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by xiomara florez devia 2 years ago

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DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DELA ORGANIZACIÓN

La documentación de los procesos de una organización incluye varios elementos estructurales importantes. La estructura organizacional aborda la distribución de funciones y relaciones, así como la cadena de mando representada en el organigrama.

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DELA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

EJEMPLOS

Representación gráfica que describe la división del trabajo

Estructura organizacional de procesos están diseñados para el flujo de procesos

Estructura organizacional indica los departamentos de una empresa

Estructura corporativa donde se define quien realiza cada tarea

Sistemas
Es un todo unitario que están conectados entre si

sistemas de información

Sistema de toma de decisiones

Sistema divisional, como se encuentra divididos los equipos de trabajo

Procesos
Acciones para cumplir una tarea

Procesos de gestión

Procesos de apoyo

Procesos operativos

Procesos estratégicos de una empresa

Gestión de cobranzas

Es un documento de alto nivel que define la manera de funcionar de una organización

Política social , describir la forma como un ciudadano debe comportarse en la sociedad , normas y deberes

Políticas económicas cuando regulan el consumo de bienes

Políticas del estado como resolver problemas en la sociedad

Políticas internas de una empresa, de horarios de empleados, de vestimenta , de funciones

Guía detallada de como debe realizar una persona su trabajo

Método ahorrar tiempo para estudiar

Método para realizar mis actividades mas ágil

En el campo de la ciencia, los diversos métodos que permite tener conocimiento en distintas áreas

Procedimiento
Es la forma como se va a llevar a cabo una tarea

Procedimiento interno de mercancia

Procedimiento de compra

Control de calidad de un proveedor

Realizar un pedido

Recuperación de cartera

PROCEDIMIENTOS

Análisis de procedimientos
Análisis de procedimiento

Se considera necesario y útil señalar algunos puntos que conviene que sean llevados a cabo. Al estudiar el análisis de un procedimiento se recomienda examinar

Clasificación de documentos

Distribución de documentos

Comprende el uso de documentos

Valor de controles

Trabajo ejecutado por cada persona

Análisis hechos

organizar la forma que se relacionan con los objetivos más importantes del sistema

Registro hechos

Deberá hacerse por medio del uso de cuadros, gráficas y tablas, dependiendo del tipo de datos.

Empieza desde el hecho inicial en que comienza un procedimiento, hasta el paso final que lo termina

Implantar el procedimiento propuesto y mantenerlo actualizado, estableciendo los controles adecuados

Desarrollar el procedimiento más adecuado, según los objetivos y políticas del organismo

Registrar todos los datos relacionados al procedimiento, mediante la preparación de gráficas de flujo

Seleccionar el procedimiento o trabajo que se va a realizar

Elementos estructurales en u organismo social
Estructura procedimental

Refleja los movimientos de la organización que la mantiene, al ritmo de la realidad del ambiente y permite trabajar por el logro de sus fines. Su naturaleza es dinámica, ya que ilustra el flujo de los procesos de la organización

Estructura organizacional

Comprende la distribución de las funciones relaciones, indica el alcance de control y la cadena de mando representada por el organigrama

Sistema

Se aplica para designar a una red de procedimientos relacionados de tal manera que alcance un objetivo concreto

Facilita la comprensión del procedimiento

Red de procedimientos integrados y diseñados para cumplir con un conjunto de actividades

Conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes dispuestas de tal forma que se produce un todo unificado

Objetivo
Objetivos secundarios

Eliminar envíos y demoras innecesarios o reducirlos a un mínimo

Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas

Cambiar el orden de las operaciones para lograr mayor eficaci

Objetivo principal

Eliminar papelería innecesaria

Eliminar operaciones

Simplificar métodos de trabajo

Relación
Métodos

Son la manera prescrita de realizar un trabajo considerando un objetivo.

Políticas

Son orientaciones verbales o escritas de decisiones sobre asuntos y problemas, esta se encarga de determinar lo objetivos y límites de la organización

Procedimientos

Se formulan para indicar como hacer el trabajo. Constituye una guía para la acción. Se encarga de señalar una serie de etapas a seguir

Estructura
Organismo social

Es aquel tiene perfectamente establecidos sus objetivos y procedimientos. (Quiroga, 2001)

Directores

Son quienes están en condiciones de conocer las necesidades totales y determinan la forma de trabajo de toda la empresa

Donde se aplican
Por lo general se involucran en diferentes áreas de la empresa
Elaboración de nóminas
Recepción de pedidos
Definición
Modo de ejecutar determinadas operaciones, que se realizan de la misma manera

Escrito en un documento formal, el propósito principal es el medio de instrucción

Orientado hacia las tareas que se deben hacer

Procesos que se deben hacer respecto al trabajo

Como hace el trabajo

serie de pasos

Eliminar errores

Disminuye la probabilidad de accidentes

Permite trabajar correctamente