CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

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CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

¿Que son?

Son una herramienta fundamental para los archivos que refleja, de manera organizada, todas las funciones y actividades de la empresa (las series documentales creadas y gestionadas, independientemente de su soporte y cronología). Es decir, “reflejan la jerarquización dada a la documentación producida por SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias”, como señala el Archivo General de la Nación (AGN).

¿Que leyes la regulan?

La normativa que regula el CCD se encuentra en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

Tipos de cuadros de clasificación documental:

Organicos: Son aquellos que muestran la estructura orgánica de la organización, con sus servicios, unidades, oficinas, secciones, etc.

Funcionales: Se basan en el análisis de las actividades de la empresa y no tienen por qué coincidir con la estructura orgánica.

Organico-funcionales: Son una mezcla de los dos anteriores y los más habituales. En ellos, encontramos los sujetos productores.

Por materias o asunto: Muestran el contenido de los documentos.

Niveles de clasificación documental

Dentro de los cuadros de clasificación documental hallamos los siguientes niveles:

Etapas que comprenden los CCD

1ra etapa: -Identificar las características institucionales para la definición de las distintas categorías jerárquicas. -Jerarquización, estableciendo las relaciones entre cada una de las categorías definidas. -Codificación de cada uno de los niveles jerárquicos.

2da etapa: -Verificar con la institución la clasificación que se ha establecido. -Implantar el cuadro en la ordenación del archivo. -Supervisar y asesorar acerca de su aplicación. -Elaborar el material de utilización del cuadro.

Fondo: documentos producidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de sus funciones.

Sección o Subsección: subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una división

Subserie documental: unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada por sus características específicas

Unidad documental: análisis en los procesos de identificación documental

Unidad documental compleja: documentos organizados y reunidos por el productor para su uso

Serie documental: unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor.