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da Olga Milena Castro Jurado

RESPONSABILIDADES

EFICIENCIA

ORDEN

Información

iso 15489

METODOLOGÍA

Revisión posterior a la implementación

Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo

Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo

Identificación de estrategias para cumplir los requisitos

Evaluación de los sistemas existentes

Identificación de los requisitos

Análisis de las actividades de la organización

Investigación preliminar

ETAPAS DEL DISEÑO IMPLEMENTACIÓN

Conservación Disposición

Decisiones relativas

En cualquier momento

Acceso-Recuperación Uso

Modo eficaz

Plazo oportuno

Conversión y migración

Diseño que garantice

Aunque

Halla cambios en el sistema

Gestión distribuida

Diversas opciones de ubicación de doc.

Contar con soportes

Protección

Almacenamiento

Documentación Operaciones realacionadas

CARACTERISTICAS

CARACTER SISTEMATICO

EXHAUSTIVIDAD

Gestionar documentos

Procedentes de todas las actividades de la organización

CONFORMIDAD

Cumplir todos los requisitos derivados de las actividades

TERMINOS

TRASLADO

Movimiento de ubicación a otra

TRANSFERENCIA

Cambio de custodia responsabilidad-propiedad

TRAZABILIDAD

Creación-incorporación conservación información sobre uso y movimientos

REGISTRO

Atribución de identificador unico en el sistema

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOC

S.I que gestiona y facilita acceso

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Area responsable gestión-creación- recepción-mantenimiento -uso-disposición y procesos

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS-RECORDS-

Información creada producida conservada como prueba de actividades u obligaciones legales

CONSERVACIÓN

Procesos y operaciones que garantizan permanencia intelectual y técnica de los doc

MIGRACIÓN

Trasladar documentos de un sistema a otro

Manteniendo

Disponibilidad

Utilizable

puede ser

Interpretado

Presentado

Recuperado

Localizado

Fiabilidad

Representación completa y precisa

Hechos

Actividades

Operaciones

Integridad

Caracter completo e inalterado

Protegido contra modificaciones no autorizadas

Autenticidad

Creado o enviado

En el momento que se afirma

Persona que afirma haberlo creado o enviado

Es lo que afirma ser

Que se puede probar

METADATOS

Datos que describen

Estructura

Contenido

Contexto

INDIZACIÓN

Proceso que establece puntos de acceso para recuperar la información del doc

DOCUMENTO

Información u objeto que puede ser tratado como unidad

DISPOSICIÓN

Procesos aplicados a

Destrucción

Transferencia

DESTRUCCIÓN

Proceso

Borrado

Eliminación

CONVERSIÓN

Cambio de

Formato

Soporte

CLASIFICACIÓN

Identificación Sistematica

Categorias

Reglas

Métodos

Convenciones

AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA

Concesión de autorizaciones

Institución

Servicio o programa responsable

Conservación

Adquisición

Selección

TRAZABILIDAD DE LAS ACCIONES

Controlar e imponer

Plazos

Etapas

Asuntos a quienes realizan una actividad

RESPONSABILIDAD

Explicación a los responsables por sus acciones

ACCESO

Derecho-Modos- Medios

Recuperar

Usar

Localizar

ASIGNACIÓN RESPONSABILIDADES

Documentos

IMPLEMENTACIÓN

SISTEMA G

POLITICAS

APROBADA

Nivel más alto de decisión

Creación

ORGANIZACIONES

Documentar

Definir

BENEFICIOS

Integración

Procesos

Gestión en sistemas

Sistemas especializados

Administración

Implementación

Diseño

Servicios

Uso

Gestión

Fijación

Procedimientos

Asignación

Competencias

Responsabilidades

Establecimiento

Normas

Politicas

GESTION DE DOCUMENTOS

REGULACIÓN

TODOS LOS

SOPORTES

FORMATOS

PRINCIPIO

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