av carlos Aguirre 3 år siden
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Procesos
El documento detalla un plan comprensivo para la gestión de ventas y marketing dentro de una empresa, abarcando desde la creación de herramientas de mercadeo hasta la entrega final del producto.
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Mer som dette
OT General
Brief Logo y Diseño
P&M
Diseño y Producción
Entrega de Producción
Diseño
Carta de Satisfacción
Entregables DVD
Revisar Trabajo Final
Revisar con OT y Ficha Técnica
NO
Tomar medidas con Responsable
Se establecen Responsables
SI
Seguimiento de Tiempos
Producir
Llevar a aprobación al Cliente
Exigir Prueba departe del proveedor
Llevar a Proveedor con Documento
Generar Doc. de Espc. Técnicas
Fijar Fecha de entrega
Entregar OT a Tráfico
Generar OT de producción de ser necesario
Entregar a tráfico
Facturar en caso de no haber Producción
Hacer Firmar al cliente con documento de CheckList, Colores, Fuentes, Pantones y una impresion o prueba de color.
Entrega de Archivos Digitales
Revición Ortográfica y de Contenidos
Realizar Diseño Gráfico
Aprobación del cliente
Realizar Concepto si aplica
Aplica cuando son proyectos o campañas nuevas
Solicitar Contenidos
Imagenes, Textos y recursos de parte del cliente
Conformar Equipo de trabajo
Requisitos - Genera una ficha Técnica
Datos del cliente, Tamaños, Colores o Pantones, Fuentes, Documentación de identidad, Contenidos, Cantidades, Materiales
Pasar OT a Producción
Facturar
Generar OT y Llenar Brief
Cierre de Ventas
Solicitud de Presupuesto
Quién va a hacer los presupuestos, esta persona debe tener full entendimiento y conocimiento de manejo de proveedores y habilidad de hacer un letrero en forma de Chiclets.
Cumplir las metas de llamadas y citas citas
Soporte y Garantía
Carta de satisfaccion
Capacitación
Entregar Documentación y BackUp de archivos con copia a tráfico
Entrega al Cliente
Cambios y correcciones
Aprobación del Cliente
CheckList Contenidos
Checklist Gráfico
Implementación de CheckList
Contenidos
Implementación Programación
Análisis y diseño
Diseño Web
Ejecución de proyecto
Cronograma de Cliente 20%
Elaboración de Cronograma de Produccion
Pasar copia a Trafico
Documento de Definición de proyecto
Documento de Definición del proyecto.
Objetivos primarios en la realización del documento de definición del proyecto
Desarrollar un conjunto de expectativas comunes alrededor de las cuales se pueda realizar el proyecto.
Desarrollar un conjunto de documentos de referencia que se puedan utilizar para medir el proyecto.
Identificar las condiciones bajo las cuales se realizará el proyecto para incluir por definición el trabajo que se va a realizar, diferir y excluir del proyecto y asi también identificar el rol que interpretarán cada uno de sus miembros.
Describir el proyecto de tal modo que cualquier miembro del/ de los equipo(s) puedan comprender el principio básico que se aplicó en la realización del trabajo.
Documento de Definición del Proyecto
¿Qué es?
El Documento de Definición del Proyecto describe el plan general del proyecto. También establece los límites del mismo.
Eb Documento de Definición del Proyecto incluye su objetivo, su planteamiento de trabajo, su enfoque, sus hitos, sus recursos y sus roles. Este se debe desarrollar, revisar y aprobar. Una vez aprobada la Definición del Proyecto, el Gerente del proyecto se reúne con el equipo para llegar a un acuerdo en sus compromisos y productos a entregar. La Definición del Proyecto se publica en la base de datos apropiada del producto de trabajo.
¿Por qué?
La Definición del Proyecto documenta el propósito del proyecto. El Documento de Definición del Proyecto incluye el alcance proyectado, su enfoque, recursosm estándares de calidad, mediciones del proyecto, el aseguramiento de la calidad, preparación organizacional, plan de prueba, riesgos, recursos, plan de capacitación e hitos en la realización del trabajo.
Componentes
El Documento de Definición del Proyecto contiene muchas secciones. El propósito de esta seccion es ayudarle a crear una definición para el proyecto e Implantacion del software.
El Documento de Definición del Proyecto incluye:
Resumen Ejecutivo
Introducción --> Misión, Objetivos, Beneficios, Historia y /o Antecedentes, Documentos Relacionados.
