Digitalizacion Certificada

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Gobierno Electrónico - Gobierno en línea El uso de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, La estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia tiene como objetivo contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas,

Beneficios que se esperan obtener al implementar oficinas Cero Papel Para las entidades y servidores públicos: - Procesos y servicios más eficientes. - Uso óptimo de los recursos - Aumento de la productividad - Buenas prácticas de gestión documental - Almacenamiento y materiales. - Disminución de los costos asociados a la administración de papel,    tales como almacenamiento y materiales. - Disminuir el tiempo de localización de los archivos.

Para los ciudadanos, empresas y otras entidades: -Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades. -Mejorar la calidad y rapidez al servicio al reducir los tiempos de respuesta -Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos

Para el ambiente: . Ahorro de papel . Reducción de residuos . Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel árboles, agua y energía. . Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta.

PROPÓSITO DE LA GUÍA la implementación en oficinas Cero Papel un proyecto que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales.

3. Promover entre los directivos de las entidades un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y Cero Papel en la administración pública.

2. Promover entre los servidores públicos un sentido de responsabilidad con ambiente y con el desarrollo sostenible del país.

Objetivos: 1. proporcionar un conjunto de herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán cambiar los malos hábitos en el consumo de papel.

CERO PAPEL: Es la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

FUENTES CONSULTADA: • El libro verde de la oficina. Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA. Bogotá. 2006. • Programa de manejo sustentable para el uso óptimo de los recursos naturales. Ferrocarriles Nacionales de México en Liquidación. México. 2007. • Actúa: consejos para una vida sostenible. Greenpeace. Madrid. 2005. • Hazte amigo de los bosques: manual de autoayuda, prácticas para mejorar tu relación personal con los bosques. Guías de educación ambiental. Ayuntamiento de Barcelona. 2006. • Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental (PGD) < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 > • Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010# >

Usando el papel de forma racional: . Fotocopiar e imprimir a doble cara. . Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar . Elegir el tamaño y fuente pequeños . Configuración correcta de las páginas . Revisar y ajustar los formatos . Lectura y corrección en pantalla . Evitar copias e impresiones innecesarias . Guardar archivos no impresos en el computador . Guardar archivos no impresos en el computador . Reutilizar el papel usado por una cara . Reciclar

Promover la implementación de herramientas de tecnología . la Intranet . correo electrónico . herramientas de colaboración

BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA MoReq2: establece un modelo europeo de los requisitos de tipo general para un sistema electrónico de gestión de documentos. ISO 15489-1 y 15489-2: regula la implementación de sistemas de gestión de documentos. ISO 23081-1 y 23081-2: trata sobre los metadatos para la gestión de documentos. ISO/TR 13028:2010: Tiene como objetivo establecer buenas prácticas en la digitalización de documentos para garantizar su autenticidad. • NTC 5985 Información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos. • ISO 19005 – PDF/A

Copia Electrónica Autenticada de Documento en papel Se toma un documento original cuyo soporte se encuentre en papel físico, se crea un nuevo documento electrónico con calidad de copia autenticada es necesario aplicar un proceso de digitalización, se le asignará en el metadato “Estado de elaboración” el valor “Copia electrónica Auténtica de documento papel”, con el fin de mantener su valor probatorio.

pasos en la perfección de un documento: •Borrador: Una o más de las versiones previas de un documento. •Original: Documento definitivo, validado por su autor y emitido por éste, •Copia: Nuevo documento correspondiente a una reproducción de un documento original.

Digitalización Certificada:

Es el procedimiento tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, (papel) o electrónico, en una imagen digital”con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.

Formatos para documentos electrónicos

Subtema

Los formatos de los documentos electrónicos resultantes de una digitalización certificada deben ser los mismos que los admitidos por las entidades; para que se puedan preservar documentos electrónicos durante largos plazos se debe escoger un formato adecuado a este fin, de acuerdo al formato que se utilice serán las técnicas que se aplicarán para comprimir o digitalizar el archivo.

Nivel de resolución La resolución Debe ser adaptada a las necesidades particulares de documentación a procesar, el nivel mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de 200 pixeles

CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Esta consiste en la generación de un nuevo documento electrónico con diferente formato o versión a la del documento original,

Características:  .La aplicación de procedimientos de conversión establecidos en el programa de gestión documental y las políticas de tecnologías de la información de la entidad.  .La preservación del contenido, contexto y estructura del documento original, e identificar sus componentes para aplicar la conversión.  .El formato del nuevo documento convertido será seleccionado de entre los admitidos por las entidades para los documentos electrónicos y permitirá la lectura de la información contenida en el documento original.

Proceso de cambio de formato En un proceso de cambio de formato se pueden definir las siguientes fases: planificación, conversión, validación y conformación. planificación: determina la apariencia física del documento original colores, fuentes, estilos y formatos, su objetivo es asegurar que el formato de conversión seleccionado posea, las mismas características que permitan leer y ver la información contenida en el documento original. Fase de conversión: procedimiento informático que realice el cambio de formato del documento electrónico, garantizando las condiciones establecidas en la fase de planificación. Fase de validación: proceso de comparación con el contenido, contexto y estructura del documento original para validar la garantía del proceso, validado el contenido se procede a la conformación del documento electrónico final, es decir a la asignación de metadatos y firma electrónica del mismo. Fase de conformación del documento electrónico: se incorporan los metadatos mínimos obligatorios al nuevo documento electrónico convertido cuyos valores pueden heredarse o no del documento origina.

Nuevo documento, expedido por una entidad acreditada para hacerlo, con valor probatorio, equivalente al documento original.

Copia Auténtica

El documento electrónico digitalizado resultante de un proceso de digitalizacion debe:

. Ser valido como documento electrónico con las características establecidas en la normativa existente. . Ser fiel al documento en soporte físico y garantizar su integridad,

Garantía de fidelidad

Segun el Decreto 2609 de 2012, en su artículo 24, el documento electrónico debe cumplir las siguientes condiciones: • Expresar desde el momento de su creación los atributos. • Definición de los procedimientos de protección. • Atender lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999. • Reglamentación en el contexto administrativo y documental. • Autenticidad. • Metadatos. • Procedimientos de preservación a largo plazo.

• Back Ups • Migración de medios • Actualización de versiones del Software • Actualización de equipos

8. Mantenimiento

• Equipo individual • LAN • Intranet • Vía Web

7. Consulta

• Etapa en la que las imágenes digitales y la base de datos es incorporada al Sistema de Gestión de Documento Electrónico (de Archivo). • El SGDEA debe garantizar : – Autenticidad – Accesibilidad – Integridad – Portabilidad – Confidencialidad

6. Captura

. Metadatos . Búsquedas por texto libre (O.C.R.) . Firma Electrónico

5. Indexación o captura de metadatos

La calidad de la digitalización es el resultado de: – La resolución del escaner utilizado – La resolución del proceso de digitalización, – El bit – depth utilizado – El material fuente a digitalizar, – Herramientas de mejora de calidad utilizada – El dispositivo final de reproducción (monitor o impresora).

4. Control de Calidad

• Mejoras: calidad de la imagen como Brillo, Contraste, Tamaño, Color. • Aplicación de Técnicas de escaneo: OCR, ICR. • Edición

3. Optimización de la imagen

• Plano: Mixto con Alimentador Automático • Automático o Dinámico • Cenital o Planetario • Modelos especiales: Cámaras digitales, Escáner de diapositivas, Digitalizador de microfilmes

2. Escaneo y captura

1. Preparación de documentos

• Planeación • Organización Archivista • Alistamiento físico

Proceso de Digitalizacion Certificada