneficio psicológico de control preventivo es asombroso

LA FUNCIÓN CONTROL APLICADA A LOS NIVELES DE DECISIÓN El sistema de control debe estar formado por tres subsistemas que se corresponden con los de decisión, que son los siguientes: Control estratégico: mide la coherencia de objetivos y políticas con el contexto, la coherencia de planes y programas con objetivos y políticas Control gerencial: examina la correspondencia de las decisiones con los planes, programas y la necesidad de reprogramar estos Control operativo: definirá la consistencia de las acciones en relación con las ordenes y la variación de los resultados con lo previsto

TIPOS DE CONTROL Precontrol : se realiza antes de que el trabajo sea ejecutad Control recurrente: se realiza a medida que el trabajo está siendo ejecutado Control retroalimentario: Se centra en el desempeño organizacional pasado

NIVELES DE DECISIÓN a) Directivo: Objetivos y políticas. b) Gerencia: Planes-Programas-Presupuestos c) Operativo: Órdenes-Instrucciones-Acciones

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONTROL 1. Deben ser oportunos 2. Seguir una estructura orgánica 3. Ubicación estratégica 4. Un control debe ser económico 5. Revelar tendencias y situaciones 6. Hacer resaltar la excepción

EL PROCESO DE CONTROL Independientemente de la función que se controle o de la técnica empleada para controlarla, el diseño del sistema obedece a una estructura interna del mismo, cuya dinámica es cíclica y que incluye un elemento determinante en su actuación. El control es un proceso formado por varias etapas definidas, sin importar la función o actividad.

Establecer normas----Medir el desempeño----Comparar lo realizado con las normas----Tomar medidas correctivas

EL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES El control es vital para el funcionamiento de las organizaciones como un sistema, de acuerdo con el principio de retroalimentación. La organización para ser tal, siempre debe procurar dos cosas: a) Cuidar que sus planes y objetivos se cumplan. b) Distribuir económicamente la utilización de sus recursos organizacionales.

Economía Control de precios, control de costos Informática Controles automatizados / información de alto grado que produce modernos controles de gestión y controles integrados

Sentido de control: Gelinier O. diferencio dos sentidos o conceptos en el control. Sentido latino Sentido anglosajón

IMPORTANCIA DEL CONTROL El control es indispensable en todas las organizaciones para lograr planes y objetivos.

COSTOS Costos de organización a los cuales se incurre para corregir el desempeño Puede ser un eficiente disuador del despilfarro.

INCERTIDUMBRE Puede ser resultado del periodo asignado al diseño de la ejecución de la misión, la complejidad de las actividades, o la estabilidad del ambiente.

PLANEACIÓN Y CONTROL Se encuentran estrechamente ligados porque la dirección debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de desviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo la actuación con los planes.

LA EVALUACIÓN DEL ELEMENTO CONTROL Establecer controles involucra un marco de incertidumbre en cuanto a los resultados finales la administración ha llegado a la conclusión que conviene efectuar revisiones periódicas de los diversos controles. Por lo tanto, se deben resolver algunas interrogantes: ¿El o los controles operan como se esperaban? ¿La inversión en los controles se compensaba con los resultados alcanzados? ¿Será necesario efectuar una revisión del sistema de control? ¿Qué medidas hay que tomar para estudiar controles?

EVALUACIÓN Es un proceso que consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado dándole un valor. Control-Evaluación Aplicación de la evaluación

TÉCNICAS DE CONTROL Los procesos administrativos estan relacionados con el control. Luthans, dice que existen varias técnicas para controlar los recursos humanos, financieros y materiales. Planeas: Objetivos, políticas, procedimientos, métodos etc. Pronostico: Fuerzan y apoyan a la dirección superior a planear y controlar. Empleada comúnmente con los insumos o en la prealimentación.

RECURSOS MATERIALES Las técnicas por utilizar son sobre: • Inventarios: sistema de cantidad de orden económico y de ordenes periódicas. • Calidad: Emplean graficas. • Programación: Graficas de Gantt y los modelos de redes.

RECURSOS FINANCIEROS Presupuesto: no solo es aplicable a los recursos financieros, sino también a los personales y a los materiales. Y los presupuestos constan de 3 pasos básicos: • Expresar en unidades monetarias los resultados de planes anticipados para un periodo futuro. • Coordinar estas estimaciones de dinero en un programa bien equilibrado. • Comparar el desempeño real con el programa equilibrado.

RECURSOS HUMANOS Medición del trabajo: se usa para establecer normas con respecto al rendimiento del personal. Se compara el desempeño con las normas y se determina si el empleado las esta cumpliendo.

TÉCNICAS DE CONTROL NO PRESUPUESTA Son necesarios para mantener un efectivo y completo sistema de control.

6. Análisis de redes: • PERT (Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas): Hace hincapié en el tiempo requerido para ejecutar una actividad. Su función es proporcionar un medio de obtener un estimado de la probabilidad del tiempo esperado y para completar actividades. • CPM (Método de Camino Crítico): Se usa en proyectos de construcción y mantenimientos complejos, en los que el costo es un factor significativo.

5. Análisis del punto de equilibrio: Permite pronosticar y planear la obtención de utilidades. Proporciona información para el control de los costos.

4. Análisis de índices o coeficientes indicadores. Es una forma de expresión de la relación proporcional entre dos medios. Pueden ser expresados como: a) Una proporción (1:2) b) Una fracción (1/2) c) Un porcentaje (%) Sisk y Sverdlik clasifican los índices en: a) Índices financieros: Contribuyen a un mayor y mejor entendimiento de las finanzas de la empresa.

3. Programas de auditoría externa: a) Auditoría externa: realizado por una firma de contadores públicos. Su propósito es determinar si los registros de las transacciones financieras de la empresa presentan un estado cierto y real. b) Auditoría interna: un grupo especializado de la asesoría técnica de la propia empresa la lleva a acabo. Su propósito es proporcionar un medio de control interno y busca determinar la efectividad de otros controles. c) Auditoría administrativa: Debe ser efectuada por una firma de licenciados en administración. Es un enfoque sistemático para la evaluación del total de la actuación administrativa.

2. Los informes. Suministrar información que sirva de base a una acción correctiva.

1. Observación personal. Medio para asegurar información aplicable a todas las áreas clave de resultado. Es empleado por la gerencia.