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arabera sofia soto 2 years ago

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Documentos contables, comerciales y títulos valores1

En el entorno empresarial y contable, es esencial comprender las deducciones relacionadas con la seguridad social, las cuales son calculadas por las empresas. Existen diversos documentos contables y comerciales que respaldan estas transacciones, como facturas equivalentes, boletas de registradoras, y recibos de matrículas y pensiones de instituciones educativas reconocidas por el gobierno.

Documentos contables, comerciales y títulos valores1

modifican la base para poder calcular las deducciones correspondientes a seguridad social hechas por la empresa

requisitos

Especificaciones de la transacción

antidad, unidad de medida,identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.

Debe llevar un número consecutivo

Debe presentar Número de Identificación Tributaria (NIT).

Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.

Documentos contables, comerciales y títulos valores

Libros contables

Libros que se deben presentar
Libros auxiliares.

Saldo

Créditos

Débitos

Detalle de la transacción

Fecha de la transacción

Nombre del libro auxiliar.

Entre los libros auxiliares se encuentran

ingresos ordinarios

inventarios

IVA

caja,

libro auxiliar de bancos

Generando el saldo en una fecha determinada.

Afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas

Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa

Libro de Registro social.

2.1.9.2/2.1.9.2.1/2.1.9.2.2/ 2.1.9.2.3

Circular 002 de 2016 de la Super Intendencia de Industria y Comercio

Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social.

Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.

Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.

Nombre de la sociedad y número de -matrícula.

Fecha de solicitud.

Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.

Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva

Ley 1755 de 2001 (Secretaría del Senado, 2020. Art. 47):

PARÁGRAFO. Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado

En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación, El cual no podrá ser mayor a 20 días hábiles

su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

su unidad privada

nombre y calidad de los asistentes

orden del día

la forma de la convocatoria,

deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria

siempre debe estar firmado por secretario y presidente.

En el se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal,

Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones

Se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas,

Libro de actas de asambleas.

Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.

Nombre y firma del representante legal de la empresa.

Dirección de la página web.

Indicar el tipo de inscripción.

Registro razón social y NIT.

Registro fecha de la solicitud.

Artículo 431

Artículo189.

Libro mayor y balances.

Restar y sumar acorde al caso y naturaleza de las cuentas para obtener el nuevo saldo de inicio para el nuevo periodo.

Movimientos del periodo en las columnas debe y haber, que reciben los débitos y créditos de las transacciones.

Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos.

Codifica nombre de la cuenta contable utilizada.

Registra número de folio mayor, acorde al consecutivo, donde se realiza el resumen de la transacción económica.

Se deben codificar a cuatro (4) dígitos, contiene la información de los libros auxiliares.

El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos

Permite la elaboración de estado de situación financiera.

Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo

Libro diario.

El libro diario de contabilidad presenta registros contables clasificados en asientos:

Cierre

al finalizar un periodo contable, se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable.

De ajustes

registra las depreciaciones y amortizaciones.

Normales

egistra operaciones diarias de la organización.

Sumas iguales.

Columna para créditos.

Columna para los débitos.

Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.

Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.

Contiene fecha de elaboración.

Registra el día a día las operaciones comerciales, registrando devengos contables.

Sanciones Artículo 654 Estatuto Tributario :
Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.
No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
Llevar doble contabilidad
No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos
No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.
Según el Código de Comercio
Articulo 57, prohibiciones en los libros

Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar

Borrar o tachar en todo o en parte los asientos

Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere

Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de estos

Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren

Articulo 53

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará:

Asi como los documentos que lo justifiquen

Las cuentas afectadas con el asiento

Cuantía de la operación

Descripción

Origen

El número

se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante

De las operaciones mercantiles

Articulo 49

Los dispuestos por la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios

Libros de comercio para los efectos legales

Articulo 48

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.

se registran en las Cámaras de comercio los libros de actas de socios y accionistas. Decreto ley 19 de 2012
Están conformados por libros auxiliares y principales y por comprobantes de contabilidad, base para la elaboración de estados financieros, su diligenciamiento debe efectuarse de forma cronológica, acorde a la normatividad vigente.

