Dossier préparatoire
dossier de demande/préparatoire
Projet de sortie scolaire
Tapez le nom du projet que vous devez évaluer et appuyez sur Enter.
Agent comptable
Rembourse les familles en cas d'excédent du voyage, au prorata de la part excédentaire
Paye les acomptes (si les encaissements couvrent le montant à verser)
Délivre une carte bancaire à l'enseignant nommé régisseur d'avances (pour un montant supérieur à 300€)
Délivre une avance pour les frais sur place si nécessaire (300€ maximum)
Autorise le fractionnement des paiements par les familles
Intendant
Prépare le compte rendu d'exécution du voyage (intégré dans le rapport sur le compte financier)
Recueil du dossier préparatoire complet au plus tard 15 jours avant le départ du séjour
Encaissements en tant que régisseur (le paiement doit être complet 15 jours avant le départ du séjour) (sorties facultatives)
Création et suivi des créances (selon la liste des participants)
Rédaction et envoi des bons de commande
Intégration du projet dans le budget du collège en dépense et en recettes
Rédaction des MAPA et publication (sortie dont la depense est supérieure à 40000€ HT)
Etudie la cohérence financière du projet
Demande de devis pour le transport
Recueil des notifications des subventions éventuelles
Conseil d'administration
Vote le budget du voyage en dépense et en recette
Accepte les dons des associations
Vote le tarif fait aux familles (sorties facultatives)
Habilite le chef d'établissement à signer les conventions en lien avec le projet
Donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et séjours scolaires
Vote la charte des séjours et des sorties scolaires
Chef d'établissement
Transmet le budget de la sortie voté par le CA aux autorités de tutelle (Etat et académie)
Promulgation des marchés de sorties supérieurs à 40000€ HT (pouvoir adjudicateur)
Signature des bons de commandes
Informe les autorités académiques (sorties hors département)
Attestation assurance groupe
Sortie du territoire et copie de pièce d'identité du parent signataire
Ajoutez des informations sur les performances des livrables.
- Le plan de projet a-t-il défini les livrables?
- Les livrables ont-ils été achevés à temps?
- Avez-vous défini des critères d'acceptation?
- Quel était le taux d'acceptation initial?
- Des travaux supplémentaires ont-ils été nécessaires pour amener les livrables au niveau requis? Quel impact cela a-t-il eu sur le projet?
Copie pièce d'identité
Ajoutez des informations sur les performances par rapport aux exigences.
- Aviez-vous un ensemble d'exigences au début du projet?
- Dans quelle mesure ces exigences étaient-elles claires?
- Dans quelle mesure avez-vous pu répondre à ces exigences?
- Les exigences ont-elles changé au cours du projet?
- La modification des exigences a-t-elle eu un impact?
- Les exigences changeantes ont-elles été identifiées comme un risque pour le projet?
Carte européenne de d'assurance maladie (UE)
Fiche sanitaire de liaison
Ajoutez quelques informations sur la performance financière du projet.
- Aviez-vous un budget prévu?
- À quel point était-il proche du budget?
- Avez-vous dû apporter des modifications pour respecter le budget?
- Quelles étaient les raisons du dépassement ou du dépassement du budget?
Autorisation parentale de sortie
Ajoutez quelques informations sur la performance de la communication à l'intérieur du projet.
- Avez-vous un plan de communication?
- Est-ce toutes les parties prenantes ont su suffisamment sur le projet dans le moment juste?
- Est-ce les participants au projet ont pu trouver les informations nécessaires dans les lieux attendus?
- Est-ce que les parties prenants ont offert tous les informations et feedback nécessaires?
Ordre de mission
Ajoutez des informations sur les performances du délai du projet.
- Aviez-vous un plan avec des jalons datés?
- Avez-vous atteint les dates clés?
- Avez-vous dû apporter des modifications pour respecter le plan?
- Quelles étaient les raisons de retard ou d'avance?
Accord de sortie (selon l'intérêt pédagogique et les conditions matérielles)
Présentation au CA du projet et du budget
Présente au CA la programmation et les modalités de financement des sorties et séjours scolaires (cadre de l'autorisation de sortie prise par le chef d'établissement)
Enseignant
Présente un bilan pédagogique de la sortie au chef d'établissement
Informe les familles : réunions de présentation au moins 4 mois avant le début du projet et avant le départ dans le pays d'accueil (sortie facultative)
Notifie aux familles, l'objet et les modalités de toute sortie, séjour ou échange scolaire
Estimations des différents financements (familles ; collège ; FSE ; autre)
Coût estimatifs des prestations (transport ; hébergement ; régie avec demande de carte bancaire à l'agent comptable)
Destination ; durée ; dates ; heures de départ et d'arrivée
Objectifs pédagogiques
Liste des participants (effectif)
Liste des accompagnateurs
Effectue le premier sondage relevant les élèves souhaitant participer (pré-engagement de participation au projet)
Demande d'autorisation de sortie au chef d'établissement dans les délais impartis
