Elementos que intervienen en las operaciones de compra venta de mercancías
Inventarios perpetuos
Operaciones complementarias
Este sistema también contiene otras operaciones como las devoluciones sobre compras (por ejemplo, de mercancías a proveedores, ya sea por estar en mal estado o haberse recibido equivocadas o en exceso). El registro contable se efectúa con una salida o abono al almacén y como contra cuenta se emplea la cuenta de proveedores, documentos por pagar o bancos, si se pagó en efectivo.
Las rebajas sobre compra son descuentos a las mercancías adquiridas y se registran disminuyendo la cuenta del almacén con un abono.
Las devoluciones sobre ventas son anulaciones parciales o totales de una venta. Se registran con el movimiento contrario a la venta. Los registros contables son: cargo a ventas con abono a clientes y cargo al almacén contra abono a costo de ventas.
En cuanto a las rebajas sobre ventas, no hay movimiento de mercancías, sólo del precio de venta. El registro de esta operación se realiza con un cargo a ventas y un abono a clientes.
Ventas
Se cargan mediante un abono a precio de venta, es decir, incluyendo la utilidad. Además, se emplea como contracuenta la de bancos, clientes o documentos por cobrar de acuerdo con el tipo de venta que haya sido efectuada (de contado, a crédito o si se recibieron documentos firmados para su cobro futuro).
La diferencia entre ventas y costo de ventas es la utilidad obtenida por las ventas efectuadas. Por consiguiente, si las mercancías son vendidas a un precio menor al que costaron, se obtendría una pérdida.
Costo de ventas
Se carga por las salidas o ventas de mercancías a precio de costo, su contracuenta es el abono al almacén por las salidas o ventas.
Almacén
Se carga por las entradas o compras de mercancías y se abona por las salidas o ventas de las mismas. Ambas acciones son a precio de costo, su saldo es deudor y representa el valor de los artículos existentes. Las cuentas complementarias del almacén pueden ser bancos, proveedores o documentos por pagar, si las mercancías se compran de contado, a crédito o si se firman documentos, respectivamente.
El sistema de inventarios perpetuos está integrado por tres cuentas: almacén, ventas y costo de ventas. Su procedimiento opera de la siguiente manera:
*Cuando se compra mercancía, se registra en el almacén a precio de costo con movimiento de cargo.
*Cuando se realiza una venta, se registra, en primer lugar, el importe de la operación en la cuenta de ventas con movimiento de abono; se afecta la cuenta de costo de ventas por medio de un cargo y se da salida de las mercancías al almacén mediante un abono.
Se cuenta con un control contable del movimiento y existencia para la venta de cada uno de los artículos.
En la contabilidad se dispone, en cualquier momento, de información relativa a las mercancías existentes.
El costo de ventas se obtiene al instante, debido a que al registrar una venta es factible hacerlo simultáneamente con el costo de lo vendido.
Al hablar de las transacciones con mercancías debemos tener en cuenta los siguientes objetivos:
A) Determinar el costo de las mercancías vendidas.
B) Conocer el costo de las mercancías en existencia a la fecha del balance.
C) Llevar un control contable del almacén.
Principios de contabilidad aplicables
Son los principios de realización y periodo contable que establecen, en términos generales, que los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originan; en otras palabras, el registro acumulativo de los ingresos y sus costos al realizar las operaciones y no al momento de recibirse y pagarse el efectivo.
Procedimiento analítico o pormenorizado
Registro de operaciones
Son las afectaciones contables realizadas con la finalidad de determinar el costo de ventas o identificar la utilidad correspondiente.
A) Costo de ventas
Es el inventario inicial más las compras menos el inventario final. Para determinarlo debemos considerar que:
• Todos los elementos que conforman el costo están expresados a precio de costo.
• Las compras deben entenderse como compras netas.
• El inventario final se determina por un conteo físico, seguido de su valuación.
• El inventario final de un ejercicio contable pasa a ser el inventario inicial del siguiente ejercicio.
