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Ranking de series con + número de expedientes (top)
x las series, y # de expedientes y peso en GB
Cantidad de expedientes x tipos de retención
Comunicaciones x dependencia
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distribución de correspondencia (torta porcentaje)
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- autogestion de usuarios a través de enlace de autoregistro.
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Responsables de servicio
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inventariado
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Frecuencia de consulta
Soporte documental
Listas desplegables
Externas recibidas
Empresa de mensajería
Recepción
Trámite
Externas enviadas
Ciudad
Internas
Membrete
Prioridad
Plantilla
Tipo de comunicaciones
General
Parametrización
Inicial
Administrador - usuarios autogestionados
cargue una BD de correos
2. usuarios autogestionados
Administrador del cliente lo gestiona end 2 end
3. TRD
2. usuarios
4. asignación de perfil al usuario
3. crea el usuario
nombre
telefono
direccion
Correo
username
2. asignación de permisos
1. Crear perfil
- Asignador de correspondencia
- Administrador de prestamos
- Consulta
- Radicador
- Editor
1.Información general
Logotipo
Nombre
Pais
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Correspondencia
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Código de archivo de expediente o archivo
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Diseño UX | PROGESDOC
Estado actual de la solución
Propuesta de valor
Nosotros
Somos una Suite no solo cumple con los estándares del sector, sino que los supera...
Integrando inteligencia artificial avanzada para optimizar cada aspecto de la gestión de archivos y correspondencia.
Innovación en la Gestión de Archivos:
- Captura Inteligente de Documentos: Utilizamos tecnologías de IA para automatizar la captura de documentos. Nuestro sistema no solo escanea, sino que comprende e indexa el contenido, facilitando una clasificación y almacenamiento eficientes. (OCR - PNL)
- Gestión Proactiva con IA: La IA analiza patrones de uso y necesidades de acceso, anticipando y facilitando la recuperación de documentos relevantes, mejorando así la eficiencia operativa.
- Disposición Inteligente de Archivos: Nuestro sistema utiliza aprendizaje automático para determinar cuándo un documento ya no es necesario, asegurando una disposición conforme a las normativas y liberando recursos valiosos.
Revolución en la Correspondencia Empresarial:
- Comunicaciones Generadas por IA: Empleamos IA generativa para redactar comunicaciones en un lenguaje claro y asertivo. Este enfoque reduce el numero de interacciones en comunicaciones confusas al mejorar la claridad y precisión en la comunicación.
- Adaptación al Contexto con IA: Nuestra IA entiende y se adapta a diferentes contextos, asegurando que cada comunicación sea relevante y personalizada, mejorando así la efectividad en la interacción con clientes y socios.
- Automatización en Respuestas y Seguimiento: La IA no solo redacta, sino que también gestiona respuestas y realiza seguimientos, asegurando una comunicación constante y eficiente.
Ventajas Competitivas:
- Reducción del Tiempo de Procesamiento: Nuestra IA agiliza significativamente la gestión documental, permitiendo que el personal se enfoque en tareas más críticas.
- Cumplimiento Normativo Inteligente: Aseguramos el cumplimiento de las normativas más estrictas a través de una gestión y disposición automatizadas de documentos.
- Mejora en la Relación con el Cliente: Las comunicaciones claras y personalizadas mejoran la satisfacción y fidelización del cliente.
Conclusión:
[Nombre del Producto] no es simplemente otra herramienta de gestión; es un paso hacia el futuro de la eficiencia empresarial. Con nuestra innovadora aplicación de la inteligencia artificial, su empresa puede liderar en eficiencia, cumplimiento normativo y excelencia en comunicaciones. Únase a la revolución de la gestión inteligente con [Nombre del Producto].
