Instrumentos para el registro contable

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Elaborado por: Jenifer Soto Quijada Licenciatura en Contaduría y Finanzas Públicas Actividad 1. Instrumentos para el registro contable

Instrumentos para el registro contable

Modelos de asientos para el registro contable

Momento en que se utilizan los modelos de asientos para el registro contable

Las transacciones que afectan la Hacienda Pública deben ser objeto de registro contable en asientos por partida doble con utilización de las cuentas que corresponden según la naturaleza de las operaciones y respaldadas por los documentos que las originan (Documento Fuente del Asiento). El modelo de asientos que se presenta tiene como propósito disponer de una guía orientadora sobre como registrar los hechos económico-financieros que reflejan, en líneas generales, la actividad del ente público y contempla las transacciones que se dan en forma habitual y recurrente. En consecuencia, hay operaciones particulares que probablemente no se encuentren especificadas en el presente capítulo y podrán incluirse posteriormente, de la misma manera que se podrán agregar operaciones nuevas que surjan en el futuro. En el modelo presentado se han tenido en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, en especial las que derivan de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y Acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) a la fecha, con atención a las normas contables y a normativa internacional sobre contabilidad gubernamental. 

Las transacciones incluidas en el modelo de asientos se concentraron en grandes grupos: I. Asientos de Apertura II. Operaciones relacionadas con el ejercicio de la Ley de Ingresos III. Operaciones relacionadas con el ejercicio del decreto de Presupuesto de Egresos IV. Operaciones extrapuestarias relacionadas con la Ley de Ingresos y el ejercicio de Presupuesto de Egresos V. Operaciones extrapuestarias no relacionadas con la Ley de Ingresos y el ejercicio del Presupuesto de Egresos VI. Operaciones de Financiamiento VII. Cuentas de orden VIII. Operaciones de Cierre del Ejercicio Patrimoniales y Presupuestaria

Consiste en las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable. Un asiento es una anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos económicos de una persona o institución. Se realiza cada vez que la empresa contabiliza una entrada relacionada con la actividad que realiza. En el sistema de contabilidad de partida doble, crear una entrada en un libro de diario implica dos apuntes (dos asientos) en dos cuentas distintas pero relacionadas entre sí: una en el debe y otra en el haber.

Tipos de asientos

Asientos por su fondo. Son registros que recogen al inicio de un ejercicio la situación económico-financiera de la entidad en dicho momento. Son el inverso de los asientos de cierre que se llevaron a cabo en el ejercicio anterior.

Asiento de cierre. Es el asiento que cierra todas las cuentas utilizadas durante el ejercicio. Es igual al asiento de apertura pero con el signo contrario en los saldos.

Asientos de regularización. Al final del periodo se regularizan las cuentas de gastos e ingresos pasando a la cuenta “Resultado del ejercicio”.

Asientos de ajuste. Asientos de cierre del ejercicio, variación de existencias, amortizaciones, periodificaciones.

Guías contabilizadoras

Objetivo

Su propósito es orientar el registro de las operaciones contables a quienes tienen la responsabilidad de su ejecución, así como para todos aquellos que requieran conocer los criterios que se utilizan en cada operación.

Es la descripción detallada de lo que debe registrarse en cada una de las cuentas y lo que representa su saldo. En dichas guías los registros se ordenan por proceso administrativo/financiero y se muestra en forma secuencial los asientos contables que se deben realizar en sus principales etapas.

Instructivo de manejo de cuentas

Finalidad

Este documento tiene como finalidad explicar claramente los conceptos y usos de cada cuenta contable aplicando los Principios y Prácticas de la Contabilidad Generalmente Aceptados, así como, las normas, políticas y procedimientos de la empresa y de regulación y administración tributaria del país.

Propósitos

Tiene como propósito de ser útil, principalmente a los usuarios que se encargan del registro diario de las operaciones, de manera selectiva se presenta la mecánica del registro que se debe seguir para contabilizar las operaciones.

Características

- Cuenta con instrucciones establecidas de uso y manejo. - Tiene un proceso continuo de revisión y actualización. - Redacción simple, corta y comprensible. - Tiene siempre un mayor número de páginas que el catalogo de cuentas.