Alcance del Proyecto
Hitos del Proyecto
Presupuesto del Proyecto--> Introducción, Suspuestos del Proyecto, Detalles del Presupuesto
Supuestos/Dependencias del Proyecto--> Supuestos , Dependencias
Restricciones del Proyecto-->Cuadrícula de Dimensión del Proyecto, Detalles de las Restricciones
Riesgos del Proyecto-->Enfoque para resolver los riesgos identificados, Probabilidad de Aparición, Impacto Estimado del Proyecto, Valor
Organización del Proyecto--> Equipo del Proyecto, Departamentos/Terceros Participantes, Roles y Responsabilidades, Consejo de Control de Cambio
Enfoque del Proyecto--> Definición, Planeación, Implantación, Cierre, Administración del Cambio, Comunicación, Medición, Preparación Organizacional, Aseguramiento de la Calidad, Controlm Administración de Riesgos
Requerimientos del Sistema--> Requerimientos del Servidor de la Base de Datos, Requerimientos de PC del Cliente, Requerimientos de SCT y Terceros
Requerimientos del Desarrollador
Compatibilidad del Software.
Productos a Entregar del Proyecto
Criterios de Exito del Proyecto
Autorización para Proceder
Planes de Soporte--> Plan de Admisnitración de Configuración, Plan de Preparació Organizacional, Plan de Comunicación, Plan de Subordinación, Plan de Aseguramiento de la Calidad, Plan de Educación/Capacitación, Plan de Seguridad, Plan de Prueba y Aceptación, Plan de Instalación
Conformar comite Gerencial
Conformar equipo de trabajo
A la Medida
Generar factura
Pasar a Cartera
Generar Contrato
Generar Propuesta - Cotización
Completar Documento de Requisitos
Estudio de Framework
Asignar un Ingeniero
Brief y levantamiento de Requisitos
Modelo de Negocios
Visita al cliente
Standard
Llena Brief OT Standard
Visita al Cliente
Asigna un Asesor
Tráfico
Facturación
Cartera
Post-Marketing
Carta de Satsfacción y Casos de éxito
Entrega de Informes y resultados
Análisis y Control de Resultados
Definir Métricas
Control de gestion y seguimiento de objetivos
Difinir con el cliente tipos de informe a entregar
Pasar a Tráfico Seguimiento
Elaboración de Cronograma de tareas
Definir Actividades
Difinir Recursos y Proveedores
Elaborar Cotizaciones
Estratégia de P&M
Lluvia de Ideas
Pasar OT a Tráfico
Generar Factura
Pasar a cartera
Generar OT
Aprobación
Propuesta o Cotización
Análisis DOFA del Cliente
Hacer Modelo de Negocios
Realizar Brief
Visitar Cliente
Asignar Consultor
De Interés
Claves del Plan de Ventas
Volates
Tarjetas
Carpeta
Brochure
PáginaWeb
FUNCIONES
Asesores Comerciales
1. Adquirir la base de datos de los clientes potenciales
2. Hacer telemercadeo
3. Enviar propuestas por email
4. Realizar seguimiento a la propuesta enviada
5. Visitar al cliente y ofrecerle los servicios
6. Llenar el brief con las necesidades del cliente
7. Pasarlo a la direccion general para que cotice
8. Hacerle seguimiento a la cotizacion
9. Cerrar la venta
10. Pedir al director de Arte contrato para el cliente
11. Ayuda en la recuperación de la cartera
12. Cumplir con una meta mensual
FUNCIONES
Dirección Administrativa
Encargado: Martha Inés Agudelo
1. Facturación
2. Recaudar cartera
3. Liquidación y pago de la nómina
4. Pagos a terceros (servicios públicos, arriendo, alarma, proveedores, etc)
5. Pago de la seguridad social
6. Pago de los impuestos (Iva, Rte fuente, Ind y Ccio)
7. Conciliar y revisar los extractos bancarios
8. Elaborar los comprobantes de contabilidad
9. Mantener actualizada la programación de los pagos
10. Informes de cartera y gastos semanales
11. Hacer los contratos al personal
12. Realizar las actas y hacerles seguimiento
13. Velar porque se mantenga una comunicación constante con todos los socios, clientes y proveedores a través de correo, telefónicamente o personalmente
14. Seguimiento a los clientes:
- Aprobación de Cotización
- Cómo le pareció el trabajo
- Post venta, ofreciendo los servicios de WTM.
FUNCIONES
Director de Proyectos
Encargado: Angelo Ortiz
1. - Supervisar las asignaciones de los issues y el flujo de trabajo, considerando la capacidad instalada.
2. - Manejar la aprobación de quotes y fechas de entrega con los clientes.
3. - Proveer tiempos estimados y fechas de entrega estimadas para las cotizaciones que se requieran de parte del departamento de ventas.
4. - Manejar la reasignación de fechas de entrega con los clientes.
5. - Vigilar por la correcta aplicación de los procedimientos estipulados internamente.
6. - Reportar las tareas completadas con la correspondiente documentación para efectos de facturación.
7. - Mantener actualizado el manual de procedimientos.
8. - Mantener al día la documentación de los proyectos.
9. - Velar por la privacidad de la información de los clientes.
10. - Realizar constantemente backups de los archivos finales entregados a los clientes.
11. - Mantener al día la información de accesos a los diferentes documentos de control y portales de los clientes.
12. - Mantener al día los registros de dominios y hosting para efectos de pago en los diferentes servicios web (linode, emailbrain, webfaction, rackspace, googleapps, etc).
13. - Ser el punto estable de comunicación con el cliente, recoger los requerimientos para el cumplimiento de las tareas en cada proyecto.
14. - Velar por la calidad final de las tareas asignadas y darle el visto bueno o reasignarla como reproceso, según sea el caso
15. Realizar informes y análisis de desempeño basado en los reportes diarios del equipo de trabajo.
Diseñador
Direccionar los lineamientos creativos en cuanto a estrategia, concepto redacción y desarrollo gráfico de los proyectos a ejecutar, apuntando siempre a la satisfacción de los clientes según sus objetivos y necesidades detectadas
Profesional con capacidad para dirigir un equipo de trabajo, conocimientos y experiencia en redacción de textos publicitarios, disposición para trabajar largas jornadas y gestionar desde el concepto hasta la terminación de los proyectos de la agencia.
Nivel académico: Técnico o tecnólogo en mercadeo o publicidad
Experiencia: 5 años como creativo en agencias de publicidad. Debe presentar portafolio de trabajos.
Puesto al que reporta: Gerente de Proyectos
Número de personas a cargo: (diseñadores)
Idiomas: Espanol e Ingles.
Conocimientos requeridos: Mercadeo, planeación, estrategia.
Herramientas: Word, photoshop, illustrator
Funciones
· Direccionar las campañas según los intereses de la agencia y del anunciante
· Generar ideas y planes de acción
· Generar estrategias para nuevos anunciantes
· Organizar equipos de trabajo y definir funciones
· Direccionar producciones fotograficas, ilustraciones y audiovisuales.
· Aprobación de estrategias
· Presentación de campañas al cliente (vender la idea creativa)
DIRECTOR DE ARTE
Misión
Desarrollar todos los aspectos de las campañas publicitarias basándose en el plan de marketing del cliente. Conceptualizar las ideas relativas a la parte gráfica, para lograr la completa satisfacción del cliente.
FUNCIONES
Dirección General
Encargado: Juliana Vallejo
1. Auditoria de cada una de la áreas, a través de indicadores de gestión
2. Coordinar el buen manejo de los recursos
3. Convocar a reuniones, juntas, comités
4. Hacer evaluación y control a todas los proyectos
5. Controlar la capacidad instalada de cada empleado y cumplimiento de las horas de producción
6. Hacer evaluación de desempeño de cada empleado
7. Realizar informes mensuales de meta de ventas, cartera y producción
8. Velar por el cumplimiento mensual de las metas de cada país (Colombia, Panamá, EEUU)
9. Realizar cotizaciones
10. Estar en constante capacitación sobre temas que comprometen al buen manejo de la agencia
11. Velar porque se mantenga una comunicación constante con todos los socios, clientes y proveedores a través de correo, telefónicamente o personalmente
12. Asistir a los certámenes, eventos y ferias, que se organicen en la ciudad y que tengan relación con los temas de la empresa
13. Manejar toda la parte de gestión humana con el equipo, charlas de capacitación, motivación, asertividad, incentivos y rendimiento general de la organización
14. Seguimiento al presupuesto con justificación.
