Отдел Закупок
Отчетность
Аналитика
Надежность поставщиков
* качество транспортных услуг, предоставленных поставщиками и перевозчиками.
* доля не полностью выполненных поставок;
* потери от упущенных продаж;
* доля просроченных поставок и отказов от поставки;
Рыночные условия закупок
* прогнозы динамики рынка закупаемых товаров.
* изменения в соотношении спроса-предложения на рынке;
* изменение цен на закупаемые товары;
CRM
* реестра поставщика, отображающего все произведенные у него закупки.
* товарного реестра, показывающего все закупки каждого товара (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);
* реестра заказов на закупку, содержащего копии всех заказов на закупку;
* журнала заказов, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа (выполнен, выполнен не полностью, не выполнен);
Из 1С
Эффективность закупочных операций
* транспортные издержки.
* изменения цен, произошедшие в результате переговоров, проведенной аналитической работы, улучшения упаковки, рационализации перевозки и пр.;
* производительность труда работников отдела закупок;
* время доставки закупленных товаров;
* число изменений, внесенных в заказы;
* анализ случаев отсутствия нужных товаров на складе;
* доля поставок, выполненных вовремя;
* анализ качества закупаемых товаров;
Анализ затрат на товарные запасы
* анализ сверхнормативных запасов.
* анализ полученных скидок;
* оборачиваемость по группам закупаемых товаров;
* дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарным группам;
* инвестиции в товарные запасы;
Мотивация и KPI
KPI
* процент выполнения заявок на закупку товаров
* оборачиваемость закупленных товаров;
* динамика уровня цен на закупленные товары;
* выполнение плана закупок;
+
Оклад
Показатели отдела
доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки
число полученных и выполненных заявок
количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок
число ситуаций, когда товара не оказалось на складе, что повлекло сбои в выполнении заказа клиента
доля закупок, совершенных вовремя
уровень брака закупаемой продукции
сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек:
Взаимодействия с отделами
Передача информаии в ОП по маржинальным товарам
Передача информации о ходовых товарах, от ОП в ОЗ
Навыки
* принимать меры к погашению задолженности в расчетах с поставщиками.
* своевременно исполнять все договоренности с поставщиками, не оставлять без решения ни один вопрос;
* выстраивать прочные деловые отношения с поставщиками, укрепляющие имидж и репутацию своей компании;
* анализировать и составлять договоры;
* сравнивать предложения, полученные от разных поставщиков;
* вести переговоры с поставщиками (в части определения цен, условий поставки и пр.);
* анализировать условия поставки, предлагаемые поставщиками;
* анализировать надежность поставщика;
* делать обзор рынка поставщиков;
* получать и анализировать информацию об ассортименте товаров, предлагаемых поставщиками;
* оценивать и выбирать поставщика;
* налаживать взаимодействие отдела закупок с другими отделами;
* правильно оформлять необходимые документы;
обоснованно выбирать лучшие условия поставки;
Компетенции
этику делового общения.
санкции, применяемые в случае невыполнения условий договора;
порядок составления договора;
функции, осуществляемые различными посредниками в процессе выполнения заказов;
операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка»;
методы закупок;
применение электронного обмена данными при взаимодействии с поставщиками;
способы повышения эффективности управления закупками с помощью информационных технологий;
факторы, учитываемые при выборе поставщика и перевозчика;
все составляющие договора на поставку;
методы управления финансовыми потоками в логистике;
Ответственность
* отношение к деловым подаркам от поставщиков.
* честная конкуренция;
* конфиденциальность информации;
соблюдение интересов своей компании;
Закупка продукции самостоятельно отслеживая возникновение потребности в ресурсах или в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей
Функционал менеджеров
1С
* Предоставление информации о сверхнормативных и дефицитных запасах.
* Полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждого наименования закупленного товара в любой момент времени.
* Учет актов инвентаризации и генерация инвентаризационной описи.
* Ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей.
* Ведение складских операций согласно действующим правилам бухгалтерского учета.
* Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.
* Учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов.
* Автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах.
* Выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции.
* Генерация документов, необходимых для приемки товаров на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам.
* Отслеживание выполнения графика доставки с прогнозированием времени поступления товаров на склад.
* Мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками. Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.
CRM
* упаковка или другие данные, важные для транспортировки товаров.
* цену или диапазон цен в зависимости от скидок, предоставляемых за объем закупок, условия оплаты и т. д.;
* наименования поставляемых товаров;
* текущий и максимальный товарные кредиты, сроки оплаты;
* историю всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браком, просрочками и недопоставками;
* прайс-листы, по которым осуществлялись закупки;
* условия работы, скидки, бонусы и другие договоренности, причем с историей их развития;
* банковские реквизиты;
* контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
Общий
Проверка надежности поставщиков
налоговое законодательство: запрос декларации
Развивать и стимулировать деятельность, повышать квалификацию менеджеров по закупкам товаров, прохождение тематических курсов
Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные потоки, возникающие в ходе закупочной деятельности.
Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.
Вносить свой вклад в достижение стратегических целей компании, в том числе в реализацию ее логистической стратегии.
Сотрудничать и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании.
Извлекать максимальную выгоду для компании.
Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками.
Закупать товары с гарантированно высоким качеством.
Обеспечивать доставку товаров вовремя.
Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.
Приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.
Направления развития
Повышение квалификации сотрудников
* Исследование рынка
* Качество продукции
* Поиск минимальных цен
* Размер партии
Сроки поставки
Цель отдела
Подраздел 4
Подраздел 3
Подраздел 2
на ближайшие 6 мес.:
Роль отдела в компании
ОП
Для склада
Общая
Обеспечение торгового процесса компании товарами
Миссия менеджера отдела закупок
Добиваться получения большей прибыли для компании через выбор лучшего поставщика, получения оптимальных цен, максимальных отсрочек оплаты, заказа правильного количества товара, эффективного способа транспортировки, минимизации потерь от бракованного товара.
Структура
2 менеджера
Подчинаются
Антону (Директору по развитию) нет прямого руководителя в отделе
