COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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Alcance y escala

Con mucha frecuencia los clientes predeterminan y estrechan el alcance y la escala sin una discusión completa sobre los pros y contras con los asesores del contrato y sin un feedback de los propios proveedores de servicio

AREAS DE CONOCIMIENTO O COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ADMINISTRACION DE RIESGOS

Si no se identifican de manera clara y detallada los riegos que puedan surgir se echa a la borda el desarrollo del proyecto, ya que no hubo una planificación previa para resolver imprevistos

HerramientaS

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Sin un calendario fechas establecidas y detalladas para el desarrollo de todos los procesos que conlleva el proyecto no habrá mucho esfuerzo de parte del equipo de personas por cumplir con su rol, además complicará los procesos de entrega para su revisión.

Asignar fecha a cada actividad y Medir el tiempo en que pueda realizar cada actividad

Establecer fechas para el inicio y fin de cada etapa

Calendario Real del Proyecto

Calendario Baseline del Proyecto

Monitorear el estatus del calendario

Desarrollar el calendario del Proyecto

Estimación

Secuenciación

Definición de Actividades

ADMINISTRACION RECURSOS

De no identificarse de manera clara y detallada los riegos que puedan surgir se echa a la borda el desarrollo del proyecto, ya que no hubo una planificación previa para resolver imprevistos

Desarrollar una planificación para revolver los riesgos

Identificar los riesgos para elaborar y ejecutar un proyecto

Plan de Administración de Riesgos

Lista de Identificación de Riesgos

Evaluación de Riesgos a Alto Nivel

Planear la administración de los riesgos

Conducir una evaluación de riesgos

ADMINISTRACION DE LA CALIDAD

Si durante el desarrollo del proyecto no se llevan a cabo controles de inspecciones y/o revisiones no se podrán detectar las anomalías o necesidades que se presenten, además el resultado puede cada vez alejarse del propósito final del proyecto

Adoptar las acciones de mejora necesarias y aplicarlos para asegurar la calidad de los procesos e Implementar planes de pruebas durante el desarrollo del proyecto

Revisión constante de todos los procesos que se llevarán a cabo en el desarrollo del proyecto

Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas

Plan y Casos de Pruebas

Plan de Mejora del Proceso

Lista de Identificación de Defectos del Proceso

Criterios de Aceptación

Diagnóstico del Proyecto

Plan de Aseguramiento de Calidad

Desarrollar y ejecutar los planes de prueba

Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad

Planeación de la Calidad

ADMINSTRACION DEL ALCANCE

Si no delimitamos el alcance del proyecto y no asignamos roles y responsabilidades, este puede quedar a medio terminar y de manera desorganizada

Priorizar las actividades

La empresa estima con precisión todas las etapas necesarias para el desarrollo del proyecto, y que no se presenten problemas una vez iniciado. Oportunidad de controlar el proyecto adecuadamente, identificando bien el desempeño de cada una de las partes que conforman la organización del proyecto.

Forma de Pendientes

Bitácora de Cambios

Solicitud de Cambio

WBS

Documentación de Requerimientos

Definición del Alcance

Resumen del Proyecto

Oportunidad de Negocio

Identificar requerimientos específicos

Administrar los cambios

Desarrollar el Diagrama de Descomposición Funcional (WBS)

Delimitar el alcance del proyecto Delimitar el alcance del proyecto

ADMINSTRACION DE LA COMUNICACIÓN

Si entre el cliente, su equipo y el proveedor no se mantiene una comunicación activa y efectiva durante todo el desarrollo del proyecto se perderán oportunidades de mejora y al final del proyecto el éxito no será el esperado.

Monitorear el estatus del desarrollo del proyecto y Conocer todo el desarrollo del proyecto y concluirlo con éxito.

Evidenciar el desarrollo del proyecto.

Agendas Minutas Reportes de Estatus

Agendas

Minutas

Bitácora de boletines de decisiones de negocio

Boletines de decisiones de negocio

Plan de comunicación

Mapa de comunicación

Cierre del proyecto

Reportar el estatus del proyecto

Documentar las decisiones de los proyectos

Desarrollar planes de comunicación

ADMINISTRACION DE LAS ADQUISICIONES (CONTRATO)

Si no existen convenios legales a la hora de llevar a cabo un proyecto pueden presentarse problemas de cumplimientos de ambas partes.

Los contratos pueden ser verificados y modificados.

Oportunidad de planificar la solicitud de propuesta

Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio

Contrato

Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores

Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos

Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio

Selección de Proveedores

Planificación de las adquisiciones y propuestas de solución

ADMINISTRACION DE LAS FINANZAS

La falta de conocimiento de la cantidad de recursos económicos disponibles a la hora de iniciar un proyecto, a corto o largo plazo se estaría en riesgo de no finalizarlo con el éxito que se espera.

Llevar control de recursos económicos disponibles y Conocer con los recursos económicos disponibles.

Selección de la propuesta que más se ajuste a los requerimientos

Presupuesto Baseline

Sistema de Control Financiero

Estrategia Financiera

Establecer el presupuesto baseline

Implantación del Sistema de Control Financiero

Revisión de la propuesta

ADMINSTRACION DE LA INTEGRACION

Sin una planificación estratégica previa de todos los procesos que conllevará la ejecución del proyecto, desconocerá con los recursos económicos y humanos, la estimación de tiempo, los riegos a los puede someterse el proyecto durante el proceso de desarrollo, el tiempo que conllevará cada etapa, entre otros aspectos importantes

Ajustarse a lo establecido en el calendario previamente elaborado y la Oportunidad de modificar la planeación en caso de ser necesario.

Contar con una planificación estratégica previa de todos los procesos que conllevara el proyecto

Plan de Proyecto

Control Integral de Cambios

Ejecución del Plan de Proyecto

Desarrollo del Plan de Proyecto

RELACION CLIENTE

Inconvenientes

Que las informaciones ofrecidas por el cliente no sean exactas y pueda afectar el desarrollo del proyect

Ventajas

Se está de cerca de los cambios que nos plantean los clientes y nos ayuda a alcanzar las metas planeadas