copia informatica di documento analogico
(art 1 comma 1 lettera i-bis)
e' il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto
(es il documento in Word o Pdf che ha originato il documento analogico
copia per immagine su supporto informatico di documento analogico
(art 1 comma 1 lettera i-ter)
è il documento informatico avente contenuto e forma identica a quello del documento analogico da cui è tratto
(es scansione di documento analogico)
Copia informatica di documento informatico
(art 1comma 1 lettera i-quater)
è il documento informatico avente contenuto
identico al documento da cui è tratto su supporto
informatico ma diversa sequenza di bit
(es da documento *.doc a formato *.pdf)
Duplicato informatico=forma, contenuto e stessa impronta digitale (clone)
(art 1 comma 1 lettera i-quinquie)
è il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi
della medesima sequenza di valori binari del documento originario
registrazione dell'esito dell'operazione
con produzione e conservazione dei Log di Sistemi
(in particolare per i documenti che si ottengono per generazione esempio estrapolazione dell'elenco di una classe)
versamento ad un Sistema di Conservazione
(in particolare per i documenti acquisiti per via telematica
o per scansione)
memorizzazione su sistema di Gestione Documentale
che adottino idonee politiche di sicurezza
(in particolare per i documenti acquisiti per via telematica o per scansione)
Trasferimento a soggetti terzi con
posta elettronica certificata
Opposizione di Validazione Temporale
(MARCA TEMPORALE)
validazione temporale opponibile a terzi
Per prolungare nel tempo la validità di un documento
informatico anche dopo la scadenza del certificato di sottoscrizione (cristallizza il documento)
se il documento deve avere una data certa
firme elettroniche qualificate tipologie
Firma Digitale
Firma elettronica Avanzata basato su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche.
La modalità tecnologica è la crittografia a chiavi asimmetriche
Firma Elettronica Qualificata
Firma Elettronica Avanzata basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante
un dispositivo sicuro per la creazione di firma
Firma Elettronica Avanzata
Insieme di dati in forma elettronica allegati
oppure connessi ad un documento informatico che
consentono l'identificazione del firmatario e garantiscono
la connessione univoca al firmatario
(es firma grafometrica utilizzata dalle banche e dalle poste)
Firma elettronica semplice
Insieme dei dati in forma elettronica allegati oppure connessi ad altri dati utilizzati come metodo di identificazione informatica
(es credenziali di accesso portale SIDI, Piattaforma Gestione PON, Firma sul registro elettronico
il valore probatorio del documento informatico su
cui è apposta questa tipologia di firma è rimessa alla decisione del giudice che, caso per caso, terrà conto delle caratteristiche oggettive di qualità sicurezza, integrità e immodificabilità
Generazione o raggruppamento anche in via
automatica di un insieme di dati o registrazione
provenienti da uno o più database anche interoperanti
(es.:estrapolazione dell'elenco di una classe)
Registrazione informatica da transazioni
o attrverso la compilazione di Moduli
o formulari online a disposizione dell'utente
Acquisizione per via telematica
o su supporto informatico
o tramite scansione
Redazione attraverso l'utilizzo di specifici software
Impronta digitale=documento informatico
L'IMPRONTA E' LA RAPPRESENTAZIONE DIGITALE DEL
DOCUMENTO STESSO
(art 53 comma 1lettera f del testo unico
DPR 28 dic 2000 n 445)
è un algoritmo che calcola per ciascun documento
informatico che viene registrato al Protocollo Informatico
Duplicati copie ed estratti di documenti analogici e digitali
CAD modificato dal D.lgs 235/2010
Immodificabilità
Forma e Contenuto non devono
essere alterabili durante le fasi di Tenuta
Conservazione e Accesso
Quali forme di controllo possono essere applicate?
