Acuerdo 042 de 2002

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Acuerdo 042 de 2002

Articulo 6

Préstamo de documentos para trámites internos.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo

la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,

Articulo 5

Consulta de documentos.

deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas.

Articulo 4

Criterios para la organización de archivos de gestión.

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

TRD

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

Serie

Secciòn

Subsecciòn

Fondo

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries

Subserie

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes

los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar.

Subseries

Series

La organización de los archivos de gestión debe basarse en

Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

Articulo 3

Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada

Velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión

Articulo 2

Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con

Tablas de Retención Documental

Articulo 1

Objeto

Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión

Las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa.