CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en una organización pasan por un ciclo vital que abarca desde su producción hasta su eventual eliminación o conservación. Este ciclo incluye varias fases y procesos como planeación, producción, distribución, organización del archivo, valoración, transferencia documental y eliminación, entre otros.

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CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

CICLO VITAL

Como su nombre lo indica es un ciclo por el que deben pasar todos los documentos de una organizacion a partir de la produccion en los archivos de gestion hasta la eliminacion de un archivo permanente o historico

FASES

1.Corresponde a los archivos de gestión o activos. 2. corresponde a los archivos intermedios o inactivos. 3. archivos históricos o permanentes.

Estos son PLANEACION,PRODUCCION,CORRESPONDENCIA,DISTRIBUCION,TRAMITE,ORGANIZACION DEL ARCHIVO,VALORACION,TRANSFERECNIA DOCUEMNTAL, IMPLEMENTACION DE NUEVAS TECNOLOGIAS,ELIMINACION,ALMACENAMIENTO , CONSERVACION Y CONSULTAS

ORGANIZACION

Es un archivo creado según las necesidades de cada dependencia y el control lo ejerce el archivo central

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO

Este se maneja de cada dependencia y el cargo recae en el jefe de la misma

ARCHIVO CENTRALIZADO

Se encarga de controlar y manejar la documentacion de la empresaa

USO

Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad

estas son:

ARCHIVO SEMIACTIVO

Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes con intervalos de 1 a 2 veces al año.

ARCHIVOS INACTIVOS

son aquellos que comrpenden el traslado definitivo de cualquir documento para su conservacion perpetua estos archivos son: LEGALES, FISCALES, COMERCIALES E HISTORICOS.

ARCHIVOS ACTIVOS

Son archivos de conservacion y consulta permanente. esta constituido por:

Documentos de periodo actual, Documentos de periodos anteriores, Historias laborales,resoluciones y contratos.