Acquisizione
proteggere nel tempo gli archivi digitali
impedendone il danneggiamento, la perdita
o la distruzione
Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti
predisporre idonee misure per la qualità e la
sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi
Consentire l'accesso controllato a dati documenti e informazioni
Livelli di riservatezza
Verifica dei diritti dell'utente e dei criteri di assegnazione
Tutelare e valorizzare la memoria storica
Elaborazione
(comma 1 art 3 DPCM 13 nov 2014
Redazione del manuale di gestione del Protocollo Informatico
Conservazione del Registro di Protocollo Informatico
"Invio entro la giornata lavorativa successiva al sistema
di conservazione digitale, garantendone l'immodificabilità
del contenuto
il mancato adempimento implica la violazione
dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di
protocollo informatico di cui risponde personalmente
il responsabile preposto alla gestione documentale
(nella scuola è il D.S.)
(art 7 del DPCM 3/12/2013)
Disposizioni Obbligatorie
Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione
e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia dei documenti
Automatizzare la fase di registrazione dei
documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità
organizzative
(Flussi documentali e protocollo)
Dematerializzare il trattamento dei
flussi documentali sia in ingresso che
in uscita
Supportare l'archiviazione dei documenti informatici
e delle copie
(Conservazione Accreditata)
verifica dell'integrità dei documenti
i documenti sono sottoposti
a processo di conservazione
per mantenerne inalterate nel
tempo integrità e valore probatorio
attestazione formale dell'Ufficio della ricezione/spedizione
assegnazione, trattazione ed esito
organizzazione logica dei contenuti
Archiviazione e Conservazione
Comunicazione
Il risultato è portato a conoscenza
dell'utente interessato dopo formale registrazione
della sua produzione
Trattazione
Attività amministrative che devono
essere compiute in corrispondenza
al procedimento innescato alla ricezione
del documento
Fascicolazione
Collocazione di un documento
all'interno di un aggregato di documenti
ad esso correlato
Assegnazione
Identificazione della persona fisica
a cui si attribuisce la responsabilità
anche temporale del procedimento
Classificazione e Protocollazione
Autenticazione
Verifica dell'identità del soggetto
e integrità del documento
Ricezione
Gestisce le attività connesse
alla gestione della corrispondenza
sia dei documenti cartacei che informatici
consentono di
Fasi
DMS (Document Management Sistem)
sistemi per la gestione documentale
Sistemi software che servono a organizzare
e facilitare la creazione collaborativa di
documenti e altri contenuti eseguendo operazioni
massive di catalogazione e indicizzazione
Gestione Protocollo Informatico
Razionalizzazione dei Flussi
pdf
formato creato nel 1993 da Adobe si basa sullo standard
ISO 32000 e può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSIPAdES
pdf/A
ampliamento di pdf, ha le seguenti caratteristiche:
assenza di collegamenti esterni
assenza di codici eseguibili quali Javascript
assenza di contenuti crittografati
consente la conservazione digitale per lungo termine
Definisce e realizza il processo per la lavorazione dei
documenti che devono essere conservati a norma
attesta il corretto processo di conservazione
applicando la propria firma digitale e il riferimento
temporale sul documento conservato o da conservare
può scegliere un suo delegato (responsabilità in eligendo e vigilando)
la delega deve essere formalizzata con le specifiche
funzioni e competenze
Gestisce i Flussi documentali
Responsabile della Conservazione
(es nella scuola è il D.S.)
Formati dei documenti digitali idonei per la conservazione
La conservazione deve essere tale che il documento deve assumere caratteristiche di immodificabilità e staticità
il formato deve possedere specifiche tecniche pubbliche e non in formato proprietario
Conservare sia documento analogico che digitale significa:
Gestione Informatica dei Documenti
Conservazione
processo disciplinato che consente
di conservare i documenti in formato
digitale consentendo di distruggere
l'originale cartaceo o di non procedere
con la sua stampa
CAD-Codice dell'Amministrazione Digitale
D.Lgs n 82/2005 aggiornato, da ultimo, con le modifiche apportate dal D.Lgs. 18 maggio 2015, n. 102, dal D.L. 19 giugno 2015, n. 78, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 125 e dal D.L. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 132.
Switch off dal cartaceo al digitale nella P.A.
12 agosto 2016
DPCM 13 novembre 2014 -
Regole per la formazione archiviazione
e trasmissione di documenti con strumenti
informatici
GESTIONE
DOCUMENTALE
E DEMATERIALIZZAZIONE
https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
