Manual de Uso del Procedimiento de OFICIO FONDETEC
PROCEDIMIENTO DE OFICIO FONDETEC
DECRETO 1080 DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 43. Protocolos notariales.
ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.
ARTÍCULO 41. Prohibiciones
ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos.
ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados.
ARTÍCULO 38. Registro de archivos.
ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados.
ARTÍCULO 36. Archivo privado.
Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas
Reglamentado por el art. 1,
Decreto Nacional 029 de 2015. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
ARTÍCULO 17. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas.
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos
ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
ARTÍCULO 19. Soporte documental
Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes,
a) Organización archivística de los documentos;
ARTÍCULO16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
La documentación de
la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad
PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos.
La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
ARTÍCULO 12. Responsabilidad.
La administración pública será responsable de la gestión de
documentos y de la administración de sus archivos
T I T U L O X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación.
El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
ARTÍCULO 44. Donaciones
ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
NACIÓN
ARTÍCULO 50. Estímulos
El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de
estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes
primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.
El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.
El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes.
Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 46. Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias.
Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga
en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias
ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control.
La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Topic flotante
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 31. Documentos históricos.
En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos.
c) Exposiciones culturales.
b) Procesos técnicos;
a) Motivos legales;
ARTÍCULO 30. Documentos administrativos
Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Procederá dicha autorización en los siguientes términos
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción.
El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación,
y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán ecomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren
realizadas por servidores públicos
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos
ARTÍCULO 34. Normalización.
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución
Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones
ARTÍCULO 33. Organo competente
El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá
control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
ARTÍCULO 32. Visitas de inspección.
El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de
parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias.
Para seleccionar una dependencia, selecciónela y, a continuación, presione el botón “Seleccionar"
En ese momento, la Dependencia seleccionada se mostrará disponible en la pantalla de inicio
T I T U L O V GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental.
Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo Contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos
ARTÍCULO 26. Inventario documental
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
c) Archivo histórico.
b) Archivo central.
a) Archivo de gestión.
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos
Comprende procesos: producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos
T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación.
Documentos históricos
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985 Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985
“La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter
histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión
adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar
los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la
intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Compuesta por: 13 títulos 52 artículos
a) Archivos de entidades del orden nacional;
Circulares
Memorandos
Actas del CED
Base de datos BIZAGI
Bases de datos Excel
Formatos SIDETEC
Procedimiento SIDETEC
GUIA TÉCNICA COLOMBIANA GTC-185
PRODUCTOS DE INFORMACIÓN
-PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MDN -Manual registro de comunicaciones oficiales -Hoja Excel radicación documentación organizacional -Libros para asignar numeración oficios, actas,memorandos, apoyo forense. -Planilla entrega de documentos radicados -Fondetec -Planilla de entrega de documentos motorizado 472 -Planilla entrega de documentos a funcionarios 472
LEY 594 DE 2000 "Ley General de Archivos"
T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7º. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
ARTÍCULO 10.
Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en
los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
d) Archivos de los Organos de Control;
c) Archivos de la Rama Judicial;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
El software actualmente no cuenta con el Cuadro de Clasificación Documental
ARTÍCULO 8º.
Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
f) Archivos de entidades del orden local;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano; -ciudades
c) Archivos de entidades del orden distrital;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
a) Archivo General de la Nación;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
b) Archivo General del Departamento;
T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización
y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de
información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
ARTÍCULO 6º. De los planes y programas.
Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y
desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.
El Estado está obligado a la
creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
T I T U L O I
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Documento original.
Patrimonio documental.
Soporte documental.
Función archivística.
Archivo total.
Archivo privado de interés público.
Archivo público.
Archivo.
ARTÍCULO 3º. Definiciones.
k) Interpretación.
Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la
materia celebre el Estado colombiano.
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos
Responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
i) Función de los archivos.
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
h) Modernización
El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización
de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración
de documentos y archivos
g) Racionalidad
Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal
e) Dirección y coordinación de la función archivística
Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.
d) Responsabilidad.
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos.
c) Institucionalidad e instrumentalidad.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones
b) Importancia de los archivos.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes
a) Fines de los archivos.
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, y sirva como fuente al ciudadano.
ARTÍCULO 4º. Principios generales.
Compuesta por: 13 títulos 52 artículos
