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Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos

El mantenimiento de los equipos médicos se puede dividir en dos principales categorías: inspección y mantenimiento (IMIP) y mantenimiento correctivo (MC). Es esencial que los establecimientos sanitarios adopten un programa de mantenimiento para los equipos médicos. La complejidad de estos depende del tipo, tamaño del centro, ubicación y los recursos requeridos.

Ejecución

Seguridad La seguridad del personal de mantenimiento es fundamental. Por lo tanto, es importante instaurar una política de bloqueo/advertencia para proteger al personal de la activación repentina de los dispositivos y de la liberación de la energía almacenada. • Antes de realizar las tareas de mantenimiento el personal debe conocer las tecnologías médicas que son especialmente peligrosas • Después del mantenimiento, el personal técnico debe comprobar que es seguro usar el dispositivo, tanto en lo que hace a los aspectos mecánicos como a la electricidad. • Se debe recomendar a los médicos que verifiquen la configuración del dispositivo y realicen pruebas básicas de funcionamiento antes de utilizarlo con los pacientes. • Cuando se trabaje en un dispositivo médico que puede estar contaminado, deben pedir ayuda al usuario para limpiar el dispositivo, ya que el usuario tendrá conocimiento de los posibles contaminantes y los riesgos que suponen. • Nuevamente, en caso de duda quienes realizan tareas de mantenimiento deben consultar al personal clínico sobre los posibles riesgos y la manera de manejarlos.

Registros Por lo general, para registrar los resultados del trabajo de IMP el técnico cuenta con una lista de verificación detallada que debe seguir paso a paso. Esta lista también sirve como recordatorio de los pasos del proceso y ayuda a evitar olvidos u omisiones de pasos específicos. Registrar las mediciones y documentar los resultados finales es útil para el trabajo de mantenimiento futuro, incluido el de reparación.

Mantenimiento correctivo

Inspección y vuelta al servicio Después de completar el trabajo de reparación, es imprescindible realizar una inspección de funcionamiento y de seguridad, y en algunos casos también es preciso volver a calibrar el dispositivo. Estas actividades permitirán determinar el rendimiento del dispositivo y realizar los ajustes necesarios para que vuelva a funcionar correctamente. Una vez completada la tarea, el dispositivo se puede volver a utilizar en la atención a los pacientes.

Factores que influyen en las fallas de los equipos Cuando se investiga una falla inexplicable, se deben tomar en cuenta ciertos factores: • Ambientales (Los problemas con el suministro eléctrico pueden afectar a los dispositivos médicos que funcionan con electricidad) • El personal técnico debe saber cómo interactúan los dispositivos médicos con otros servicios básicos (por ejemplo, sistemas de vacío y de gases medicinales, sistemas de ventilación y control de temperatura, suministro de agua, tecnología de la información, infraestructura de comunicaciones, etc.) • Características excepcionales del entorno (como las altas temperaturas y la humedad, etc.)

Resolución de problemas y reparación Las fallas de los equipos se detectan cuando un usuario informa sobre un problema con el dispositivo. Con el fin de que el equipo vuelva a estar en servicio en el menor tiempo posible, es necesario un procedimiento de resolución de problemas eficiente, en el que se verifique el desperfecto y se determine su origen. El mantenimiento correctivo se puede realizar en distintos niveles: • Componentes. • Tablillas de circuitos. • Dispositivo o sistema. Para cada situación, es importante seleccionar un nivel apropiado de mantenimiento. Esto depende de la disponibilidad de recursos financieros, materiales y humanos, y también de la urgencia de un pedido de reparación en particular.

Inspección y mantenimiento preventivo

Identificación de problemas Cuando en el procedimiento de IMP se detecta un problema, se puede optar por apartar el dispositivo para repararlo y proseguir con las tareas programadas, o por realizar la reparación en el momento como parte del proceso de IMP. Si las tareas de IMP o las reparaciones relacionadas no se realizan en un periodo predefinido dado, la orden de servicio se debe dejar abierta y el personal debe realizar la inspección o reparación del dispositivo en un plazo razonable, dentro de lo posible.

Procedimientos de IMP La mayor parte de los procedimientos de IMP los realiza el personal técnico del departamento de ingeniería clínica. En algunos casos, las tareas rutinarias y fáciles de realizar las lleva a cabo el usuario (Esto permite ahorrar tiempo al personal técnico), puede realizar tareas de inspección previas al uso del dispositivo o verificaciones diarias. Es responsabilidad del departamento de ingeniería clínica capacitar a los usuarios para que puedan realizar estas tareas.

Mejoras del desempeño

Es necesario medir sistemáticamente el resultado de los cambios realizados para determinar si realmente mejoran el desempeño y la calidad. Esto se puede hacer:

C. Continuando con las mediciones de desempeño y calidad

Si se demuestra que con los nuevos procedimientos se logran cambios positivos, el cambio ha sido eficaz. Si los indicadores no mejoran, es preciso revisar el análisis de desempeño original, realizar los ajustes correspondientes y repetir el proceso.

B. Modificando la manera en que se hacen las cosas.

A. Calculando cuidadosamente los indicadores de desempeño y calidad en distintos periodos (meses o trimestres)

El proceso de mejora del desempeño incluye los siguientes pasos: • Identificar oportunidades para mejorar el desempeño. • Identificar las prácticas óptimas. • Mejorar el desempeño.

Seguimiento del desempeño

La medición del desempeño es un elemento importante para la gestión eficaz del programa de mantenimiento, no hay un patrón o un valor de referencia para la comparación. En estos casos, el gestor debe realizar un seguimiento en el tiempo, investigar las tendencias significativas e identificar oportunidades para mejorar el desempeño. También es importante la comunicación con colegas que gestionan programas similares. Abajo se mencionan algunos parámetros importantes para evaluar el desempeño:

Medición del desempeño del mantenimiento correctivo Además de las mediciones mencionadas, hay otras que se pueden realizar para supervisar específicamente el desempeño del mantenimiento correctivo. Por ejemplo: • La media de tiempo entre averías. • La repetición de averías. • El tiempo de respuesta. • El tiempo de reparación. • El tiempo de inactividad. • Orden de servicio demorada.

Productividad de la inspección y el mantenimiento preventivo Es una expresión del cociente entre el tiempo real que un individuo invierte en completar un procedimiento programado y el tiempo establecido para ese procedimiento. En el primer caso, el tiempo real que lleva un procedimiento, no se incluye el tiempo de organización o preparación, sino simplemente el tiempo concreto que le lleva a un técnico realizar el procedimiento en cada dispositivo. Los resultados de las inspecciones individuales luego se pueden sumar para determinar los niveles de productividad

Resultados de la inspección y el mantenimiento preventivo Es el porcentaje de procedimientos de IMP programados en los que se encuentran problemas que afectan el funcionamiento o la seguridad de los equipos. Este indicador mide en general la fiabilidad de los equipos médicos en el establecimiento, además este indicador permite cuantificar la eficacia del programa de mantenimiento.

Tasa de localización de equipos Es la proporción de equipos incluidos en la planificación de inspecciones en el periodo asignado pero que no se logra localizar antes del término del periodo de inspección. Este indicador mide principalmente la precisión de la base de datos del inventario en el sistema computarizado de gestión y permite evaluar la eficacia de las políticas destinadas a llevar un inventario exacto

Tasa de cumplimiento de las tareas de IMP asignadas Es el porcentaje de procedimientos completados. Se puede medir al final de un período determinado. Este indicador se usa para medir la productividad y eficacia del personal de IMP, la capacidad del personal técnico y la adecuación de las categorías de personal.

Gestión

Una vez que el programa está en marcha, es imprescindible gestionarlo de manera eficaz y eficiente. La gestión tiene distintos aspectos que habitualmente se abordan al mismo tiempo.

Gestión operativa • Establecimiento o modificación de procedimientos de IMP. • Determinación de la frecuencia de IMP. • Planificación del mantenimiento. • Determinación de prioridades. • Registros. • Sistemas computarizados de gestión del mantenimiento. • Marcas y etiquetas. • Comunicación. • Gestión del uso incorrecto y de los errores del usuario. • Viajes.

Gestión del personal: El objetivo del manejo del personal es brindar apoyo a los recursos humanos del programa de mantenimiento, para que se cumplan los objetivos. La asignación de tareas se debe realizar de acuerdo con os conocimientos del personal técnico y con el fin de promover la eficiencia. El manejo del personal también incluye la supervisión de los proveedores externos cuando es necesario externalizar el mantenimiento. El aspecto más importante del manejo del personal es la capacidad de proveer la capacitación adecuada

Gestión financiera: Se concentra en 2 tareas: control de costos y gestión del presupuesto.

Los costos se controlan documentando con precisión el tiempo y los gastos asociados con las tareas de mantenimiento. El resultado es que habrá una relación de los tiempos y el gasto asociados con el mantenimiento de cada dispositivo médico en el inventario. Esta información se puede utilizar para calcular el coeficiente del costo de servicio. La gestión del presupuesto de mantenimiento es similar a la de cualquier otro presupuesto institucional.

El presupuesto establecido es el objetivo o el punto de referencia del programa. Los costos reales se comparan con los presupuestados. Cualquier diferencia entre los datos reales y el presupuesto lleva a examinar las razones de la variación. Además, es importante tomar en cuenta la necesidad de ajustar el presupuesto de mantenimiento después de adquirir nuevos equipos o retirar equipos existentes, porque esto afecta los costos asociados tanto con los procedimientos de IMP como de MC

Planificación de un programa de matenimiento

Forma parte de un trabajo mas amplio para establecer un programa integral de MTS. Este proceso incluye factores claves, el reto del planificador es equilibrar estos factores para elaborar un programa de mantenimiento apropiado y costo eficaz acorde a la situación. Estos factores son:

Recursos: Financieros, materiales y humanos disponibles para el programa

Metodología: Identificación del método que se adoptará para realizar el mantenimiento a los equipos incluidos en el programa.

Inventario: Tipo y cantidad de dispositivos médicos que el hospital debe registrar y cuáles se incluyen específicamente en el programa de mantenimiento.