Introducción a la planificación y organización de la empresa

Mais informações

SERVICIO AL CLIENTE

por jairo peña

DIFERENCIAS COSO I, II, III Y IV

por Thalia Jara

MAPA CONCEPTUAL EMPRENDEDORES

por Mario Pacheco

tipos de objetivos en la planeacion

por Mariela Vázquez Justiniano

Introducción a la planificación y organización de la empresa

Organismos públicos y privados

Los Organismos privados son entidades dependientes de cualquier persona física o jurídica, que no sea Administración General del Estado

Los organismos públicos son entidades dependientes o vinculadas a la Administración General del Estado

Modelos fundamentales:

Las entidades públicas empresariales, dependen de un Ministerio o de un Organismo autónomo y realizan actividades de prestación y gestión de servicios o de producción de bienes de interés público

Los Organismos autónomos, dependen de un Ministerio y realizan actividades principalmente administrativas

Asistencia a la dirección

Funciones del asistente a la dirección

Organizar y coordinar equipos de trabajo

Desarrollar tareas de relaciones públicas

Realizar tareas básicas de administración

Elaborar y presentar documentos e informes

Organizar eventos

Organizar y gestionar la agenda

Administrar el archivo

Tramitar comunicaciones

Tramitar documentos

Es desarrollada por un técnico cualificado encargado de la asistencia, en actividades relacionadas con la organización y representación de la entidad

Planificación del trabajo de asistencia a la dirección

Diseño para todos

Persigue la accesibilidad de todas las personas, independientemente de la edad o género o cultura

Se fundamenta en los siguientes principios

Con tolerancia al error

Dimensiones apropiadas

Bajo esfuerzo físico

Información

Uso simple e intuitivo

Uso flexible

Uso equiparable

Medios disponibles: Mobiliario:

Para desarrollar la actividad en la oficina debemos tener los medios necesarios

Los archivadores y cajoneras son necesarios para organizar información de la empresa

El ordenador debe ocupar un lateral de la mesa y el telano de bede estar al borde de la mesa

La silla debe ser cómoda, tener buen respaldo y todas las características acorde a nuestro cuerpo

Una mesa amplia y ordenada

Medios disponibles: Oficina

Para rendir más en el trabajo es aconsejable tener bien organizada el área de trabajo

Debe tener una temperatura adecuada

Debe ventilarse regularmente

Muy iluminada

Suficientemente tranquila y silenciosa

Debe ser una sala cómoda y ordenada

Aplicación de recursos y tiempos

Debemos evitar los tiempos muertos, ¿cómo?

Debemos ayudarnos con agendas

Evitando dilataciones en las tareas

Evitando perder el tiempo buscando información o materiales

No realizando tareas innecesarias

El tiempo es un recurso muy valioso y muy limitado

Análisis de actividades a realizar

Seguiremos 3 criterios fundamentales para secuenciar las tareas

Dificultad: se tendrá en cuenta un reloj biológico para realizar las tareas de más concentración en la hora de más rendimiento

Importancia: Una vez definida la urgencia, las ordenaremos según la importancia

Urgencia: aniveles de prioridad

Bajo

Normal

Alto

Proceso de planificación del trabajo de asistencia a la direción

Presenta las siguientes etapas

Debe controlar todos los procesos anteriores

Evaluar las líneas de actuación

Alternar líneas de actuación

Procedimientos de actuación para cada actividad

Fijar objetivos

Situación de partida

Consiste en llevar los objetivos que se pretenden alcanzar y establecer los medios para conseguirlos.

Se deben plantear 3 cuestiones

¿Cuándo hacerlo?

¿Cómo hacerlo?

¿Qué hacer?

Gestión de las visitas ¿Qué hacer cuando viene una visita?

3º Presidencia (Alta Dirección)

¿Cómo se organiza una visita?

Tipos de visitas

De carácter general

A la alta dirección

Otras visitas

V.I.P

Confidencial

Institucional

Visita inesperada

No se sabe a quien quiere ver

Se sabe a quien se quiere ver

Visita esperada o concertada

Se atiende a la persona hasta que se reúna con la persona con la que se ha concretado la reunión

Sala de visitas de presidencia

Secretaría de presidencia

Despachos

2º Sala de visitas

Hall

1º Recepción

Mostrador de seguridad: Controla el envío de paquetes, control de entradas y salidas, no recibe visitas

Mostrador de recepción: Atención telefónica, dejar notas, visitas,..

La empresa es una organización, que está integrada por un conjunto de factores, tanto humanos como materiales, que necesitan ser coordinados para conseguir los objetivos marcados, ya sean económicos o sociales.

La imagen corporativa

Es la percepción que tiene los demás de la empresa (signos lingÜisticos, icónicos, cromáticos,..)

Tipos de organización

Informal: son las relaciones que surgen entre los miembros de la empresa de una forma espontánea.

Formal: es la que coordina y ordena los elementos de la empresa

Características fundamentales:

La empresa interactúa con su entorno, a través de la imagen corporativa

La empresa requiere una organización interna eficaz y eficiente

La organización tiene sus antecedentes en la necesidad humana de cooperar.

Organigramas

Tipos de organigramas

Circular o radiales

Se elabora mediante círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerárquico. La autoridad máxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerárquico a medida que se aproxime a la periferia.

