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LEY 594 DE 2000 PYME 4

TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS

Solo el AGN autorizara por motivos legales, procesos técnicos, exposiciones culturales de la salida de los documentos.

Documentos históricos: solo de manera excepcional.

Documentos administrativos: solo por motivos legales.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Cuando los documentos presenten deterioro se debe suministrar la información en sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento.

Todas la personas tienen derecho a consultar los documentos de archivo.

TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS

Los archivos se clasifican en: Archivo de gestión, Archivo central y Archivo histórico.

Procesos archivísticos: comprende procesos como la distribución´´´´´´´´´´, la producción, recuperación y disposición final de los documentos.

Las entidades tienen la obligación de elaborar tablas de retención documental.

Deberán elaborar programas de gestión de documentos.

TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Soporte documental: podrán incorporar tecnologías avanzadas en la administración y conservación de los documentos.

Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios.

Se podrá contratar los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo.

los documentos que poseen valor histórico no podrán ser destruidos.

Instalaciones para los archivos: deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias.

Obligación de los archivos públicos: creación, organización, preservación, y control de los archivos.

TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA

El AGN podrá adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado

El estado atraves del AGN ejerce control y vigilancia sobre los documentos.

TITULO III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

Archivo general de la nación: del departamento, del municipio, del distrito.

Archivos territoriales: entidades de orden nacional, orden departamental, orden distrital, orden metropolitano, orden municipal, orden local.

Según la organización del estado: archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, órganos de control y organismos autónomos.

TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Conjunto de instituciones archivísticas que promueven el desarrollo de información. Integran el SNA y el AGN, archivo de las entidades del estado en sus diferentes niveles.

Planes y programas: desarrollaran acciones de asistencia, técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

TITULO I DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

Principios generales: disponer de la documentación organizada, importancia de los archivos, dirección y coordinación, administración y acceso, racionalidad, modernización.

Definiciones: Se definen conceptos como, archivo, archivo publico, archivo total y archivo privado.

Ámbito de aplicación: comprende la administración publica en sus diferentes niveles.

Objeto: establecer reglas y principios.