NORMA TÉCNICA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

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NORMA TÉCNICA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

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ART. 2 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

OFICINA PRODUCTORA

Se produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

TABLA

Tabla de Plazos de Conservación Documental

CUADRO

Cuadro General de Clasificación Documental

SUJETOS OBLIGADOS

Las personas naturales o jurídicas sobre las cuales recae el cumplimiento obligatorio de la presente Norma Técnica.

SISTEMA NACIONAL

El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.

SISTEMA INSTITUCIONAL

Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.

SNAP

Secretaria Nacional de Administración Publica

PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Conjunto de acciones u operaciones a realizarse: organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos

PLAN ANUAL NACIONAL

Elaborado en el entorno de las entidades de la Administración Publica Central e Institucional

PLAN INSTITUCIONAL

Es el Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo elaborado al marco del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.

NORMA TÉCNICA

METODOLOGÍA

Conjunto de procedimientos para alcanzar objetivos que rigen una investigación científica

INSTRUCTIVO

Series de explicaciones que son agrupadas, organizadas y expuestas en diversos soportes de una manera clara, detallada y precisa

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Procesos integrales cualquier que sea su soporte, para garantizar integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.

DIRECCIÓN

Dirección de Gestión Documental y Archivo

DESMATERIALIZACIÓN

Transformación de documentos físicos a electrónicos

DEPENDENCIA

Son todos los organizaciones, instituciones y entidades de Administración Publica, Central Institucional que dependen de la Función Ejecutiva

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Son las etapas que pasa la documentación desde su producción hasta su destino final. Los archivos a considerar son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico

ANE

Archivo Nacional Del Ecuador

ARCHIVO HISTÓRICO

Custodia y gestiona fondos documentales que constituye el Patrimonio Historico

ARCHIVO INTERMEDIO

Se concentra en la documentación que haya cumplido su plazo de conservación en el Archivo Central con la finalidad de llevar a cabo una acción eficaz para salvaguardar la información de suma importancia del Patrimonio Documental de la Nación

ARCHIVO CENTRAL

Son encargados la Dirección de Gestión Central y Archivo que custodian y administran la documentación de las distintas unidades productoras una vez la documentación ha finalizado puede ser requerida por las personas naturales o jurídicas.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Es la documentación de continua utilización y consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la soliciten

APCID

Administración Pública, Central institucional y dependiente a la Función Ejecutiva