Concepto

El instructivo de cuentas es un documento en el que refleja el nombre de la cuenta, explica detalladamente concepto, los motivos porque se carga (debito) o se abona (crédito) y el tipo de saldo, tomando todos estos aspectos para un mejor funcionamiento del sistema de información contable.

Plan de cuentas

¿Cuál es su estructura?

Rubro

Activo Circulante: - Efectivo y Equivalentes - Derechos a Recibir Efectivo o Equivalentes - Derechos a Recibir Bienes o Servicios - Inventarios - Almacenes - Estimación por Pérdida o Deterioro de Activos Circulantes - Otros Activos Circulantes Activo No Circulante: - Inversiones Financieras a Largo Plazo - Derechos a Recibir Efectivo o Equivalentes a Largo Plazo - Bienes Inmuebles, Infraestructura y Construcciones en Proceso - Bienes Muebles - Activos Intangibles - Depreciación, Deterioro y Amortización Acumulada de - Bienes e Intangibles - Activos Diferidos - Estimación por Pérdida o Deterioro de Activos no Circulantes - Otros Activos no Circulantes

Pasivo Circulante: - Cuentas por Pagar a Corto Plazo - Documentos por Pagar a Corto Plazo - Porción a Corto Plazo de la Deuda Pública a Largo Plazo - Títulos y Valores a Corto Plazo - Pasivos Diferidos a Corto Plazo - Fondos y Bienes de Terceros en Garantía y/o Administración Corto Plazo - Provisiones a Corto Plazo - Otros Pasivos a Corto Plazo Pasivo No Circulante: - Cuentas por Pagar a Largo Plazo - Documentos por Pagar a Largo Plazo - Deuda Pública a Largo Plazo - Pasivos Diferidos a Largo Plazo - Fondos y Bienes de Terceros en Garantía y/o Administración a Largo Plazo - Provisiones a Largo Plazo

Hacienda Pública/Patrimonio Contribuido: - Aportaciones - Donación de Capital - Actualización de la Hacienda Pública/ Patrimonio Patrimonio Generado: - Resultados del Ejercicio (Ahorro/Desahorro) - Resultados de Ejercicios Anteriores - Revalúos - Reservas - Rectificaciones de Resultados de Ejercicios Anteriores Exceso o Insuficiencia en la Actualización de la Hacienda Pública/Patrimonio: - Resultado por Posición Monetaria - Resultado por Tenencia de Activos no Monetarios

Ingresos de Gestión: - Impuestos - Cuotas y Aportaciones de Seguridad Social - Contribuciones de Mejoras - Derechos - Productos - Aprovechamientos - Ingresos por Venta de Bienes y Prestación de Servicios - Ingresos no Comprendidos en las Fracciones de la Ley de - Ingresos Causados en Ejercicios Fiscales Anteriores Pendientes de Liquidación o Pago (Derogado) Participaciones, Aportaciones, Convenios, Incentivos Derivados de la Colaboración Fiscal, Fondos Distintos de Aportaciones, Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Subvenciones, y Pensiones y Jubilaciones: - Participaciones, Aportaciones, Convenios, Incentivos Derivados de la Colaboración Fiscal y Fondos Distintos de Aportaciones - Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Subvenciones, y Pensiones y Jubilaciones Otros Ingresos y Beneficios: - Ingresos Financieros - Incremento por Variación de Inventarios - Disminución del Exceso de Estimaciones por Pérdida o Deterioro u Obsolescencia - Disminución del Exceso de Provisiones - Otros Ingresos y Beneficios Varios

Gastos de Funcionamiento: - Servicios Personales - Materiales y Suministros - Servicios Generales Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas: - Transferencias Internas y Asignaciones al Sector Público - Transferencias al Resto del Sector Público - Subsidios y Subvenciones - Ayudas Sociales - Pensiones y Jubilaciones - Transferencias a Fideicomisos, Mandatos y Contratos Análogos - Transferencias a la Seguridad Social - Donativos - Transferencias al Exterior Participaciones y Aportaciones: - Participaciones - Aportaciones - Convenios Intereses, Comisiones y Otros Gastos de la Deuda Pública: - Intereses de la Deuda Pública - Comisiones de la Deuda Pública - Gastos de la Deuda Pública - Costo por Coberturas - Apoyos Financieros Otros Gastos y Pérdidas Extraordinarias: - Inversión Pública - Estimaciones, Depreciaciones, Deterioros, Obsolescencias y Amortizaciones - Provisiones - Disminución de Inventarios - Aumento por Insuficiencia de Estimaciones por Pérdida o Deterioro u Obsolescencia - Aumento por Insuficiencia de Provisiones - Otros Gastos Inversión Pública: - Inversión Pública no Capitalizable

