¿ QUE ES UN COMITE DE ARCHIVO?

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¿ QUE ES UN COMITE DE ARCHIVO?

Funciones

Es la de asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad. ESTAR en contacto permanente con el Consejo Departamental de Archivos para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia. CONTROLAR el proceso de producción documental desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados para el registro de la información. HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas y procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos. ASIGNAR, de acuerdo con el jefe de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera. FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base la disposiciones legales y la TRD con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones. REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos. REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos. APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura organizacional y documental. DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos. AUMENTAR índice de recuperación de la información. GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor permanente. CONQUISTAR espacio físico y reducir el peso. APROVECHAR mejor el talento humano y los recursos materiales. ASESORAR a las dependencias par el cumplimiento de las normas establecidas. DETERMINAR la vigencia de los archivos.

¿Por que es importante ?

Integrantes

Reglamento

El Comité requiere de una reglamentación propia, con funciones claras y bien determinadas, que le confieran autoridad suficiente para operar con eficiencia. En dicho reglamento se determina, por ejemplo, el quórum para deliberar válidamente, la oportunidad de levantar una acta en cada reunión, la periodicidad de las reuniones y, por supuesto, los integrantes del mismo. Este se estipula en el acto administrativo que legalizará la creación y conformación del Comité de Archivo.

El Comité como ente coordinador de los sistemas y procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la institución, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios en sus distintos aspectos. Unos serán integrantes permanente y otros asistirán como participantes invitados, cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área de gestión.

El Comité ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa. El control y normalización que establece el Comité en sus diversas etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.

Objetivo

Debe ser la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo de conservación de archivos y otros; es decir, de todo el proceso documental. Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción, publicación y uso de Manuales de Procedimientos.

El comité de Archivo es un órgano de la entidad de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización ,manejo y control de los documentos.

Cada entidad establecerá un comité de Archivo ,legalizado mediante un acto administrativo correspondiente ,como un grupo asesor de la alta dirección ,responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los Archivos.

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo del la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado. El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado. El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado. El Jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y El Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionario o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesario en la sesiones correspondientes (jefe de la unidad de Control Interno, técnicos, historiadores, usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

Lo anterior tomado del REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO, texto aprobado por la Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, mediante Acuerdo No. 7 del 29 de junio de 1994.

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