行政工作项目明细图

Mai multe ca aceasta

OTC工作交流

după maoli zhu

领导

după Vicky Chiu

采购管理

după Anthony Yuan

江湾馆的工作

după Zhu Li

行政工作项目明细图

行政经理工作要素

适时变化

合理评估下属工作很重要

不断提升下属能力

提倡团结协作

勤检查，奖罚及时

规范化：制度和流程的完善，工作标准的建立

IT管理员工作规范

IT管理员容易忽略的工作要点：1、机房管理规划好机房内的电源、电缆、机柜、设备、储物柜、办公桌、抽屉的布局和摆放规则，力求布线合理（安全、整洁、易于排查故障）、物品分类摆放。每周打扫机房卫生。物品摆放整齐，地面、桌面无杂物，柜子、抽屉内整洁。2、UPS机房内的设备必须配备UPS。按照UPS的保养规则定期充、放电。3、台帐管理所有采购和领用有台帐。所有维护有台帐。台帐分类合理。（采购台帐、领用台帐、维护台帐、卫生台帐等）设计设备编号，所有设备有唯一编号。随时可以根据台帐找到任何设备。

技能要求

管理技能 * IT管理制度的制订和执行； * IT知识的培训； * 承担行政部其它工作的能力。

进阶 * 建网站； * 信息系统的开发； * 编程应用； * 采购技能：选型、选择供应商、议价； * 新技术的应用。

公司特殊应用 * 熟练掌握xoops系统的架设、配置； * 熟练掌握erp系统及相关的业务、管理流程； * 对公司各网站的维护和扩展； * 资产管理。

网络应用 * 能熟练应用软、硬件设备组网； * 能使用Widows和Linux架设打印服务器、Web服务器、Ftp服务器、代理服务器、DHCP服务器、NAT服务器、数据库服务器； * 能维护网络服务器的正常运行； * 掌握php、asp，能编辑网页。

网络设施 * 熟悉HUB、交换机、路由器、防火墙等设备的连接、安装、配置； * 熟悉主要的设备厂商，熟悉市场行情； * 能诊断和修复各类网络故障； * 能熟练制作网络连接线； * 熟练掌握网络设施的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率。

Windows和Linux系统 * 能熟练安装 Windows、Linux操作系统； * 能诊断和修复 Windows、Linux的各类软故障，能保障操作系统的正常运行； * 熟练掌握Windows和Linux下的系统操作，可以实现操作系统各项功能； * 能熟练地在操作系统上安装和卸载各类软件； * 熟练掌握单机系统防病毒机制，对各类杀毒软件熟悉。

台式机、笔记本与服务器 * 熟悉计算机的基本组成，熟悉各部件的功能； * 能够用散件组织台式机和服务器，能熟练拆机和装机； * 能够熟练拆装笔记本硬盘、电源等部件； * 能够诊断台式机、笔记本、服务器的硬件故障，能够修复非损坏性故障； * 熟悉主要的整机厂商和零配件厂商，熟悉市场行情； * 熟练掌握计算机的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率。

电话机、传真机、打印机、复印机 * 熟悉电话机、传真机、打印机、复印机的基本原理； * 熟练拆装电话机、传真机、打印机、复印机； * 熟练掌握公司使用的电话机、传真机、打印机、复印机的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率； * 能够诊断电话机、传真机、打印机、复印机的故障，对基本故障可以修复。

岗位说明的解释1、管理的设施包括：复印机、传真机、电话机、办公微机（含笔记本电脑）、显示器、键盘鼠标等配件、交换机、路由器、防火墙、工具、耗材；2、负责的业务：所有上述设备的采购、出入库、维护保养、报废，信息系统的建设、维护、管理，公司网站维护。3、IT管理员最需要的能力是学习能力。

前台工作要点

前台岗位工作的要点可以概括成两个字，就是“记录”。做不好记录，就无法做好前台工作。1、工作成果有记录：接待、收发邮件、重要电话有记录。2、公司领导交办事宜有记录：交办人、完成要求、过程跟踪、即使汇报、事后总结。3、小车里程、车况、油耗、司机工作时间有记录。4、保洁员的工作成果有记录：那些地方是卫生死角，容易疏忽，搞卫生的最优流程，地面清洗。5、管理的物品有记录：出入库记录、使用效果记录。6、重要客人的资料。7、各种服务、物资供应商的采购记录，能支持对供应商的评估和选择。8、员工们（包括各级领导）对前台工作的反馈。每一位前台的记录方法可以有区别，但是检查前台的工作，只要检查前台的各种记录就可以基本看出工作成效，每一位前台熟悉自己工作后，改进的重点也是在记录上。而且这种记录的思路是通用的，可以说，做好前台的记录工作，可以在很多岗位胜任。

行政管理人员必备知识技能及工作要点

工作要点：1、管理规范化-有法可依；2、管理依据透明化--各项制度要让被管理者了解；3、管理依据不可一成不变，当适时调整；4、及时反馈被管理者意见；5、做好各自台帐；6、勤记录；7、行政工作分工不分家，各岗位人员应通力协作。