B) Para determinar ventas netas
La cuenta de ventas tiene abonadas todas las ventas del ejercicio, a ésta se le disminuyen las devoluciones y rebajas: la diferencia corresponderá al saldo de las ventas netas.
C) Determinación de compras totales
A las afectaciones contables (cargos) que tienen compras durante el ejercicio se les agregan los gastos de compra de mercancías: obtenemos compras totales.
D) Determinación de compras netas
A las compras totales se les disminuye (abono) el importe de las devoluciones y rebajas: determinamos compras netas.
Cuentas específicas
H) Rebajas sobre ventas
Se cargan durante el ejercicio del importe de las reducciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes. Saldo, deudor y representa el importe de las reducciones que se conceden sobre el precio de venta a los clientes. Se presentan en el estado de resultados formando parte de las ventas netas.
G) Devoluciones sobre ventas
Se cargan durante el ejercicio del importe de las mercancías que los clientes devuelven. Saldo, deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes devolvieron. Se presenta en el estado de resultados formando parte de las ventas netas.
F) Ventas
Se abonan durante el ejercicio por el importe de las mercancías vendidas a precio de venta. Saldo, acreedor y representa el precio de venta de las mercancías entregadas a los clientes. Se presentan en la primera sección del estado de resultados formando parte de las ventas netas.
E) Rebajas sobre compras
Se abonan durante el ejercicio del importe de las reducciones que sobre el precio del costo de las mercancías adquiridas nos conceden los proveedores. Saldo, acreedor y representa el importe de las bonificaciones recibidas de los proveedores durante el ejercicio. Se presentan en el estado de resultados formando parte de costo de ventas de manera particular, en la determinación de las compras netas.
D) Devoluciones sobre compras
Se abonan durante el ejercicio del importe del precio de costo de las mercancías devueltas al proveedor. Saldo, acreedor y representa el precio de costo de las mercancías devueltas al proveedor. Se presentan dentro del estado de resultados, de manera particular, para determinar las compras totales.
C) Gastos sobre compras
Se cargan durante el ejercicio del importe del precio de costo de los gastos realizados al adquirir las mercancías, tales como fletes, acarreos, derechos aduanales, permisos de importación, impuestos, etcétera. Saldo, deudor y representa el precio de costo de los gastos efectuados al realizar compras de mercancías. Se presentan dentro del estado de resultados formando parte del costo de ventas de manera general y de las compras totales de manera particular.
B) Compras
Se cargan durante el ejercicio del importe de las adquisiciones de mercancías (compras) a precio de costo. Saldo, deudor y representa el precio de costo de las mercancías adquiridas. Se presentan en el estado de resultados formando parte del costo de ventas.
A) Inventarios
Se cargan al iniciar el ejercicio, por el importe del saldo deudor que representa el inventario inicial a precio de costo. Saldo, deudor y representa el precio de costo de las mercancías existentes al iniciar el ejercicio. Se presentan en el estado de resultados formando parte del costo de ventas.
Características
Este procedimiento lo utilizan aquellas entidades que tienen gran volumen de operaciones de compra-venta, como abarrotes, ferreterías, farmacias etcétera. Entre sus características fundamentales encontramos:
A) El costo de las mercancías existentes sólo puede determinarse en la fecha cuando se practique un inventario físico.
B) El costo de ventas se obtiene en forma global. Es decir, este sistema carece del registro contable de existencias. Sólo al final del periodo se determinará el importe de las mercancías en bodega y el costo total de ventas. En su aplicación, debemos cumplir con dos requisitos:
• Practicar un inventario físico.
• Valuar a precio de costo las existencias determinadas en inventario físico.
Concepto de manejo contable de mercancías
Es el control y registro contable de las mercancías que constituyen el objeto principal de cualquier entidad comercial o industrial, para identificar el volumen, características particulares y valor de los inventarios, y determinar así la utilidad correspondiente (ya sea por venta directa de mercancía o una vez transformada la materia prima).
