UD5: Recambios
Control de existencias y gestión de pedidos
Hemos visto que uno de los problemas derivados de la gestión del almacén es la inconsistencia entre el inventario de recambios y la realidad del almacén
Hacer pedidos innecesarios de piezas cuando todavía existen suficientes unidades en el almacén.
al ir a buscar un recambio, del que se supone que hay unidades disponibles, no encontrar ninguna y tener que comprar esas unidades con carácter de urgencia.
Organización
Si analizamos las causas de los problemas más habituales en la gestión del almacén, veremos que están irremediablemente asociadas al factor humano; es decir, operarios y responsables que no cumplen sus obligaciones y los procedimientos establecidos con el rigor debido
Habilitar zonas de expedición y recepción de material
Se comunica al responsable sus responsabilidades (por escrito) y se informa de las normas de acceso al resto del personal.
Restringir el acceso físicamente, mediante cerraduras, puertas, etc. De esta manera, ningún operario puede acceder y retirar elementos sin que quede registrado
Nombrar a una persona responsable de las entradas y de las salidas. Este responsable debe centralizar todas las entradas y las salidas, para garantizar la consistencia entre el catálogo de recambios y las existencias reales en el almacén. Asimismo, será responsable de la actualización de toda la información del almacén.
Almacén de mantenimiento
Salidas
Las expediciones de recambios han de registrarse siempre y actualizar el stock en consonancia.
Entradas
Además de los problemas propios del aprovisionamiento, han de llevarse a cabo la recepción de mercancías, su verificación y posterior incorporación al almacén
Registro de movimientos y trazabilidad
Se debe actualizar el inventario de acuerdo con los movimientos que se realicen, para evitar inconsistencias. para la trazabilidad de un recambio, identificado por el número de serie, se registrará el origen, proveedor y el destino, relacionándolo con una OT.
Cantidades necesarias
La correcta previsión de la cantidad necesaria de un recambio es crítica, ya que corremos el riesgo de no disponer de él. Almacenar mas recambios de los necesarios ocupa un espacio y aumenta innecesariamente los costes del almacén.
Distribución y organización.
La organización física y la distribución de los elementos, junto con una buena codificación de las ubicaciones, serán claves para facilitar la localización de un recambio y, por tanto, la rapidez de la entrega de recambios.
Inventario versus stock.
El inventario debe estar actualizado y reflejar la realidad. El catálogo de recambios ha de incluir las existencias del almacén
Homologación de proveedores.
Para el proveedor, estar homologado también es ventajoso, ya que refuerza su posición ante el cliente y frente a posibles competidores, a la vez que garantiza un cierto nivel de demanda de sus productos.
A través de esta relación, el proveedor puede conocer perfectamente las necesidades reales y tomar las medidas necesarias para garantizar el servicio que se necesita.
no se hace extensivo a todos los posibles proveedores
para realizar la homologacion es necesario
Informe final
Auditoría del proveedor.
Análisis de cuestionarios
Formularios de homologación
Clasificación de proveedores.
ventajas
Reducción de riesgo.
Reducción de costes.
Simplificación y mejora del proceso de aprovisionamiento.
Garantizar la calidad.
se puede eliminar la incertidumbre del funcionamiento de un proveedor, especialmente en el caso de una emergencia
Gestión de proveedores
La gestión de proveedores se centrará en:
gestión del proceso de homologación.
Actualización y organización de la información.
Registro y clasificación por categorías
El otro aspecto clave del proveedor es el servicio. La confiabilidad en la información y el servicio que brinda, la rapidez de entrega y la predictibilidad de esta son algunos puntos clave que debe tener un buen proveedor.
problemas
la pieza que llega no es el componente pedido, sino una versión compatible pero de inferior calidad.
la pieza llega en mal estado o es defectuosa. Los defectos pueden ser detectables o no.
la pieza se corresponde con la del pedido, pero es una versión más actualizada y no es válida
la pieza recibida no se corresponde con el pedido.
El plazo de entrega es demasiado dilatado en el tiempo o se retrasa más de lo previsto.
