MAYOR SATISFACCION DEL CLIENTE MAYOR CONFIANZA DE LAS ENTIDADES PROVEEDORAS DE RECURSOS
MEJORES PERSPECTIVAS DE CRECIMIENTO FUTURO
MAYOR SOLVENCIA Y PRESTIGIO DE LA ORGANIZACIÓN
MENOS RETRASOS MENOS EQUIVOCACIONES
MENOS DESPERCICIOS DE RECURSOS, TIEMPO Y DINERO
MENOS TENSION LABORAL
A MAYOR CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
EFICIENCIA DEL PROCESO Resultados alcanzados versus recursos utilizados
EFICACIA DEL PROCESO
Capacidad para alcanzar los resultados deseados
Oportunidad del seguimiento ( antes, durante y después del seguimiento ) Valoración del grado de Planificado / realizado
PROCEDIMIENTO
Forma específica de llevar A cabo una actividad, un Subproceso o un proceso
LA GESTIÓN POR PROCESOS
VENTAJAS
La calidad para cualquier tipo de organización es el elemento más rentable si valoramos los costes de la calidad de la no calidad
La calidad de una organización entendida como cumplir con unos requisitos previamente establecidos con eficiencia y eficacia, ayuda a reducir los costes.
Una gestión y unos servicios de más calidad, no significan necesariamente mayores costes.
MEJORA CONTINUA E INDICADORES
Los indicadores permiten:
Poder interpretar lo que esta ocurriendo
Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos
Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias
Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades
Es necesario establecer indicadores que midan la efectividad de los procesos.
Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar
¿COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO?
DOCUMENTACION ADICIONAL Y REGISTROS
La documentación de apoyo garantiza que los procesos se llevan a cabo bajo condiciones controladas
La documentación debe de ser archivada y registrada de forma planificada
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos clarifican la forma de actuar, definiendo las responsabilidades y eliminando fuentes de conflicto.
Estructura de un procedimiento
DOCUMENTACION Y REGISTRO: Lista los documentos (internos y externos) y las plantillas relacionadas en el procedimiento. Establece el tiempo de archivo de los documentos relacionados.
DESCRIPCION: Establece la sistemática que va a seguir la organización en la realización del proceso. Puede incluir o no el diagrama de flujos del proceso. (COMO, DONDE)
RESPONSABILIDADES: Designa a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento.
DEFINICIONES: Aclara términos y define aquellos que puedan generar confusiones.
DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Lista los documentos legales u oficiales internos del sistema de gestión mencionados en el procedimiento.
ALCANCE: Establece los márgenes o influencia del proceso o subproceso que se describe, a qué afecta y a qué no afecta. (CUANTO)
OBJETO: Describe la función que realiza el proceso en la empresa. (QUE)
Un procedimiento es un documento en el que se especifica la forma exacta en que debe llevarse a cabo una actividad, un subproceso o un proceso
DIAGRAMA DE PROCESO
La representación de la secuencia de actividades que conforman un proceso utilizando un diagrama de flujos.
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS y MAPA DE PROCESOS
Una organización puede describirse como un conjunto de procesos interconectados, que pueden plasmarse por escrito en un diagrama denominado Mapa de Procesos
Orientar la gestión de la organización mediante un enfoque por procesos requiere en primer lugar identificar cuales son sus procesos y las relaciones existentes entre ellos.
¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS?
La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado
En la gestión por procesos lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus partes por separado
La gestión de las organizaciones conforme a un modelo clásico de división funcional. Descripción.
REACCIÓN EN CADENA
PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
Resultados
Salida
Entrada
CONCEPTOS RELACIONADOS
PROCEDIMIENTO: Es la forma especifica de llevar a cabo una actividad, un subproceso o un proceso. Los procedimientos se plasman por escrito en documentos que explican paso a paso que debe hacerse.
SUBPROCESO: Es una parte bien definida y delimitada de un proceso. Una actividad o una secuencia ordenada de actividades con entidad propia dentro de un proceso.
PROCESO: Es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida o resultados
NORMALIZAR: estandarizar, hacer que una cosa se ajuste a una norma, una regla o un modelo común.