Horizontal

Es aquel que se basa en los procesos de trabajo autónomos y no en los niveles de jerarquía, estando todos ellos al mismo nivel.

Vertical

Se basa en una estructura jerárquica piramidal, cuyas responsabilidades recaen en la cima de la misma.

Es la representación gráfica de la estructura organizativa formal de la empresa.

Algunas recomendaciones para elaborar organigramas

Dependerá del tipo de organigrama, pero normalmente recogen las funciones

Debe estar actualizado

Debe ser flexible para adaptarse a los cambios en la organización

Es fundamental cuidar su presentación

Es participe en la construcción de la imagen corporativa de la empresa

Debe ser sencillo y fácil de entender

Tiene doble función

Informar de las personas que componen la organización: como se agrupan, que funciones tienen, como se relacionan formalmente, cual es su autoridad y responsabilidad,..

Facilitar el análisis de la estructura formal de la empresa

Dirección(c/p)

El director concentra la toma de decisiones

Invividual

Forma unipersonal

Supervisores 1º línea

Afrontan problemas a muy c/p, están en contacto directo con los trabajadores

Directivos nivel medio (m/c)

Alta dirección (l/p)

Se encarga de gestionar los recursos

Administración (l/p)

Directores especializados

Lo supervisa el Director General

Diferentes directores

Administrador de hecho

Empresas muy pequeñas

Contratan a un equipo directivo

Consejo de Administración

Secretarios

Consejeros

Consejero delegado

Presidente

Toman las decisiones y es el máximo órgano de gobierno

Empresas grandes

Los socios son los propietarios

Administradores

Empresas pequeñas

El propio empresario o socio es el administrador

Se encarga de organizar, distribuir y planificar recursos

Modelos de estructuras organizativas

Hay 2 tipos:

Estructuras organizativas operativas

Adhocrática

No existe división del trabajo ni alto grado de formalización como en la estructura burocrática

Inconvenientes: Requiere gran coordinación y no consigue niveles tan altos de eficiencia

Ventajas: Flexibilidad, facilidad de adaptación y de innovación

Burocrática

Una fuerte división del trabajo, da a lugar un alto nivel de especialización y un alto grado de formación

Inconvenientes: Modelo rígido y puede dar lugar a la desmotivación de los subordinados.

Ventajas: permite hacer tareas repetitivas aumentando la eficiencia de la empresa

Estructuras organizativas primarias

Matricial

Se combinan dos criterios: un criterio funcional y otro divisional

Inconvenientes: doble autoridad, pueden surgir conflictos entre distintos jefes y costes duplicados

Ventajas: esta estructura ofrece una mayor flexibilidad

Divisional

Sigue el criterio de departamentalización por productos, por territorio o por clientes

Inconvenientes: El coste, de duplican unidades de trabajo con las mismas funciones

Ventajas: Se llevan a cabo estrategias de diversificación de las empresas

Funcional

Realiza la división del trabajo en base a un criterio funcional

Inconvenientes: Requiere gran coordinación entre todos sus departamentos con un objetivo global.

Ventajas: La existencia de especialistas que pueden perfeccionar la realización de sus tareas.

Lineal y de asesoramiento (Staff)

Mantiene una estructura simple, pero incluye un órgano de asesoramiento ( staff)

Inconvenientes: La toma de decisiones es más lenta

Ventajas: Mantiene una estructura lineal y cuenta con un especialista que ayuda a la toma de decisiones

Lineal

Es la más simple. Se caracteriza por ser un modelo de autoridad lineal y centralizada

Inconvenientes: Falta de especificación

Ventajas: Sencillez, rapidez en la toma de decisiones y claridad

Estructura organizativa

Departamentalización

Por proyectos

Por proceso productivo

Por clientes

Por territorio

Por producto

Funcional:

D. I+D+i

D. de administración

D. financiación e inversión

D. RR.HH

D. comercial

D. de producción

Principios organizativos:

Descentralización

Delegar parte de autoridad a los subordinados

Centralización

Concentrar toda la autoridad en una persona o en un grupo reducido de personas, quienes ejercen el control de toda la organización

Jerarquía

Diferentes niveles

Niveles inferiores: Ocupados por los empleados, que suelen hacer las tareas de ejecución

Niveles intermedios: Ocupados por directivos encargados de la alta dirección de los niveles más operativos

Niveles altos: Suelen corresponder a la alta dirección

Primer nivel: Corresponde a la máxima autoridad de la organización, quien posee el control total de la misma

Principios organizativos

Autoridad y Responsabilidad

La autoridad hace referencia a la capacidad de mandar y dar ordenes en la empresa.

Orden

Cada persona debe ocupar un lugar determinado en la organización

División del trabajo

Consiste en fragmentar el trabajo en tareas más pequeñas que son asignadas a cada trabajador

La organización de las actividades empresariales puede ser más eficiente si se dispone de una estructura organizativa

Tipos de estructura

Estructura comunicativa: Establece el sistema de canales de comunicación formal

Desventajas: Dificulta la iniciativa, estructura no flexible,..

Ventajas: Ofrecen orden en la empresa, facilita división de trabajo, delimita la jerarquía,..

Estructura jerárquica: Se ordenan las relaciones entre los miembros de la empresa.

Estructura funciona: Recoge el conjunto de funciones y actividades regulares de la empresa.