Kategorier: Alla - opplæring

av Jens Bremnes för 4 årar sedan

208

Elementer i saksgang blir liggende

Manglande rutiner og kommunikasjon i eit system fører til at oppgåver ikkje vert fullførte, noko som resulterer i feil i personellmeldingar og timelister. Ein viktig faktor er manglande opplæring i Visma Enterprise, der tilsette ikkje får varslingar når meldingar vert returnerte eller godkjende.

Elementer i saksgang blir liggende

Where to next?

Where to next?

When you have a comprehensive description of the problem, you can move towards finding solutions.

Consider brainstorming as a next step or Share the mind map with your colleagues.

Elementer i saksgang blir liggende

Name the problem


Identify the problem or issue in a few words and press Enter. This will become the title of your map.

Be the problem

Insight

Add a statement describing the problem as if it were a person.

Analogies

What is it like?

What is 'Elementer i saksgang blir liggende' like?


For example, how would the problem behave at a wedding, at a concert, in a supermarket, or underwater?

Six serving men

Who?
Who not?

Who does not cause 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Who causes 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Where?
Where not?

Where does 'Elementer i saksgang blir liggende' not happen?


5 virksomheter står for 156 tilfeller på fravær

Where does 'Elementer i saksgang blir liggende' happen?


How?
How not?

Mange av postene kan være avklart at de ikke skal gjøre noe med fordi de har ordnet det på annen måte.

How does 'Elementer i saksgang blir liggende' not happen?


Ser at poster blir liggende i rapporten "ubehandlede saker i saksgang"

How does 'Elementer i saksgang blir liggende' happen?


When?
When not?

When does 'Elementer i saksgang blir liggende' not happen?


When does 'Elementer i saksgang blir liggende' happen?


Why?
Why not?

hvis personalmeldinger stopper vil det oppdages nå ansatte ikke får det som er lovet eller leder ikke ser oppdatering på ansattinfo

Ved timelister vil ansatt ha betaling og har en egeninteresse for registrering

Tidsregistrering skjer i et annet system

Ansatte avtaler med leder utenom. De vet om de har fått godkjent forespørselen.

Why is 'Elementer i saksgang blir liggende' not a problem?


Ansatte blir ikke trekt for lønn ved perm uten lønn
Mangel på refusjoner i mangel på registrering
Varslinger blir feil for ikke alt er registrert
Ansatte får ikke oppdatert sitt fravær
feil fraværsstatistikk

Why is 'Elementer i saksgang blir liggende' a problem?


What?
What not?

What does not cause 'Elementer i saksgang blir liggende'?


At ansatte ikke sender registrert forespørsel
At ansatt ikke slette eller resender returnert forespørsel
At ingen godkjenner

What causes 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Impact analysis

Ansatte
Timer blir ikke utbetalt
Feil informasjon i Visma Enterprise meg selv

How is Ansatte affected by 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Rate the impact by clicking an icon:

High impact - significant consequences

Medium impact - annoying but tolerable

Low impact - negligible effect

Ledere
Feil fraværsstatistikk

How is Ledere affected by 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Rate the impact by clicking an icon:

High impact - significant consequences

Medium impact - annoying but tolerable

Low impact - negligible effect

Lønn

Who is affected?


Type in a name or role of someone who is affected by 'Elementer i saksgang blir liggende'

Fravær mangler til refusjoner

How is Lønn affected by 'Elementer i saksgang blir liggende'?


Rate the impact by clicking an icon:

High impact - significant consequences

Medium impact - annoying but tolerable

Low impact - negligible effect

Root cause analysis

Root Cause analysis


For analytical problems, root cause analysis can help to unravel indirect causes of problems, leading to more effective solutions. One way to do this is to keep asking 'Why?' down to five levels, to understand the reasons behind the reasons.

Ansatt lagrer, men sender ikke
Har ombestemt seg og sletter ikke

Why does 'Ansatt lagrer, men sender ikke' happen?


Enter a reason that 'Ansatt lagrer, men sender ikke' happens.
(Level 2 of 5)

Vet ikke at de skal slette

Why does 'Har ombestemt seg og sletter ikke' happen?


Enter a reason that 'Har ombestemt seg og sletter ikke' happens.
(Level 3 of 5)

Ikke informert

Why does 'Vet ikke at de skal slette' happen?


Enter a reason that 'Vet ikke at de skal slette' happens.
(Level 4 of 5)

Ingen rutiner rundt dette

Why does 'Ikke informert' happen?