Otros
- Cumplimiento normativo, Implementación de programa de gestión documental PGD-AGN
Análisis heuristico - usabilidad
Archivo
visibilidad y estado del sistema
- cuando ingreso a cualquiera de las opciones el sistema no me da indicaciones claras de donde estoy ubicado en el sistema de navegación además que utiliza un patron de AI basado en jerarquía (pagina web) cuando el estándar de correspondencia esta basado en la forma en la que interactuamos con un correo electrónico
- cuando ingreso a cualquiera de las opciones de comunicación se pierde el contexto y los formularios se muestran sin jeraquia, desordenados y se tornan abrumadores a la vista (stepper)
- si quiero cambiar de tipo de comunicacion o archivo tengo que irme al menu principal, esto aumenta la carga cognitiva la idea es que en una sola pantalla por modulo pueda ejecutar las acciones principales
inicio
Consistencia y estandares - Reconocer antes que recordar
- La Ley de Miller como principio psicológico determina que una persona adulta es capaz de recordar en la memoria a corto plazo un máximo de ±7 elementos de manera simultánea.
- el usuario se siente abrumado, no sabe donde esta ubicado, por donde empezar.
- Demasiados elementos para recordar y entender que puedo hacer. los elementos no estan agrupados
- existen menus que no están categorizados en un orden logico y generan sensación de desorden
Comprendiendo el negocio
Programa de Gestión Documental - AGN
Ademas de ser una exigencia legal, es una herramienta de planeación y direccionamiento, que desarrolla lineamientos generales para el desarrollo de las actividades de la Gestión Documental interna de las Entidades
identificar, capturar, clasificar, conservar y disponer los documentos
publicación
Almacenamiento
preservación
Captura
tipologias
subserie
serie
Gestión
Workflows
tramite de firmas, aprobaciones etc
ciclo de vida
TRD
indexación
metadatos
PGD Proys
Plan de trabajo
Fase 2: Diseño UX
Semana 12: Prototipado Alta
Semana 11: Prototipado Baja
Semana 10: Prototipado Baja
Semana 9: Prototipado Alta
Semana 8: Prototipado Baja
Comunicaciones
Semana 7: Prototipado Alta
Semana 6:
Prototipado baja fidelidad web
Administración
Semana 4 : Prototipado alta
Presentación
Navegación global
UI kit
Semana 3: Prototipado Baja
Wireframes y Flujos de Usuario
Archivos
Navegación global web - móvil
AI
Fase 1: Investigación y Planificación
Semana 2: Investigación de usuarios Benchmarking
Presentación
Identifica tendencias en diseño de UX y mejores prácticas específicas para aplicaciones de gestión documental
Analisis aplicaciones competidoras o similares.
Desarrolla personas de usuario y define escenarios de uso
Semana 1: Análisis del Estado Actual
Recopila feedback de los usuarios existentes y analiza datos de uso si están disponibles.
Jairo
Mayorga
Alejandra
Identifica problemas de usabilidad y accesibilidad
Evalúa la interfaz y funcionalidades actuales
funcional
Columna vertebral:
Tabla de retención documental cascada
- dependencia
- serie
- subserie
- tipos documental
Comunicaciones:
- internas
- externas recibidas
- externas enviadas
ideas
- Integrar una extensión en navegadores Google Chrome
competencia
sharepoint
control doc
comunicaciones y archivo
clientes
FIUCOLDEX
UNIDAD DE VICTIMAS
ACH
pains
autogestion servicio al cliente
carga masiva de datos
imagenes
metadata
log de auditoria completo
Subtópico
conexiones - ultima conexion - historial del usuario
historial de versiones
Reportes graficos
navegacio-no hay estandares
Ver el flujo en diagrama
busquedas
word integrado
99% cumplimiento AGN
Heuristico
Analisis
- muchas opciones, poca claridad frente a los jobs to be done
- arquitectura de información no esta pensada en los roles y escenarios de uso
- textos de ayuda en los inputs, firmas
Roles
Gestores
Admin
Horizonte - progesDoc
Arq
hexagonal
ddd
acceso https://progesdocqa.pgd.com.co//backend.php/resumen
