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Saldo
Créditos
Débitos
Detalle de la transacción
Fecha de la transacción
Nombre del libro auxiliar.
Entre los libros auxiliares se encuentran
ingresos ordinarios
inventarios
IVA
caja,
libro auxiliar de bancos
Generando el saldo en una fecha determinada.
Afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas
Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa
2.1.9.2/2.1.9.2.1/2.1.9.2.2/ 2.1.9.2.3
Circular 002 de 2016 de la Super Intendencia de Industria y Comercio
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.
Nombre de la sociedad y número de -matrícula.
Fecha de solicitud.
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
Ley 1755 de 2001 (Secretaría del Senado, 2020. Art. 47):
PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado
En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación, El cual no podrá ser mayor a 20 días hábiles
su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
su unidad privada
nombre y calidad de los asistentes
orden del día
la forma de la convocatoria,
deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria
siempre debe estar firmado por secretario y presidente.
En el se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal,
Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones
Se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas,
Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.
Nombre y firma del representante legal de la empresa.
Dirección de la página web.
Indicar el tipo de inscripción.
Registro razón social y NIT.
Registro fecha de la solicitud.
Artículo 431
Artículo189.
Restar y sumar acorde al caso y naturaleza de las cuentas para obtener el nuevo saldo de inicio para el nuevo periodo.
Movimientos del periodo en las columnas debe y haber, que reciben los débitos y créditos de las transacciones.
Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos.
Codifica nombre de la cuenta contable utilizada.
Registra número de folio mayor, acorde al consecutivo, donde se realiza el resumen de la transacción económica.
Se deben codificar a cuatro (4) dígitos, contiene la información de los libros auxiliares.
El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos
Permite la elaboración de estado de situación financiera.
Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.
Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo
El libro diario de contabilidad presenta registros contables clasificados en asientos:
Cierre
al finalizar un periodo contable, se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable.
De ajustes
registra las depreciaciones y amortizaciones.
Normales
egistra operaciones diarias de la organización.
Sumas iguales.
Columna para créditos.
Columna para los débitos.
Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.
Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.
Contiene fecha de elaboración.
Registra el día a día las operaciones comerciales, registrando devengos contables.
Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar
Borrar o tachar en todo o en parte los asientos
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará:
Asi como los documentos que lo justifiquen
Las cuentas afectadas con el asiento
Cuantía de la operación
Descripción
Origen
El número
se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante
De las operaciones mercantiles
Los dispuestos por la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios
Libros de comercio para los efectos legales
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.
Debe expresar claramente
La siguiente leyenda que se deberá incluir en caracteres destacados: "Las obligaciones de la sociedad fiduciaria relacionadas con la gestión del portafolio, son de medio y no de resultado. Los dineros entregados por los suscriptores al fondo no son depósitos, ni generan para la sociedad administradora las obligaciones propias de una institución de depósito y no están amparados por el seguro de depósito del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras FOGAFÍN, ni por ninguno otro de dicha naturaleza. La inversión en el fondo está sujeta a los riesgos de inversión, derivados de la evolución de los precios de mercado de los títulos que componen el portafolio del respectivo fondo".
El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza el aporte;
El nombre e identificación del suscriptor
El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad fiduciaria, o si fuere del caso, el del establecimiento de crédito con el cual haya suscrito contrato de uso de red, que están facultados para entregar el título y la fecha de esta
La indicación clara y destacada que se trata de un derecho de participación en el fondo común especial.
Fecha de vencimiento del título.
El nombre de la sociedad fiduciaria y el nombre o identificación del fondo que administra.
Art. 1.1.1.10.- Adicionado Res. 470 del 16 de junio de 2005 (Legis, 2020. Art. 1)
Las condiciones financieras y las garantías de los valores emitidos por las entidades públicas deberán sujetarse a lo dispuesto en las Resoluciones Externas No. 1 y No. 11 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República
Copia de la justificación técnica, económica y social de la emisión, su plan de financiación por fuentes de recursos y el cronograma de gastos anuales en moneda local y extranjera.
Copia de la Resolución y otros actos administrativos
deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.
El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar, de manera expresa, el contenido de la factura por escrito.
además de los requisitos que establece el Artículo 621
La forma de vencimiento.
La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero
Los cheques deberán presentarse para su pago:
Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina
Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina
Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta
Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición
El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco
De no mencionarse la fecha y lugar de creación, se tendrán con tales los de la entrega
Se debe mencionar el lugar de cumplimiento, de no hacerlo Lo será el domicilio del creador, por le contrario si fueran varios el tenedor podrá elegir el lugar.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
La firma de quién lo crea.