必备技能：熟练操作Office软件，熟练运用互联网

必备知识：熟记《员工手册》及各项行政管理制度和流程

制度及协调管理

参谋职能：公司领导交办事情的调查研究、组织协调等工作。

提案管理：公司创意提案、合理化建议管理工作。

行政监督：制度执行过程的监督、检查、协调；会议决议执行情况的检查落实；经营方针目标、工作计划执行过程的指导、检查、监督、协调。

制度建设：组织建立健全公司管理制度、工作流程

企业文化建设

文化设施建设：图书馆管理；文体活动管理；民间文体组织的管理。

管理依据：缺，《图书管理规定》

沟通：搭建领导与部门、基层员工间沟通的桥梁，准确传达领导意图，及时反映基层意见。

管理依据：缺。

宣传：企业愿景、企业文化的宣传；政策、制度的宣传；内部刊物的编辑出版。

管理依据：《员工手册》、公司使命、愿景、价值观、战略

对外关系管理

公共关系：对外宣传；宾客来访的接待；电话转接：邮件收发；礼品管理；公共关系协调；与相关业务单位的联络沟通、交涉、传达等工作。

管理依据：《接待费用管理规定》、xr012招待申请流程、xr013招待流程、xr024访客接待流程

负责人：宾客来访接待及礼品管理由前台负责；其余行政经理负责。

科技、业务交流活动管理：协会、学会入会审批；会议报名，会务费用审批。

法律事务：法律、法规宣传教育工作，公司法律咨询服务；负责公司各类合同的法律性审查；公司级或重大诉讼案件办理；公司的商标注册及管理。

管理依据：缺，与法律顾问的协议

总务后勤管理

福利管理：福利物品计划、审批、采购、发放；福利项目计划、实施。

管理依据：缺

员工标配物品管理：考勤卡、出入证、饭卡、手机卡等标准配置物品的管理。

管理依据：《通讯管理制度》、《员工手册》、员工入职离职的管理规定

安全保卫环保：公司安全、保卫、环保、职业卫生、劳动保护管理。

管理依据：缺，目前可用《值班管理制度》

财产管理：建立健全公司财产处理（废旧物资、积压物资、财产损失等）管理制度，并组织实施；组织对公司财产的集中管理与处理；公司财产处理的监督、检查。

管理依据：《非经营（生产）性商品管理办法》

考勤管理：考勤登记，员工出入管理。

管理依据：《员工手册》

物业管理：员工宿舍管理，日常照明、空调、电器管理，水电费、租金结算。

管理依据：《集体宿舍管理办法》、xr021物业管理费用报销流程

车辆管理：公司办公用车的购置、调度、行车记录、油耗统计、维修、保养、违规与事故的处理、赔偿处理等管理，以及证件办理、年审、保险等有关规费办理工作，司机管理。

管理依据：xr014车辆调度流程、xr022车辆维修流程、车辆维修合同

出差管理：火车、轮船、飞机票预订，酒店预订。

管理依据：《出差管理制度》

财务管理：报销单据的收集、汇总、审核、送达；驻外办事处固定费用统计。

管理依据：《日常费用报销制度》、xr020司机报销流程、xr021物业费用报销流程

行政文秘工作

档案管理工作：公司文书档案、技术档案、声像档案、实物档案、科技文件档案、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料、设备档案及其他档案管理；健全档案管理制度和保密制度；收集、整理、积累、汇编公司有关历史资料；公司各种荣誉奖项记录和奖品保管等。

管理依据：《档案管理制度》、《档案分类编号细则》、xr006档案收集流程、xr007档案调用流程、xr008档案销毁流程

文件管理：上级主管机关来文及所有公司函件收发、报批转等管理工作；公司对内对外发放文稿（新闻和宣传类除外）审核、打印、邮寄等工作；拟定公司年、季度行政工作计划和工作总结；组织撰写、处理各类公文、汇报材料；文稿复印审核和复印工作。

管理依据：xr009发文流程

负责人：行政经理

会务管理：公司级会议的准备、组织、服务、记录及会议纪要的整理、会签、发放。

管理依据：xr011会务流程

印鉴及证明管理：公司印鉴、印章管理；专用印鉴制作审核、建帐管理工作；公司介绍信等公司对外证明开具工作。

管理依据：xr010用印流程

办公室管理

IT管理：IT设施的采购、维护、管理。

管理依据：《IT管理制度》、《xr015IT管理流程》《IT管理员工作规范》

负责人：IT管理员。

办公用品管理：办公用品的申购、领用。

管理依据：《办公用品管理办法》xr016办公用品申购流程

负责人：前台

办公设施管理：传真机、复印机、打印机等设备以及办公桌椅等器具的采购、建档、调配、维修维护。

管理依据：《非经营（生产）性商品采购管理办法》

权限：提出办公设施采购、调配的申请，督促IT管理员进行设备维护。

管理要求：保障办公设施的正常运行，降低故障率和维护成本。按照资产管理的办法管理办公设施。

办公环境管理：公司办公区分配和调整；办公环境的布置、清洁。

权限：提出办公区域分配方案。签订卫生服务、绿植租摆合同。

管理要求：合理分配资源，环境整洁有序。

负责人：行政主管

岗位隶属关系：行政经理直接上级为人力行政人力，行政主管、前台、IT管理员、行政文员、小车司机的直接上级均为行政经理，保洁员由前台管理，小车由前台调度，行政经理可以委派行政主管承担部分内部管理工作。行政主管、前台、IT管理员、行政文员、保洁员独立负责所承担的职责，向各自的上级汇报。直接上级对下属进行任务委派、工作指导、工作检查、工作评估。小车司机的任务委派、工作指导、工作检查、工作评估由前台负责。

岗位设置：行政经理一名，行政主管一名，前台一名，IT管理员一名，行政文员一名，保洁员一名，小车司机若干（其中一名小车班长）。目前行政文员的职责由个人分担。各岗位职责的工作说明请见岗位说明书。