Ley de Ingresos: - Ley de Ingresos Estimada - Ley de Ingresos por Ejecutar - Modificaciones a la Ley de Ingresos Estimada - Ley de Ingresos Devengada - Ley de Ingresos Recaudada Presupuesto de Egresos: - Presupuesto de Egresos Aprobado - Presupuesto de Egresos por Ejercer - Modificaciones al Presupuesto de Egresos Aprobado - Presupuesto de Egresos Comprometido - Presupuesto de Egresos Devengado - Presupuesto de Egresos Ejercido - Presupuesto de Egresos Pagado

Grupo

- Activo Circulante - Activo No Circulante

- Pasivo Circulante - Pasivo No Circulante

- Hacienda Pública/Patrimonio Contribuido - Patrimonio Generado - Exceso o Insuficiencia en la Actualización de la Hacienda Pública / Patrimonio

- Ingresos de Gestión - Participaciones, Aportaciones, Convenios, Incentivos Derivados de la Colaboración Fiscal, Fondos Distintos de Aportaciones, Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Subvenciones, y Pensiones y Jubilaciones -Otros Ingresos y Beneficios

- Gastos de Funcionamiento - Transferencias, Asignaciones, Subsidios y Otras Ayudas - Participaciones y Aportaciones - Intereses, Comisiones y Otros Gastos de la Deuda Pública - Otros Gastos y Pérdidas Extraordinarias - Inversión Pública

- Resumen de Ingresos y Gastos - Ahorro de la Gestión - Desahorro de la Gestión

- Valores - Emisión de Obligaciones - Avales y Garantías - Juicios - Inversión Pública - Bienes en Concesionados o en Comodato

- Ley de Ingresos - Presupuesto de Egresos

- Superávit Financiero - Déficit Financiero - Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores

Género

Activo

Pasivo

Hacienda pública/ patrimonio

Ingresos y otros beneficios

Gastos y otras pérdidas

Cuentas de cierre contable

Cuentas de orden contable

Cuentas de orden presupuestarias

Cuentas de cierre presupuestario

Base de codificación

El código de cuentas ha sido diseñado con la finalidad de establecer una clasificación, flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y de las subcuentas que se debe utilizar para el registro contable de las operaciones del ente público. La estructura presentada en este documento, permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, el cual se conforma de 5 niveles de clasificación.

Se conforma de 5 niveles de clasificación

SEGUNDO AGREGADO Cuenta 1.1.1.1 Efectivo Subcuenta 1.1.1.1.1 Caja

SUBCUENTA: Constituye un mayor detalle de las cuentas. Será aprobada, por la unidad administrativa o instancia competente en materia de Contabilidad Gubernamental de cada orden de gobierno, quienes autorizarán la desagregación del Plan de Cuentas de acuerdo a sus necesidades, a partir de la estructura básica que se está presentando, con excepción de las señaladas al final de este capítulo en la “Relación Contable/Presupuestaria”, necesarias para la interrelación con los clasificadores presupuestarios.

CUENTA: Establece el registro de las operaciones a nivel cuenta de mayor.

PRIMER AGREGADO Género 1 Activo Grupo 1.1 Activo Circulante Rubro 1.1.1 Efectivo y Equivalentes

RUBRO: Permite la clasificación particular de las operaciones del ente público.

GRUPO: Determina el ámbito del universo en rubros compatibles con el género en forma estratificada, permitiendo conocer a niveles agregados su composición.

GÉNERO: Considera el universo de la clasificación.

¿Qué es?

Un sistema que proporciona a los entes públicos, los elementos necesarios que permiten contabilizar sus operaciones, proveer información útil en tiempo y forma para la correcta toma de decisiones, además de que integra la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente e identifica con nombres todas esas cuentas, para distinguir un tipo de partida doble para los fines del registro contable de las transacciones.