NORMA TÉCNICA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
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ART. 2 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
OFICINA PRODUCTORA
Se produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus
funciones.
TABLA
Tabla de Plazos de Conservación Documental
CUADRO
Cuadro General de Clasificación Documental
SUJETOS OBLIGADOS
Las personas naturales o jurídicas sobre las cuales recae el cumplimiento obligatorio de la presente Norma Técnica.
SISTEMA NACIONAL
El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.
SISTEMA INSTITUCIONAL
Sistema Institucional de Gestión Documental y
Archivo.
SNAP
Secretaria Nacional de Administración Publica
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Conjunto de acciones u operaciones a realizarse: organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos
PLAN ANUAL NACIONAL
Elaborado en el entorno de las entidades de la Administración Publica Central e Institucional
PLAN INSTITUCIONAL
Es el Plan Anual de Desarrollo de Gestión Documental y Archivo elaborado al marco del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.
NORMA TÉCNICA
METODOLOGÍA
Conjunto de procedimientos para alcanzar objetivos que rigen una investigación científica
INSTRUCTIVO
Series de explicaciones que son agrupadas, organizadas y expuestas en diversos soportes de una manera clara, detallada y precisa
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Procesos integrales cualquier que sea su soporte, para garantizar integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
DIRECCIÓN
Dirección de Gestión Documental y Archivo
DESMATERIALIZACIÓN
Transformación de documentos físicos a electrónicos
DEPENDENCIA
Son todos los organizaciones, instituciones y entidades de Administración Publica, Central Institucional que dependen de la Función Ejecutiva
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Son las etapas que pasa la documentación desde su producción hasta su destino final. Los archivos a considerar son: Archivo de Gestión o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico
ANE
Archivo Nacional Del Ecuador
ARCHIVO HISTÓRICO
Custodia y gestiona fondos documentales que constituye el Patrimonio Historico
ARCHIVO INTERMEDIO
Se concentra en la documentación que haya cumplido su plazo de conservación en el Archivo Central con la finalidad de llevar a cabo una acción eficaz para salvaguardar la información de suma importancia del Patrimonio Documental de la Nación
ARCHIVO CENTRAL
Son encargados la Dirección de Gestión Central y Archivo que custodian y administran la documentación de las distintas unidades productoras una vez la documentación ha finalizado puede ser requerida por las personas naturales o jurídicas.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Es la documentación de continua utilización y consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la soliciten
APCID
Administración Pública, Central institucional y dependiente a la Función Ejecutiva
