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MAYOR SATISFACCION DEL CLIENTE MAYOR CONFIANZA DE LAS ENTIDADES PROVEEDORAS DE RECURSOS

MEJORES PERSPECTIVAS DE CRECIMIENTO FUTURO

MAYOR SOLVENCIA Y PRESTIGIO DE LA ORGANIZACIÓN

MENOS RETRASOS MENOS EQUIVOCACIONES MENOS DESPERCICIOS DE RECURSOS, TIEMPO Y DINERO MENOS TENSION LABORAL

A MAYOR CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

EFICIENCIA DEL PROCESO Resultados alcanzados versus recursos utilizados

EFICACIA DEL PROCESO Capacidad para alcanzar los resultados deseados

Oportunidad del seguimiento ( antes, durante y después del seguimiento ) Valoración del grado de Planificado / realizado

PROCEDIMIENTO Forma específica de llevar A cabo una actividad, un Subproceso o un proceso

LA GESTIÓN POR PROCESOS

VENTAJAS

La calidad para cualquier tipo de organización es el elemento más rentable si valoramos los costes de la calidad de la no calidad

La calidad de una organización entendida como cumplir con unos requisitos previamente establecidos con eficiencia y eficacia, ayuda a reducir los costes.

Una gestión y unos servicios de más calidad, no significan necesariamente mayores costes.

MEJORA CONTINUA E INDICADORES

Los indicadores permiten: Poder interpretar lo que esta ocurriendo Tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades

Es necesario establecer indicadores que midan la efectividad de los procesos.

Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla no se puede gestionar

¿COMO SE DOCUMENTA UN PROCESO?

DOCUMENTACION ADICIONAL Y REGISTROS

La documentación de apoyo garantiza que los procesos se llevan a cabo bajo condiciones controladas La documentación debe de ser archivada y registrada de forma planificada

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos clarifican la forma de actuar, definiendo las responsabilidades y eliminando fuentes de conflicto.

Estructura de un procedimiento

DOCUMENTACION Y REGISTRO: Lista los documentos (internos y externos) y las plantillas relacionadas en el procedimiento. Establece el tiempo de archivo de los documentos relacionados.

DESCRIPCION: Establece la sistemática que va a seguir la organización en la realización del proceso. Puede incluir o no el diagrama de flujos del proceso. (COMO, DONDE)

RESPONSABILIDADES: Designa a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento.

DEFINICIONES: Aclara términos y define aquellos que puedan generar confusiones.

DOCUMENTACION DE REFERENCIA: Lista los documentos legales u oficiales internos del sistema de gestión mencionados en el procedimiento.

ALCANCE: Establece los márgenes o influencia del proceso o subproceso que se describe, a qué afecta y a qué no afecta. (CUANTO)

OBJETO: Describe la función que realiza el proceso en la empresa. (QUE)

Un procedimiento es un documento en el que se especifica la forma exacta en que debe llevarse a cabo una actividad, un subproceso o un proceso

DIAGRAMA DE PROCESO

La representación de la secuencia de actividades que conforman un proceso utilizando un diagrama de flujos.

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS y MAPA DE PROCESOS

Una organización puede describirse como un conjunto de procesos interconectados, que pueden plasmarse por escrito en un diagrama denominado Mapa de Procesos

Orientar la gestión de la organización mediante un enfoque por procesos requiere en primer lugar identificar cuales son sus procesos y las relaciones existentes entre ellos.

¿EN QUE CONSISTE EL ENFOQUE POR PROCESOS?

La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado

En la gestión por procesos lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus partes por separado

La gestión de las organizaciones conforme a un modelo clásico de división funcional. Descripción.

REACCIÓN EN CADENA

PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

Resultados

Salida

Entrada

CONCEPTOS RELACIONADOS

PROCEDIMIENTO: Es la forma especifica de llevar a cabo una actividad, un subproceso o un proceso. Los procedimientos se plasman por escrito en documentos que explican paso a paso que debe hacerse.

SUBPROCESO: Es una parte bien definida y delimitada de un proceso. Una actividad o una secuencia ordenada de actividades con entidad propia dentro de un proceso.

PROCESO: Es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida o resultados

NORMALIZAR: estandarizar, hacer que una cosa se ajuste a una norma, una regla o un modelo común.