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El presente acuerdo rige a partir del 30 de octubre de 2001
Los horarios de atención al público de las unidades de correspondencia estarán visibles para el público en lugares visibles.
En el pie de página debe ir la dirección, número de conmutador, fax, página web y correo electrónico de la entidad
Las entidades establecerán en sus manuales la manera de elaborar documentos teniendo en cuenta las normas ICONTEC
Las comunicaciones que se envíen por correo electrónico, tendrán seguimiento y control por parte de las unidades de correspondencia de las entidades.
Las comunicaciones oficiales que se envíen vía fax, deberán tener en cuenta las tablas de retención documental para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia
Las comunicaciones oficiales que se envíen se deben elaborar en original y dos copias.
Original: destinatario: primera copia: oficina que expide el documento y segunda copia será destinada a la unidad de correspondencia.
Las comuniaciones oficiales recibidas deben ser revisadas de forma minuciosa
Verificar:
Se debe garantizar la conservación de la documentación y por eso se deben establecer normas que ayuden a la preservación y cuidado de la misma.
NTC 2676
Norma que regula la preservación de los soportes digitales
NTC 4436
Norma técnica para la preservación de los documentos presentados en papel:
Las unidades de correspondencia de las empresas, elaboran plantillas que permitan hacer seguimiento a la recepción y envío de comunicados.
Las empresas deben llevar control de las comunicaciones internas, usando los códigos de las dependencias y numeración respectiva a cada área.
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva
las unidades encargadas de la numeración deben llevar los controles, atender consultas y dar reportes necesarios
Las empresas deberán establecer procedimientos para la radicación de comunicación oficial y garantizar la transparencia en su trámite.
La numeración será asignada según orden de recepción de los documentos
No se puede ocultar ni repetir numeración, no enmendaduras, correcciones ni tachados.
Las empresas deben establecer en los manuales los cargos y funciones de los funcionarios autorizados para firmar los documentos que expide la compañía.
Las entidades deberán establecer la unidad de correspondencia que gestione los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
en caso de haber regionales, se debe establecer en cada una de ellas la unidad de correspondencia que gestione su labor de gestión documental
si hay varias sucursales en una misma ciudad se debe centralizar en una sola sede, aquella unidad de correspondencia que ejerza su labor de gestión y archivo
Las unidades de correspondencia deberán contar con personal capacitado y con las herramientas necesarias para realizar los trámites de recepción y envío de comunicaciones.
REGISTRO COMUNICACIONES OFICIALES
Procedimiento a través del cual las entidades, sean públicas o privadas, ingresan en su sistema de gestión documental, el cual puede ser manual o digital, la documentación recibida y enviada, teniendo en cuenta:
RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES
Es el procedimiento a través del cual una entidad pública o privada asigna un número consecutivo a los documentos recibidos y producidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
DOCUMENTO PÚBLICO
Es producido y/o tramitado por un funcionario público en ejercicio de su cargo dentro de la entidad para la cual trabaje.
DOCUMENTO ORIGINAL
Fuente primaria de información cumpliendo con unas características que permitan garantizar su autenticidad e integridad,
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos dentro de una entidad pública o privada.
CORRESPONDENCIA
Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades y no generan responsabilidad de trámite para las empresas.
COMUNICACIONES OFICIALES
Son aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas a una entidad
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados de forma correcta por la unidad de correspondencia de la entidad.
Establece lineamientos para que las unidades de correspondencia cumplan con su función de gestión documental
Gestión documental: Producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos de la entidad.
Suprime aquellos procedimientos que son innecesarios en las entidades públicas
Se trata que haya una planeación, programación, organización y dirección en el funcionamiento de entidades públicas
se pretende lograr maximizar las tareas dentro de las entidades públicas a través del uso adecuado de la información y manejar una correcta gestión documental dentro de la empresa.
El Gobierno Nacional diseña la Agenda de Conectividad
Política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de información en Colombia
Con esta política se busca mas competitividad en el sector productivo nacional y modernizar las instituciones públicas
Reglamenta el uso de mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Subtema
Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado
Señala las funciones del Archivo General de la Nación
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994: adopta el Reglamento General de Archivos como norma reguladora de su oficio de archivo.