La mención del derecho que en el título se incorpora
Transportador.
Número de pedido.
Firmas
Observaciones
Cantidad.
Descripción del producto.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Nombre del asesor.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Tiempo de validez de la cotización.
Forma de pago.
Fecha de entrega.
Referencias del producto.
Descripción del producto o servicio.
Precio del producto o servicio.
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Valor de la transacción económica.
Descripción de la transacción.
Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante, datos del contacto, dirección y correo electrónico.
Registrar: fecha, año, mes y día.
Comprobantes débito y crédito
omprobantes de nómina:
Comprobantes de egreso
Comprobantes de ingreso:
Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.
Registro contable.
Cuantía.
Detalle.
Fecha.
Las firmas responsables.
La imputación contable.
La fecha de elaboración.
Presenta el detalle.
Utilizado solo por el área de contabilidad.
Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables
Contenido
Firmas autorizadas.
Descripción o detalle.
Corrige datos, valores iniciales de las facturas.
Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
Devueltos al cliente por inconformidades.
Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros
utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías
Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas
Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones.
Firmas de personal responsable.
Valor.
Concepto.
Debe contener nombre e identificación.
Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa
Se deben registrar contablemente, debitando los gastos autorizados y acreditando la cuenta caja.
Consecutivo.
Soporte de pago anexo.
Valor y concepto.
Pagado al beneficiario.
Registrar ciudad y fecha..
Documento que soporta pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.
El documento contiene
Nombre de quien consigna y un número telefónico.
Valor a consignar en números o letras.
Número de la cuenta bancaria.
Ciudad y fecha.
sello y firma de la persona autorizada
Debe tener el registro emitido por la maquina registradora
La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.
Soporte que expide la entidad bancaria por las consignaciones realizadas en efectivo o cheque
características/ comprobantes
Cargos y abonos.
Saldo final.
Avances.
Intereses.
Saldos iniciales.
documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.
registros:
gravámenes financieros . ( 4*1000)
notas bancarias
transferencias
pagos de cheques
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.
Diligenciamiento
Autorizaciones y firmas.
Titular de la cuenta.
Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta.
Ciudad y teléfono.
Dirección.
Nombre o razón social.
Características
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.
Fecha, que se genera automáticamente.
Valor a transferir.
Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.
Cuando se realizan compras y ventas gravadas es deber de las empresas descontar valores cuantificables de acuerdo con la base gravable y las tarifas aplicadas a los productos o servicios. De acuerdo con las fechas establecidas en calendario tributario.
Es un ejercicio de construcción colectiva en donde se deben reportar los ingresos y gastos que tienen las personas y empresas ante el Departamento de impuestos y aduanas nacionales DIAN
Impuesto de Industria y Comercio.
Impuesto de Renta y Complementario.
Retención en la Fuente.
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos.
como son:
incapacidades
sueldos
comisiones
En este se registran las diferentes novedades en cuanto a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación.
Es un documento que brinda informacion a empleados y entidades que vigilan el pago a la seguridad social.
soporte contable que respalda o soporta el pago a los empleados o colaboradores de una empresa por concepto de sueldos.
Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
Columna de horas extra y comisiones.
En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
Si es cuenta de ahorro, esta se descuenta automáticamente, el cliente es notificado por medio de correo electrónico
fecha y plazos de pagos/ cuotas para TC
Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial.
Se debe guarda copia de la transacción y anexar a la venta
El banco o entidad financiera cobra una comisión por le uso de este
Medio seguro para no manejar efectivo, a través de la utilización de Datafono y bajo la figura de tarjetahabiente
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El número de cheque y el banco de origen del título valor.
El concepto por el cual se recibe el efectivo.
El valor en números y letras recibidos.
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
Dirección y datos generales de la empresa.
Número consecutivo.
Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
a este se le deben anexar los documentos que ratifican el recibo de los ingresos
consignaciones bancarias, entre otras
copia comprobante de egreso
tirilla de registradora
respaldo o soporta los ingresos en efectivo, cheques y otros medio de recaudo.
características
Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.
Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.
El registro contable, el número de cheque.
El valor en números y letras.
Fecha
Número del comprobante, ciudad origen
Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada.
permite legalizar contablemente un pago o desembolso de una cantidad de dinero, mediante cheque u otro medio bancario,
Código Único de Factura Electrónica: corresponde a un valor alfanumérico, obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.
El Código Único de Factura Electrónica deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica.
Catálogo de Participantes de Factura Electrónica: es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente
Proveedor tecnológico: es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación
Adquirente: persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente
Obligado a facturar electrónicamente: PN o PJ comprendida en el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa)
La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.
