Conduire une réunion efficace

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Qu'est-qu'une organisation ?

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Assurer le suivi

Vérifier plan d'action

A l'échéance

Avancement avant échéance

Archiver compte-rendu

Envoyer compte-rendu

Rapidement

Clair

Efficace

Animer une réunion efficace

Gérer les personnalités "difficiles"

Rigolo

Recadrer si propos hors sujet

Accepter l'humour et reformuler sérieusement le propos si pertinent

Dormeur

Donner un rôle

Impliquer dans la réunion

Demander son avis

Pessimiste/contradicteur

Inviter à rebondir sur proposition positive et constructive

Remercier pour l'observation

Mr/Mme "Je-sais-tout"

Lui proposer d'animer un point précis de l'ordre du jour

Donner un rôle (maître du temps ou autre) pour le canaliser

Prendre en compte les apports

Bavard

Reformuler pour conclure son intervention

Faire résumer/aller à l'essentiel

Conclure la réunion (10-15%)

Synthèse (compte-rendu)

Mode de vérification

de l’application des décisions prises

de la réalisation du plan d'action

Plan d'action

CQQCOQP

Décisions

Respecter le cadre

Faire des points d'étapes

Récap intermédiaire

Avancement réunion

Synthèse décisions

Recadrer en cas d'indiscipline

Demander de quitter la réunion en cas de participant récalcitrant

Rappel de la règle évoquée en début de réunion

Recentrer en cas de digression

"c'est intéressant, cependant nous devons nous en tenir à l'ordre du jour pour respecter le timing"

"si ce point ne concerne pas l'objet de notre réunion d'aujourd'hui, et nous pourrons l'inscrire à l'ordre du jour de notre prochaine réunion si vous estimez que c'est nécessaire"

"y-a-t-il un rapport avec notre sujet?"

"pour en revenir à notre sujet..."

Homogénéiser la prise de parole

Ajuster si écart important

"Et toi, ....?"

"Qu'en penses-tu...?"

Être à l'écoute

Répartition du temps de parole

Attitude/posture des participants

Lancer la réunion (5-10%)

Rôles

Gardien du sujet

Recadre les éventuelles digressions

Secrétaire/Prise de notes

Établit le compte-rendu en cours de réunion

Maître du temps

Veille au respect du timing

Règles

"gage" si

activité annexe (sms, mails, PC, Candy crush ou autre...)

téléphone sonne

conversations annexes entre participants

digressions

Attitude

Ecoute

Constructive

Positive

Factuelle

Bienveillante

Respect de l'ordre du jour

Respect des horaires

Timing

Objectif

Préparer une réunion efficace

Modalités

Fin

Début

Date

Sonder participants requis

Statuer rapidement

Doodle

Framadate

Anticiper besoins

Estimer durée par point à l'ordre du jour

Ressources nécessaires à la réunion

A prévoir au plus vite

Salle

Matériel

Connexions

Paperboard

Ecran

Vdéoprojecteur

Support animation

Quand?

Qui?

Inviter

Rappeler la veille de la réunion

Lien intégration dans agenda

Modalités pratiques précises

Horaires

Lieu

Communiquer ordre du jour

Format

"classique" en salle de réunion

Walk and Talk

Stand up

Sur le terrain

Machine à café

Visio

Outil

Tester plusieurs jours avant si besoin

maîtrisé par tous les participants

performant

éprouvé

Idéal en alternance avec présentiel

One-to-one (tête à tête)

Participants

"Guest star"

Est joignable en cas de besoin au cours de la réunion

Présence facultative

Présence/représentation indispensable?

Ordre du jour

Durée par point/sous-objectf

Réaliste

Ambitieuse

Carte mentale

Objectif (SMART)

Point de situation/récurrent

Conseil d'administration

Conférence

Formation

Résolution de problèmes

Réflexion/brainstorming

Projet/collaboration

Information

Conduire une réunion efficace