GESTIÓN DOCUMENTAL

Mer som dette

JUSTIFICACIÓN DE LA DIDÁCTICA: ¿ Por qué y para qué la Didáctica?

Ved Lorena Maldonado

paradigma socio-critico

Ved Mayda Mosquera

Características y Beneficios del Mindomo

Ved Nelly Delgado

Ecosistema Emprendedor

Ved Juan Nicolás Barahona Espinosa

Bibliografía Fincowsky, E. B. (2009). ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS. Recuperado el 18 de Marzo de 2021, de https://naghelsy.files.wordpress.com/2016/01/enrique-franklin-organizacion-de-empresas.pdf

Pronouns - a word that can function as a noun phrase used by itself and that refers either to the participants in the discourse.

INDICADORES

CUANTITATIVOS

Estrategias funcionales/ Sistemas de gestión documental

Estrategias de negocio/ Sistemas de gestión documental

Estrategias corporativas/ Sistemas de gestión documental

Costo del sistema de gestión documental/ Presupuesto asignado a sistemas

Personal capacitado para operar el sistema de gestión documental/ Total de personal asignado al sistema

Personal responsable del sistema de gestión documental/ Total de personal

Estudios de gestión documental realizados/ Total de estudios autorizados

Formularios utilizados/ Monto del presupuesto para papelería

Total de formularios utilizados/ Total de formularios programados

CUALITATIVOS

Medida en que constituyen un medio para imprimir

Manera en la que fomenta

Modo en que racionaliza

Grado en que imprimen

METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

ANÁLISIS DE FORMULARIOS

Preguntas de apoyo para el análisis, diseño y control de formularios

Tipografía

Color

Tipo de papel

Estructura del formulario

Datos variables

Identificación de las copias

Codificación

Datos Fijos

Encabezado

Control de Formularios

Control de los formularios en el almacen

Pronta atención de las requisiciones

Existencia de un sistema de información

Comunicación eficaz

Conocimiento de las necesidades

Formulación de un programa de abastecimiento

Control sobre reimpresión de formularios

Control sobre la creación de formularios

Beneficios que reportan

Efecto esperado

Influencia que ejerce

Adecuada elección del tipo de impresión

Correcta distribución de espacios, facilidad de llenado

Formulación del catálogo de formularios

Clasificación de formularios

Implementación

Evaluación

Destino final

Dónde, cuando y cuanto tiempo

Propósitos

Usuarios

Formulación de instructivos

Conciso

Preciso

Claro

Ajuste de los formularios

Distribución del juego y justificación

Información que debe aparecer

Información que debe eliminarse y las razones de ello

Información que requieran mayor o menor espacio

Prueba Piloto

Facilidad de llenado

Claridad del lenguaje

Diseño de formularios

Aspectos de visualización

Métodos de reproducción

Equipo recomendable

Costo

Cantidad de formularios requeridos

Objeto de la impresión

Encuadernación

Juegos

Abanico

Talón

Márgenes

Vocabulario

Carbones

Tipo de letra

Numero de foliada

Tintas

Medidas

Clase de formulario

Llenando a máquina

Para rellenar a mano

Espacios

Información básica

Examen

Consideraciones de tipo material

Número de copias

Tipo de encuadernación

Carbonizado

Tipo de impresión

Color de papel y tinta

Tamaño

Consideraciones de tipo funcional

Tipo de formularios

Estructura

Información que contiene

Objetivo

Identificación del formulario

Fijación de prioridades

Elevado consumo de formularios

Volúmen de productos

Cantidad de empleados

Número de unidades administrativas

Tipo de organización

INVESTIGACIÓN

Clasificación

Cliente o usuario

Características Físicas

Denominación

Unidad Administrativa

Función

Procesos

Recopilación de formularios

DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD DEL ESTUDIO

Autorización para efectuar el estudio

Programa de Trabajo

Recursos materiales y tecnológicos de soporte

Recursos humanos con preparación técnica

Contexto de aplicación que afecta

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL

Instrumentos de Control

Unidades de almacenamiento

Tarjeta para control interno de formularios

Catálogo de formularios

Cuestionario para el análisis de formularios

Forma Especializada

unidades encargadas de la administración de los recursos

Unidades de apoyo técnico

Nivel directivo

Operativamente

UTILIZACIÓN

CAMBIOS

Implementación de procesos de depuración, mayor contenido técnico

USO NORMAL

No requiere de autorizaciones múltiples o estudios exhaustivos

Objetivos

Demonstrative pronouns are pronouns that point to specific objects. They function as subjects or objects.

Evaluar la gestión documental de la organización.

Interrelacionar correctamente la gestión documental con la estructura organizacional.

Administrar eficazmente los recursos y sistemas destinados al manejo de la información de la organización.

Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

Mejorar la gestión de los procesos y de los procedimientos.

• Identificar y proteger información vital.

Contar con los formatos adecuados en función de las necesidades de la organización.

Beneficios

An interrogative word or question word is a function word used to ask a question,

Conocer los aspectos metodológicos necesarios para el manejo eficaz de la documentación en todo tipo de formato.

Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la organización.

Valorar la importancia que reviste la gestión documental para la puesta en práctica de las estrategias de negocio en tiempo real.

• Entender la forma en que la gestión documental facilita que la información se comparta y aproveche con mayor eficiencia como un recurso colectivo.

Importancia

An indefinite pronoun is a pronoun that refers to a person or a thing without being specific.

-

Repercute directamente en la fluidez y precisión con la que se puede hacer frente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos, procesos, funciones, instalación y operación de sistemas y la definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de productos eficaces.