Enter a reason that 'Ikke informert' happens.
(Level 5 of 5)

Ansatt gjør ikke noe med returnert melding
Vet ikke hva de skal gjøre med returnert melding

Ingen rutiner på det eller info til ansatte om det

Why does 'Vet ikke hva de skal gjøre med returnert melding' happen?


Enter a reason that 'Vet ikke hva de skal gjøre med returnert melding' happens.
(Level 3 of 5)

Why does 'Ingen rutiner på det eller info til ansatte om det' happen?


Enter a reason that 'Ingen rutiner på det eller info til ansatte om det' happens.
(Level 4 of 5)

Får ikke beskjed om at den er returnert

Why does 'Ansatt gjør ikke noe med returnert melding' happen?


Enter a reason that 'Ansatt gjør ikke noe med returnert melding' happens.
(Level 2 of 5)

Ikke mulighet for varsel fra Visma

Why does 'Får ikke beskjed om at den er returnert' happen?


Enter a reason that 'Får ikke beskjed om at den er returnert' happens.
(Level 3 of 5)

Leder varsler ikke ansatt om avslag

Why does 'Ikke mulighet for varsel fra Visma' happen?


Enter a reason that 'Ikke mulighet for varsel fra Visma' happens.
(Level 4 of 5)

Leder tenker ansatt bør få det med seg

Why does 'Leder varsler ikke ansatt om avslag' happen?


Enter a reason that 'Leder varsler ikke ansatt om avslag' happens.
(Level 5 of 5)

Mangel på attesterer

Why does 'Elementer i saksgang blir liggende' happen?


Enter a reason that 'Elementer i saksgang blir liggende' happens.

Ny leder ikke satt inn

Why does 'Mangel på attesterer' happen?


Enter a reason that 'Mangel på attesterer' happens.
(Level 2 of 5)

Glemt

Ikke gode nok rutiner

Why does 'Glemt' happen?


Enter a reason that 'Glemt' happens.
(Level 4 of 5)

Why does 'Ikke gode nok rutiner' happen?


Enter a reason that 'Ikke gode nok rutiner' happens.
(Level 5 of 5)

Ikke tiltrådt enda

Why does 'Ny leder ikke satt inn' happen?


Enter a reason that 'Ny leder ikke satt inn' happens.
(Level 3 of 5)

Cause

Why does 'Ikke tiltrådt enda' happen?


Enter a reason that 'Ikke tiltrådt enda' happens.
(Level 4 of 5)

Why does 'Cause' happen?


Enter a reason that 'Cause' happens.
(Level 5 of 5)

Solution criteria

At ved kjøring av "ubehandlede saker i saksgang" er det ingen saker over 90 dager gamle(unntatt ferie, hvor ledere kan la disse ligge i påvente av felles beslutning).

Add solution criteria

Make sure you consider:

What assumptions are you making?

At det ikke er noe sletterutine for ansatte som får returnert en forespørsel
At ting er blitt registrert på annen måte og derfor ikke sendt på nytt/godkjent
At ansatte ikke kan systemet og vet derfor ikke at de ikke har sendt noe eller at noe er returnert

Add an assumption


Identify an assumption you are making in both the description of the problem and the logical solution.

What don't you know?

Unknowns
Hvordan ansatte får opplæring på Visma enterprise

Add an unknown factor

Identify information or data that is not known or not reliable, and what you can do to find it. Think about:

What do you know?

Ansatte får ikke beskjed når noe blir returnert eller godkjent
Over 90 dager gamle saker per 14.08.20:

Add a piece of data


Add data or a reference to the problem. Think about:

Personalmeldinger: 4

3 returnert

1 Registrert

Fravær: 517

Type med status attestering og registrering

38 velferdsperm m/lønn

3 utdanningspermisjon m/lønn

2 Tillitsvalgt lønnet perm

32 Sykt barn/barnepassers

17 Sykemelding

6 Seniorfri

25 Perm. uten lønn

1 permisjon ved fødsel 14 dager

1 Kr. sykt barn over 12

2 eksamen perm m/lønn

130 egenmelding

3 behandlingsdager

48 Avspasere

Status

200 Attestering

206 Returnert

3 ukjent

108 Registrering

Ferie: 133

55 returnert

48 registrering

28 attestering

2 anvisning

Timelister: 6 i status registrering

Problem type

Fix something broken

Describe the problem type


Select the problem type or enter your own description.

Create something newChange somethingFix something broken