por Luz Suesca 7 anos atrás
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Es el procedimimiento por el cúal se asignan un numero consecutivo a las comunicaciones asignadas o recibidas dejando constancia de fecha u hora de recibido con el propósito de oficializar su tramite.
vigencia a partir de 30 de octubre de 2001
En toda unidad de correspondencia sera informado el horario de atención al publico de forma visible y fácil acceso a los ciudadanos.
El propósito de reflejar una buena imagen corporativa, las empresas establecerán en sus manuales de procedimientos la manera de elabora procedimientos la forma de elaborar oficios, cartas,memorandos y otros teniendo en cuenta las normas de ICONTEC,existentes para el efecto.
Las empresas que dispongan de internet y servicio de correo electrónico asignaran responsabilidades de acuerdo a la cantidad de cuentas habilitadas, las unidades de correspondencia tendran control de los mismos garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Las comunicaciones recibidas por este medio se tramitan de acuerdo a la información de las TRD para radicar en correspondencia.
Oficina de correspondencia dicta lineamientos para control y administración.
Cuando el fax usa papel quimico el documento se deba reproducir en papel que garantize su conservación.
Original y máximo dos copias, original ,destinatario primera copia y anexos serie de la oficina productora (conservación según la TRD) y segunda copia consecutivo de correspondencia.
Cuando una comunicación no este firmada del responsable de su contenido, se considerara anónima y deberá ser remitida sin radicar.
Son aquellas comunicaciones recibidas o producidas por una entidad del estado en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en dicha entidad.
Comprende las estrategias y técnicas especificas relativas a la protección de los materiales y garantizar su conservación en el tiempo en el soporte papel.
Deberán ingresar a través del grupo de archivo o del área de correspondencia de cada regional,centro facilitador de servicios de emigración y puesto de control emigratorio o de la oficina de atención al cuidadano.
Un buen manejo de la información se puede transformar en piezas clave dentro de las organizaciones para una correcta transmisión de los objetivos y valores a su recurso humano.
Las circulas externas deben estar numeradas ordenadamente de acuerdo con el proceso de enumeración y custodia que indica el sistema integrado de sistema.
Velara por la transparencia de la actuación administrativa razón por la cual no se podrá reservar números de radicación, ni habra números repetidos, tachada la numeración sera asignada en total orden.
En toda entidad debe estipular en el manual de procedimiento los deberes de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.
Gestiona de forma centralizada y normalizada los servicios de recepción radicación y distribución de sus comunicaciones de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.
Esta deberá tener sitios de correspondencia en cada sede y si hay varias en la cuidad la entidad determinará conforme a sus necesidades.
Es el que guarda por medio electrónicos documentos utilizados en los archivos administrativos
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Es un listado codificado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos.
SERIE DOCUMENTAL
Es un conjunto de documentos que tienen un mismo origen es decir corresponde a un mismo uso administrativo o sujetos al mismo tramite.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES.
Es un procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas.
RADICACIÓN DE DOCUMENTOSOFICIALES.
Es el procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas dejando constancia de la fecha y hora recibido.
DOCUMENTO PUBLICO
Es otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo
DOCUMENTO ORIGINAL
Es donde se consigna por primera vez y de forma definitiva.
Documento original
Es un documento digital cuyo soporte es algún tipo de dispositivo electrónico y el contenido esta codificado en algún tipo de código digital
DOCUMENTO ELECTRONICO
Es un registro recibido y almacenada por medios electrónicos
CORRESPONDENCIA
Es la encargada de ejercer procedimientos
Es la escargada de normalizar los servicios de recepción y radicación para que estas contribuyan al programa integrándose a los procesos de los archivos de gestión centrales e historicos.