Concepto

Possessive pronouns show that something belongs to someone. Replaces noun in phrases.

Es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción gráfica que contiene información fija y espacio para información variable.

Principios

Personal pronouns are pronouns that are associated primarily with a particular grammatical person – They represents people places or things.

AUTENTIFICAR DOCUMENTOS

Sistema de autentificación; firmas difitales

CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Registro de creación y modificaciones que se realicen a un documento

REGLAS DEL WORKFLOW

Proceso, recursos implicados que se requieren y siguen para la distribución del documento

DISTRIBUCIÓN

Envió a determinadas personas, según se requiera

CUSTODIA

Conservación obligatoria de algunos documentos durante un tiempo determinado

SEGURIDAD

Copias de Seguridad

CLASIFICACIÓN

Factor clave que permite localizar con facilidad documentación

RECUPERACIÓN

Sistema para encontrar un documento dentro de un conjunto de documentos.

ALMACENAMIENTO

Sitio virtual (una base de datos en un servidor, un programa en la nube) con una base física (el hardware).

Sitio físico (unos archivos documentales donde se guarda papel)

Enfoques

POR SU NATURALEZA

ENFOQUE DIGITAL

Potencia las inversiones

Acelera el manejo de documentos

Incrementa la productividad

Aumenta la calidad de los datos

SISTEMA DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN CORPORATIVA

Facilita su uso y escalabilidad

Acciona la búsqueda en intranets, extranet y web site

Administra remota o localmente

Plataforma comprensiva para recuperar datos

SISTEMA DE ANÁLISIS DE EJECUTIVO DE DATOS

Creación y administración de escenarios

Navegación flotante

Gráficas interactivas

Semáforos y alarmas

Modelos de tendencias

Métodos de proyección

Tableros para el análisis de indicadores

SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS

Implementa y conserva sistemas administrativos

Diseña, ejecuta y audita procesos de flujos de trabajo

Agiliza la gestión administrativa

Detecta cuellos de botella

Efectúa el seguimiento de los procesos administrativos

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Captura los formatos en papel o electrónicos

Combina la digitalización y la administración de documentos

SISTEMAS DE APLICACIÓN

VENTAJAS POR CONCEPTO

Transporte y envío de documentos

Seguridad

Tiempo

Espacio

VENTAJAS DE SU USO

Búsqueda y localización inmediata de documentos

Control del acceso a los datos

Centralización de datos

Reducción significativa del gasto de papel

Reducción significativa de los tiempos de respuesta

HERRAMIENTAS

Mensajería Interna

Agenda

Estadísticas BD

Hojas de control

Indexación

Importación CD

Exportación/grabación

Exportación CD

Administración de alta/baja de carpetas o bibliotecas

Administración de Usuarios

Navegación de documentos

Búsqueda de documentos

Alta de documentos

Comprime los tiempos

Reduce los costos de captura manual

ENFOQUE CLÁSICO

RECURSOS DE APOYO

Redes

Multimedia

Blog

Correo electrónico

Intercambio electrónico de datos

Cliente/Servidor

Programación orientada al objeto

ALTERNATIVAS PARA ELABORACIÓN

Computadora

Máquina

Rotograbado

Fotograbado

Linotipo

Mimeógrafo

Offset

ELEMENTOS MATERIALES

Presentación

Estructura y funcionalidad

Tintas y carbones

Elementos complementarios

Papel

Materia prima base

DISEÑO

CLASES DE FORMULARIOS

Columnas

Visualización

Fácil comprensión

Claridad

Distribución correcta y accesble

División Modular

Orden y estandarización

Imagen residual

Ritmo

Movimiento

Saturación

Agrupación y jerarquización

Unidad

Trazo homogéneo

Combinado

Incluye más de una alternativa de presentación

Casillas

Se utiliza para formularios con información excesiva

Se usa cuando los datos son afectados por varios datos fijos

Contiene columnas y reglones para su llenado

Línea

Formulario sencillo

CONDICIONES PARA SU LLENADO

MÁQUINA

MANUAL

ELEMENTOS FUNCIONALES

Orden de los componentes

Instrucciones al pie

Cuerpo

Flujo del trabajo

Secuencia de datos

Identificación

Número de hoja

Fecha

Título

Logotipo

REQUERIMIENTOS DE USO

EXTERNOS

Atención a demandas de clientes o proveedores

Pactos, convenios nacionales e internacionales

Decisiones de globalización de entidad

Cambios del entorno

INTERNOS

Traducción en procedimientos

Proceso de toma de decisiones

Definición de procesos

Determinación de objetivos y programas

Desagregación de funciones

Pautas dictadas por órganos de gobierno

Instrumento Juridico

FUENTE DE INFORMACIÓN

Propuestas de fabricantes

Autoridad Normativa, uso interno, uso de acciones

Uso Comercial

Producto de un consultor externo

Diseñadas para presentación de resultados

Uso interno

ANÁLISIS

Formularios para trámites no necesarios

Exceso de formularios

Duplicación de formas

Dimensiones de formularios

IMPORTANCIA

Simplificación de Trabajo

Dejar Constancia

Propósito

Reflexive pronouns are words ending in -self or -selves that are used when the subject and the object of a sentence are the same. They refer back to an earlier noun or pronoun.

Evaluar la gestión documental

Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo

Mejorar la gestión de los procesos

Identificar y proteger información vital

Contar con los formatos adecuados

Ventajas y Desventajas

A relative pronoun is a pronoun that marks a relative clause. They link one part of a sentence to another.