Moderatoren müssen eine umfassende Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass sie und die Teilnehmer optimal auf die Veranstaltung vorbereitet sind. Dazu gehört das Verständnis der Erwartungen und Ziele der Teilnehmer sowie die genaue Zusammensetzung der Zielgruppe, differenziert nach Tätigkeiten, Interessen und Hierarchien.