Clasificación de títulos valores

Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo.
Si en el título se dejan espacios en blanco, cualquier tenedor legítimo podrá llenarlos,
La firma de quien lo crea.
Títulos al portador:
Son aquellos que no están a favor de determinada persona
Títulos valores a la orden:
Son aquellos que se expiden en favor de una determinada persona, que figura en el título valor y llevan la clausula, A LA ORDEN.
Títulos valores nominativos:
Los títulos nominativos son aquellos en los cuales la norma que rige su creación exige la inscripción del tenedor en un registro que debe llevar el creador del título, según lo preceptuado por el artículo 648 del código de comercio

Títulos valores: Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano

Bonos

Debe expresar claramente

La siguiente leyenda que se deberá incluir en caracteres destacados: "Las obligaciones de la sociedad fiduciaria relacionadas con la gestión del portafolio, son de medio y no de resultado. Los dineros entregados por los suscriptores al fondo no son depósitos, ni generan para la sociedad administradora las obligaciones propias de una institución de depósito y no están amparados por el seguro de depósito del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras FOGAFÍN, ni por ninguno otro de dicha naturaleza. La inversión en el fondo está sujeta a los riesgos de inversión, derivados de la evolución de los precios de mercado de los títulos que componen el portafolio del respectivo fondo".

El valor nominal de la inversión, el número de unidades que dicha inversión representa y el valor de la unidad a la fecha en que se realiza el aporte;

El nombre e identificación del suscriptor

El nombre de la oficina, sucursal o agencia de la sociedad fiduciaria, o si fuere del caso, el del establecimiento de crédito con el cual haya suscrito contrato de uso de red, que están facultados para entregar el título y la fecha de esta

La indicación clara y destacada que se trata de un derecho de participación en el fondo común especial.

Fecha de vencimiento del título.

El nombre de la sociedad fiduciaria y el nombre o identificación del fondo que administra.

Art. 1.1.1.10.- Adicionado Res. 470 del 16 de junio de 2005 (Legis, 2020. Art. 1)

son inversiones de carácter público.

Las condiciones financieras y las garantías de los valores emitidos por las entidades públicas deberán sujetarse a lo dispuesto en las Resoluciones Externas No. 1 y No. 11 de 1993 de la Junta Directiva del Banco de la República

Copia de la justificación técnica, económica y social de la emisión, su plan de financiación por fuentes de recursos y el cronograma de gastos anuales en moneda local y extranjera.

Copia de la Resolución y otros actos administrativos

representan inversiones en emisiones realizadas por el Estado para financiarse
Factura cambiaria

deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.

El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar, de manera expresa, el contenido de la factura por escrito.

Artículo 773.
Artículo 772.
Registra las ventas de mercancías que pueden ser al contado o a plazos.
El pagaré.

además de los requisitos que establece el Artículo 621

La forma de vencimiento.

La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.

El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.

La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero

documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
Es una promesa de pago
El cheque.

Los cheques deberán presentarse para su pago:

Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina

Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina

Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta

Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición

El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco

Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
Letra de cambio.
Requisitos

De no mencionarse la fecha y lugar de creación, se tendrán con tales los de la entrega

Se debe mencionar el lugar de cumplimiento, de no hacerlo Lo será el domicilio del creador, por le contrario si fueran varios el tenedor podrá elegir el lugar.

La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.

La firma de quién lo crea.

La mención del derecho que en el título se incorpora

Con la representación de las figuras como son: girador y librador
Es un documento de carácter crediticio

Documentos no contables: tienen una utilidad previa a la transacción comercial y adicional a ello no representan un registro a la contabilidad, son meramente informativos.

Remisión

Transportador.

Número de pedido.

Documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
Pedido

Firmas

Observaciones

Cantidad.

Descripción del producto.

Precio unitario del producto que se va a comprar.

Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto
Cotización
contenido

Nombre del asesor.

Nombre de la persona que solicita la cotización.

Tiempo de validez de la cotización.

Forma de pago.

Fecha de entrega.

Referencias del producto.

Descripción del producto o servicio.

Precio del producto o servicio.

Membrete: logo, nombre de la empresa.

Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio y tiene como finalidad que el cliente pueda tomar una decisión.

Sistema de gestión documental

Tiene como objetivo mantener organizados los archivos en el sector privado, enfocada básicamente en la organización de
Reglamento interno de archivo
Tablas de valoración documental.
Cuadros de clasificación documental.
Programa de gestión documental.
Tablas de retención documental.

Topic principal

Clasificación de documentos

Comprobante de contabilidad.

Valor de la transacción económica.

Descripción de la transacción.

Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante, datos del contacto, dirección y correo electrónico.

Registrar: fecha, año, mes y día.

Son ejemplos

Comprobantes débito y crédito

omprobantes de nómina:

Comprobantes de egreso

Comprobantes de ingreso:

Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.

Registro contable.

Cuantía.

Detalle.

Fecha.

Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica
Representa la base en la elaboración de estados financieros
Documentos contables: son aquellos que soportan una transacción comercia.
Notas de contabilidad.

Las firmas responsables.

La imputación contable.

La fecha de elaboración.

Presenta el detalle.

Utilizado solo por el área de contabilidad.

Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.

Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.

Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.

Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.

utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables

Notas crédito

Contenido

Firmas autorizadas.

Descripción o detalle.

Corrige datos, valores iniciales de las facturas.

Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.

Devueltos al cliente por inconformidades.

Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros

utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas

Notas débito

Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones.

Firmas de personal responsable.

Valor.

Concepto.

Debe contener nombre e identificación.

Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa

Recibos de caja menor.

Se deben registrar contablemente, debitando los gastos autorizados y acreditando la cuenta caja.

Consecutivo.

Soporte de pago anexo.

Valor y concepto.

Pagado al beneficiario.

Registrar ciudad y fecha..

Documento que soporta pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.

Consignaciones bancarias.

El documento contiene

Nombre de quien consigna y un número telefónico.

Valor a consignar en números o letras.

Número de la cuenta bancaria.

Ciudad y fecha.

sello y firma de la persona autorizada

Debe tener el registro emitido por la maquina registradora

La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.

Soporte que expide la entidad bancaria por las consignaciones realizadas en efectivo o cheque

Extractos bancarios.

características/ comprobantes

Cargos y abonos.

Saldo final.

Avances.

Intereses.

Saldos iniciales.

documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.

registros:

gravámenes financieros . ( 4*1000)

notas bancarias

transferencias

pagos de cheques

Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.

Recibo de transferencia de fondos electrónico z pago interbancario

Diligenciamiento

Autorizaciones y firmas.

Titular de la cuenta.

Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta.

Ciudad y teléfono.

Dirección.

Nombre o razón social.

Características

Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.

Fecha, que se genera automáticamente.

Valor a transferir.

Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.

Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.

forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.

Declaración de impuestos

Cuando se realizan compras y ventas gravadas es deber de las empresas descontar valores cuantificables de acuerdo con la base gravable y las tarifas aplicadas a los productos o servicios. De acuerdo con las fechas establecidas en calendario tributario.

Es un ejercicio de construcción colectiva en donde se deben reportar los ingresos y gastos que tienen las personas y empresas ante el Departamento de impuestos y aduanas nacionales DIAN

Impuesto de Industria y Comercio.

Impuesto de Renta y Complementario.

Retención en la Fuente.

Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos.

Planilla Integrada de liquidación de aportes.

como son:

incapacidades

sueldos

comisiones

En este se registran las diferentes novedades en cuanto a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación.

Es un documento que brinda informacion a empleados y entidades que vigilan el pago a la seguridad social.

Nómina

soporte contable que respalda o soporta el pago a los empleados o colaboradores de una empresa por concepto de sueldos.

Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.

Columna de horas extra y comisiones.

En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.

Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.

Comprobante de venta con tarjetas de crédito.

Si es cuenta de ahorro, esta se descuenta automáticamente, el cliente es notificado por medio de correo electrónico

fecha y plazos de pagos/ cuotas para TC

Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial.

Se debe guarda copia de la transacción y anexar a la venta

El banco o entidad financiera cobra una comisión por le uso de este

Medio seguro para no manejar efectivo, a través de la utilización de Datafono y bajo la figura de tarjetahabiente

Comprobante de ingreso o comprobante de caja.

Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.

El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.

Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa

El número de cheque y el banco de origen del título valor.

El concepto por el cual se recibe el efectivo.

El valor en números y letras recibidos.

Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.

Dirección y datos generales de la empresa.

Número consecutivo.

Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.

a este se le deben anexar los documentos que ratifican el recibo de los ingresos

consignaciones bancarias, entre otras

copia comprobante de egreso

tirilla de registradora

respaldo o soporta los ingresos en efectivo, cheques y otros medio de recaudo.

Comprobante de egreso o comprobante de pago.

características

Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.

Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.

El registro contable, el número de cheque.

El valor en números y letras.

Fecha

Número del comprobante, ciudad origen

Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada.

permite legalizar contablemente un pago o desembolso de una cantidad de dinero, mediante cheque u otro medio bancario,

Factura electrónica.
Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, los cuales tienen lugar a través de sistemas computacionales

Código Único de Factura Electrónica: corresponde a un valor alfanumérico, obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.

El Código Único de Factura Electrónica deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica.

Catálogo de Participantes de Factura Electrónica: es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente

Proveedor tecnológico: es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación

Adquirente: persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente

Obligado a facturar electrónicamente: PN o PJ comprendida en el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa)

La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta

ecibos de pagos de matrículas y pensiones emitidas por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
Boletas de transporte tiquetes.
Boletas de ingreso a espectáculos públicos.
Boletas de máquinas registradoras.

Factura cambiaria de compra y venta.

requerimientos
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura
Valor total de la operación.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
Fecha de su expedición
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
Estar denominada expresamente como factura de venta.