El proveedor afirma que tiene stock, pero más tarde, al procesar el pedido, se da cuenta de que no es así, lo que produce retrasos.
El proveedor no tiene unidades en stock.
Gestión y aprovisionamiento
Aprovisionamiento de urgencia, asociado a una avería, para cuya resolución no dispone, de manera efectiva, del recambio necesario.
Aprovisionamiento habitual, asociado a necesidades genéricas de almacén y a operaciones de mantenimiento preventivo.
implican estas fases
Sustitución del recambio
Sustitución del recambio. Una vez sustuitda la pieza, se continúa con la actuación de mantenimiento. Es importante verificar que el recambio funciona de forma correcta.
Recepción de la mercancía
Recepción de la mercancía. Se debe verificar que el recambio recibido es el que se ha pedido y el que se necesita. Podría ocurrir que el pedido no se haya realizado correctamente o que el recambio se haya actualizado y no sea compatible.
Tiempo de espera.
Tiempo de espera. Tiempo de espera hasta que llega el recambio. Se debería aprovechar este tiempo muerto para avanzar otras tareas en el equipo o aplicar la política de oportunidad y realizar otras actividades de mantenimiento, como inspecciones visuales o limpieza
Realización del pedido
Realización del pedido. En algunos casos, si el precio es elevado, puede que sea necesaria la autorización por parte de una tercera persona, como el director de operaciones. También hay que tener en cuenta los anticipos o pagos por adelantado.
Elección del proveedor
Es habitual disponer de un proveedor principal para un determinado recambio y varios proveedores secundarios para el caso de que el proveedor principal no disponga de existencias o estos puedan enviar el recambio con más rapidez. La selección del proveedor principal para un recambio no es trivial y puede depender del precio, plazo de entrega, condiciones de garantía, etc. Durante una urgencia, se decantará, normalmente, por el proveedor que pueda suministrar el recambio lo más rápido posible.
Elaboración del catálogo de recambios
tipos de recambios
Consumibles
En principio, son todos aquellos elementos que no se pueden usar sin gastarlos. En mantenimiento, son aquellos materiales, de uso general, necesarios para realizar las operaciones de mantenimiento y que no se sustituyen: lubricantes, cables, bridas, pequeña tornillería, etc.
Recambios especiales.
Elementos específicos de los equipos, que son suministrados exclusivamente por los fabricantes o un número limitado de distribuidores autorizados
Recambios estándar
Elementos genéricos con gran variedad de elementos compatibles y que pueden ser suministrados por una gran variedad de proveedores
La función del inventario de recambios es reunir la información de disponibilidad de los elementos del almacén de mantenimiento. Es un documento vivo, ya que está sujeto a todos los movimientos de entradas y salidas en el almacén
La función del catálogo es reunir, de manera ordenada, los diferentes recambios necesarios para el mantenimiento
Un catálogo unificado al inventario mejora la eficiencia de la consulta de información ya que, si sabemos el sistema que hay que mantener, podemos conocer simultáneamente todos los recambios necesarios, así como las existencias y su ubicación. La centralización de la información reduce el riesgo de inconsistencias entre el catálogo y el almacén y facilita el proceso de aprovisionamiento
Problemática de los recambios
puntos básicos de actuación de gestión
organización y funcionamiento del almacén
aprovisionamiento y gestión de proveedores
Esta problemática no es tan habitual en el caso de mantenimiento preventivo y predictivo. Al tratarse de operaciones programadas, los recambios están perfectamente identificados, catalogados y disponibles en el almacén con la suficiente antelación. En el caso de algún problema, las consecuencias no suelen ser importantes. Lo que sí es importante, es tener controlados los plazos de entrega, para así garantizar que las actuaciones se pueden llevar a cabo en las fechas previstas.
Subtopic
catálogo de recambios e inventario
Situaciones que alargan la duración de una reparación
problemas en el aprovisionamiento
problemas en el almacén
Problemas en el catálogo de recambios
problemas en la identificación del recambio
son componentes susceptibles a ser remplazados
Materiales (piezas)
Equipos, Herramientas y utillaje
